综合档案室借阅利用制度

PAGE综合档案室借阅利用制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织综合档案室的管理，规范档案的借阅利用行为，充分发挥档案的作用，保障档案的安全与完整，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织综合档案室内各类档案的借阅利用管理。（三）基本原则1.依法依规原则：档案借阅利用活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：严格保护档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护档案的保密性。3.服务利用原则：在确保档案安全保密的前提下，积极为公司/组织各项工作提供优质、高效的档案利用服务。4.严格审批原则：借阅利用档案需经过严格的审批流程，确保借阅利用行为符合规定和工作需要。二、档案借阅（一）借阅主体1.本公司/组织内部各部门因工作需要，可申请借阅档案。2.外单位因工作需要，确需查阅本公司/组织档案的，须按照相关规定办理借阅手续。（二）借阅申请1.本公司/组织内部部门借阅档案，由部门负责人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息，并签字确认。2.外单位借阅档案，须提前向本公司/组织综合档案室提交书面申请，说明借阅单位名称、借阅人姓名及联系方式、借阅档案的名称、数量、用途、查阅时间等内容，并加盖借阅单位公章。（三）审批流程1.本公司/组织内部部门的借阅申请，由综合档案室负责人进行初审，重点审核申请借阅档案的必要性、用途合理性以及预计归还日期等。初审通过后，报公司/组织分管领导审批。分管领导审批同意后，综合档案室方可办理借阅手续。2.外单位的借阅申请，综合档案室负责人初审后，报公司/组织主要领导审批。主要领导审批同意后，综合档案室与借阅单位签订《档案借阅利用协议》，明确双方的权利义务、保密责任等事项，方可办理借阅手续。（四）借阅期限1.本公司/组织内部部门借阅档案，一般不超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限的，须提前向综合档案室提出申请，经批准后方可延期，但最长不得超过[X]个工作日。2.外单位借阅档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，须在原借阅期限届满前[X]个工作日向本公司/组织综合档案室提出申请，经批准后方可延期，但最长不得超过[X]个工作日。（五）借阅数量1.本公司/组织内部部门借阅档案，每次借阅数量一般不超过[X]卷（册）。因工作需要确需多卷（册）借阅的，须经综合档案室负责人批准。2.外单位借阅档案，每次借阅数量一般不超过[X]卷（册）。如需多卷（册）借阅，须在申请中详细说明理由，并经本公司/组织主要领导批准。三、档案利用规范（一）查阅利用要求1.借阅人员必须在综合档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需带出档案室的，须经综合档案室负责人批准，并办理相关手续。2.查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印、拍照、摘录档案内容的，须经综合档案室负责人批准。复印、拍照、摘录的档案材料应妥善保管，不得擅自传播或用于其他非工作目的。（二）归还要求1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案。归还档案时，须确保档案的完整无损，如有损坏、丢失等情况，应及时向综合档案室报告，并承担相应的赔偿责任。2.综合档案室工作人员应认真核对归还档案的数量、内容等是否与借阅时一致。如发现问题，应及时与借阅人员核实，并做好记录。四、档案保密规定（一）保密责任1.借阅人员对所借阅档案的内容负有保密责任，不得向无关人员泄露档案信息。2.综合档案室工作人员应对档案的管理过程及相关信息严格保密，不得擅自向他人透露档案的借阅利用情况。（二）保密措施1.档案查阅利用场所应具备必要的保密条件，如设置专门的查阅室、配备保密设备等。2.对涉及机密、绝密的档案，应实行专人专管，严格限制查阅利用范围，并采取加密存储、传输等保密措施。五、监督与检查（一）定期检查综合档案室应定期对档案的借阅利用情况进行检查，包括借阅档案的归还情况、利用规范执行情况、保密措施落实情况等。检查结果应形成书面报告，报公司/组织领导审阅。（二）违规处理1.对违反本制度规定借阅利用档案的行为，综合档案室应及时制止，并视情节轻重给予批评教育或相应的处罚。2.因借阅人员违规行为导致档案损坏、丢失、泄露等后果的，借阅人员应承担相应的法律责任和赔偿责任。对相关责任人，公司/组织将按照有关规定进行严肃处理。六、附则（一）解释权本制度由本公司