消防执法档案室管理制度

PAGE消防执法档案室管理制度一、总则（一）目的为加强消防执法档案室的规范化管理，确保消防执法档案的完整、准确、系统和安全，提高消防执法工作的质量和效率，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织消防执法档案室的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。2.集中统一原则：消防执法档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、保管和利用，提高档案管理的效率和质量。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏、泄露和篡改。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善消防执法档案室管理制度，并组织实施。2.负责消防执法档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等日常管理工作。3.负责档案管理设施设备的建设、维护和管理，确保档案的安全保管。4.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。5.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，协助做好档案利用工作。6.负责对消防执法档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决存在的问题。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，做好档案管理工作。2.负责消防执法档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的完整、准确、系统。3.负责档案的保管工作，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全。4.负责档案的查阅、借阅登记工作，按照规定办理查阅、借阅手续，及时催还档案。5.负责档案的统计工作，定期对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，为档案管理工作提供数据支持。6.负责档案管理设施设备的日常维护和管理，保证设施设备的正常运行。7.积极参加档案业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。（三）消防执法人员职责1.严格按照消防执法程序和要求，做好执法工作，及时形成执法档案材料。2.在执法过程中，妥善保管好与执法相关的文件、资料、证据等，确保档案材料的原始性和真实性。3.按照档案管理的要求，及时将执法档案材料移交档案管理部门，并协助做好档案的整理、归档工作。4.不得擅自销毁、涂改、伪造执法档案材料，不得泄露档案内容。三、档案收集（一）收集范围1.消防执法过程中形成的各类法律文书，包括行政处罚决定书、行政强制措施决定书、火灾事故认定书等。2.与消防执法相关的文件、通知、公告、会议记录等。3.消防执法案件的证据材料，如现场照片、录像、鉴定报告、证人证言等。4.消防执法工作的总结、汇报、统计报表等。5.其他与消防执法有关的档案材料。（二）收集要求1.消防执法人员应在执法工作结束后及时将相关档案材料移交档案管理部门，不得拖延、积压。2.移交的档案材料应齐全、完整、真实、有效，符合档案管理的要求。3.档案管理部门应对移交的档案材料进行认真核对，对不符合要求的档案材料应及时退回，要求补充或更正。（三）收集方式1.定期收集：档案管理部门应定期到各消防执法部门收集档案材料，一般每月或每季度收集一次。2.随时收集：对于紧急、重要的档案材料，档案管理部门应随时收集，确保档案的及时归档。3.主动收集：档案管理部门应主动与消防执法人员沟通联系，了解执法工作进展情况，及时收集相关档案材料。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、上架等操作，提高档案管理的效率和质量。（二）整理方法1.分类：按照消防执法档案的类别、年度、保管期限等进行分类。2.编号：对每一份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。4.装订：对档案材料进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒：将装订好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、编号准确、编目规范、装订整齐、装盒有序。2.档案整理人员应认真细致，确保档案材料的整理质量。3.整理过程中应注意保护档案材料的原始面貌，不得随意涂改、损坏档案材料。五、档案保管（一）保管场所1.消防执法档案室应设置专门的档案保管场所，确保档案的安全保管。2.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药、防盗门窗等。3.档案保管场所应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合档案保管的要求。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.档案应采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式，电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上。3.对重要的档案材料应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）保管期限1.消防执法档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括：具有重要历史价值和法律意义的档案，如重大火灾事故档案、涉及国家安全和公共安全的档案等。3.长期保管的档案包括：在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的档案包括：在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为1年至5年。5.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定执行，不得擅自延长或缩短保管期限。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全保管。2.在检查过程中，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.档案管理人员应严格遵守档案保管的各项规定，不得擅自将档案带出保管场所，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。4.对档案保管场所的设施设备应定期进行维护和保养，确保设施设备的正常运行。六、档案查阅（一）查阅范围1.本公司/组织内部的消防执法人员因工作需要查阅消防执法档案。2.上级主管部门、公安机关、司法机关等因工作需要查阅消防执法档案。3.根据法律法规规定，其他单位或个人因工作需要查阅消防执法档案。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《消防执法档案查阅申请表》，注明查阅的档案名称、编号、查阅目的、查阅内容等信息。2.《消防执法档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅服务。4.查阅人员应在档案管理部门指定的场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。5.查阅人员查阅档案时，应爱护档案材料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料原件。6.查阅结束后，查阅人员应将档案材料归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）查阅要求1.档案管理部门应建立健全档案查阅登记制度，对查阅时间、查阅人员、查阅内容等进行详细记录。2.查阅人员应严格遵守档案查阅的规定，不得泄露档案内容，不得利用档案查阅之便谋取私利。3.档案管理部门应根据查阅申请的内容，提供准确、完整的档案材料，不得故意隐瞒或提供虚假信息。七、档案借阅（一）借阅范围1.本公司/组织内部的消防执法人员因工作需要借阅消防执法档案。2.上级主管部门因工作需要借阅消防执法档案。3.根据法律法规规定，其他单位或个人因工作需要借阅消防执法档案。（二）借阅程序1.借阅人员应填写《消防执法档案借阅申请表》，注明借阅的档案名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《消防执法档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。4.借阅人员应在借阅期限内归还档案，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。5.借阅人员借阅档案时，应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。6.借阅结束后，借阅人员应将档案如数归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）借阅要求1.档案管理部门应建立健全档案借阅登记制度，对借阅时间、借阅人员、借阅期限、归还时间等进行详细记录。2.借阅人员应严格遵守档案借阅的规定，不得泄露档案内容，不得利用档案借阅之便谋取私利。3.档案管理部门应定期对借阅的档案进行催还，并对逾期未还的档案进行跟踪处理。八、档案销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无保存价值的消防执法档案。2.因保管不善等原因造成损坏、变质且无法修复的消防执法档案。3.根据法律法规规定，需要销毁的其他消防执法档案。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对档案进行清理，确定需要销毁的档案清单。2.《消防执法档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，报本公司/组织分管领导批准。3.档案销毁应在本公司/组织纪检监察部门的监督下进行，确保销毁过程的合法性和公正性。4.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁后，档案管理部门应填写《消防执法档案销毁登记表》，记录销毁时间、销毁地点、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。（三）销毁要求1.档案销毁应严格按照规定的程序进行，不得擅自销毁档案。2.档案销毁过程中应注意安全，防止发生火灾、爆炸等事故。3.档案销毁后，档案管理部门应将销毁清单、销毁登记表等相关资料妥善保管，以备查阅。九、档案统计（一）统计内容1.消防执法档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等工作情况。3.档案利用情况，如查阅人次、借阅人次、利用效果等。（二）统计方法1.档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案管理工作进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。3.档案统计可采用手工统计和计算机统计相结合的方式进行，提高统计工作的效率和质量