幼儿园健全档案管理制度

PAGE幼儿园健全档案管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园教育教学、管理决策、家园共育等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门负责本部门文件材料的收集、整理，并定期移交档案室。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集幼儿园在不同阶段、不同方面形成的各类档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、查阅、借阅、利用等日常管理工作。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全与完整。5.积极开发档案信息资源，为幼儿园各项工作提供档案资料支持和服务。6.对各部门档案管理工作进行业务指导和监督检查。（二）各部门档案管理职责1.设立兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，并定期向综合档案室移交。2.严格按照档案管理要求，做好本部门文件材料的日常管理，确保文件材料的齐全、完整、规范。3.积极配合综合档案室开展档案管理相关工作，接受档案室的业务指导和监督检查。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类：包括幼儿园行政会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、安全管理档案等。2.教育教学类：涵盖教学计划、教案、教学活动记录、幼儿学籍档案、教师业务档案、教育科研档案等。3.后勤管理类：包含物资采购档案、设备设施档案、食堂管理档案、卫生保健档案等。4.家园共育类：有家长委员会记录、家长会资料、家园联系手册、家长意见反馈等档案。5.声像档案类：如幼儿园活动照片、视频、录音等资料。（二）编号规则1.采用年度类别流水号的编号方式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如行政管理类为“XZ”，教育教学类为“JY”等。4.流水号：按档案形成的先后顺序依次编写，位数根据档案数量确定。例如：2023年行政管理类第5份档案编号为“2023XZ005”。四、档案收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级主管部门下发的与幼儿园相关的文件、通知、指示等。3.幼儿园与外部单位签订的合同、协议、合作项目资料等。4.教职工个人在教学、科研、管理等方面形成的有代表性的材料。5.幼儿园举办的各类活动的相关材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的文件材料，确保材料的齐全、完整。2.对重要文件材料应实行双套制收集，即原件和复印件同时收集，以便于查阅和利用。3.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行分类整理。2.每份文件材料应齐全完整，对破损或褪色的文件进行修复或复制。3.去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。4.按照档案分类方案，对文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订等工作。5.编目应包括档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等项目，确保准确、清晰。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等保管条件。2.档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并保持清洁卫生。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案主要是反映幼儿园主要职能活动和历史面貌的，对幼儿园、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.定期保管的档案分为30年、10年两种。具体划分按照国家有关规定和幼儿园实际情况确定。（三）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查盘点，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。（四）档案销毁1.对已到保管期限且确无保存价值的档案，由综合档案室提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案题名、档号、保管期限、数量等内容，并经幼儿园分管领导审核批准。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全、彻底。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。六、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.幼儿园内部教职工因工作需要可查阅相关档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅幼儿园档案，须持单位介绍信，经幼儿园分管领导批准后方可查阅。3.家长因了解幼儿在园情况，经幼儿园同意后可查阅幼儿学籍档案等相关资料。（二）查阅手续1.内部查阅：教职工查阅档案，需填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外部查阅：上级主管部门、有关单位查阅档案，应提前与幼儿园综合档案室联系，提交查阅申请函，经幼儿园分管领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.家长查阅：家长查阅幼儿学籍档案等资料，需向幼儿园提出书面申请，经班主任和幼儿园相关部门审核同意后，在指定地点由专人协助查阅。（三）借阅规定1.一般情况下，档案原件不予外借。特殊情况需外借的，须经幼儿园分管领导批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。归还档案时，档案室工作人员应认真核对，如发现问题，及时查明原因并追究责任。七、档案利用与开发（一）利用方式1.为幼儿园教育教学、管理决策提供档案资料参考，如提供历史数据、经验材料等。2.开展档案编研工作，编写大事记、组织沿革、专题资料汇编等，为幼儿园发展提供历史借鉴。3.利用档案举办展览、讲座等活动，展示幼儿园发展历程和成果，增强教职工和家长对幼儿园的了解和认同感。（二）开发要求1.档案开发应遵循保密原则，确保不泄露幼儿园机密信息。2.开发成果应具有真实性、准确性和实用性，能够满足幼儿园各项工作的实际需求。3.鼓励教职工积极参与档案利用与开发工作，提供有价值的建议和意见。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息资源的共享和有效利用。（二）信息化管理内容1.建立档案管理信息系统，对档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等业务进行信息化管理。2.对档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的存储、检索和利用的电子化。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.及时将新形成的档案信息录入系统，保证档案信