学校现代化制度建设档案

PAGE学校现代化制度建设档案一、总则（一）目的为加强学校现代化制度建设，规范学校各项工作流程，提高学校管理效率和决策科学性，保障学校教育教学工作的顺利开展，特制定本档案管理制度。本制度旨在确保学校现代化制度建设过程中的各类文件、资料得到妥善保存、有效利用和规范管理，为学校的长远发展提供坚实的制度支持。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在现代化制度建设过程中所产生的各类文件、资料的管理。包括但不限于制度草案、征求意见稿、会议记录、调研报告、审批文件、实施细则、修订记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学校现代化制度建设的全过程，确保所记录的信息准确无误。2.完整性原则：全面收集和保存制度建设过程中的各类文件资料，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程对档案进行整理、分类、编号和存储，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：对于涉及学校机密的制度建设文件，严格遵守保密规定，防止信息泄露。5.便利性原则：档案的整理和存储应便于查询、检索和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）学校办公室1.负责统筹规划学校现代化制度建设档案管理工作，制定档案管理制度和工作流程。2.指导和监督各部门档案管理工作，定期组织档案管理培训和检查。3.负责接收、整理、保管学校现代化制度建设过程中的重要文件和综合性档案，如制度建设规划、年度工作总结、重要会议纪要等。4.按照档案管理规定，对档案进行分类、编号、装订、上架，并建立电子档案目录，方便查询和检索。5.负责档案的借阅、查阅和利用工作，严格履行借阅审批手续，确保档案安全。6.定期对档案进行鉴定和销毁，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理，并做好记录。（二）各部门1.负责本部门在现代化制度建设过程中所产生文件资料的收集、整理、保管和归档工作。2.明确专人负责档案管理，按照学校档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交学校办公室。3.在制度建设过程中，及时将各类文件资料进行分类整理，确保文件的完整性和准确性，并按照规定的格式和标准进行编号和存储。4.严格遵守档案借阅和查阅规定，未经批准不得擅自将档案带出本部门或转借他人。5.配合学校办公室做好档案管理的各项工作，接受学校办公室的指导和监督。（三）档案管理人员1.热爱档案管理工作，具备一定的档案管理专业知识和技能，熟悉学校现代化制度建设工作流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、存储等，确保档案的安全和完整。3.按照规定的程序和要求，办理档案的借阅、查阅手续，对借阅和查阅情况进行登记，并及时催还档案。4.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并采取相应措施。5.协助学校办公室做好档案的鉴定和销毁工作，对销毁的档案进行详细记录。三、档案的分类与编号（一）分类学校现代化制度建设档案分为以下几类：1.制度建设规划类：包括学校现代化制度建设的总体规划、年度计划、专项规划等。2.制度草案类：各部门起草的制度草案、征求意见稿等。3.征求意见记录类：制度征求意见过程中的会议记录、征求意见函、反馈意见汇总等。4.调研报告类：为制度建设开展的各类调研活动所形成的报告、数据统计等。5.审批文件类：制度草案经过学校领导审批的文件、批示等。6.实施细则类：制度正式发布后的实施细则、操作流程等。7.修订记录类：制度修订过程中的修订申请、修订说明、修订后的文本等。8.其他类：与学校现代化制度建设相关的其他文件资料，如专家论证意见、参考资料等。（二）编号档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年份：用四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，分别用两位字母表示，具体如下：制度建设规划类：GH制度草案类：CA征求意见记录类：ZY调研报告类：DY审批文件类：SP实施细则类：SZ修订记录类：XD其他类：QT3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用三位数字表示，如“001”。例如，2023年形成的第5份制度草案类档案编号为“2023CA005”。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门在现代化制度建设过程中，应及时将产生的各类文件资料收集齐全，确保无遗漏。2.对于重要会议形成的文件，会议组织者应在会议结束后及时将会议记录、决议、文件等收集整理，并移交本部门档案管理人员。3.涉及多个部门的制度建设项目，由牵头部门负责协调各相关部门，共同做好文件资料的收集工作。4.学校办公室定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作按时完成。（二）整理1.档案管理人员对收集到的文件资料进行分类整理，按照档案编号规则进行编号。2.对每份文件进行核对，确保文件内容完整、字迹清晰、格式规范。对于破损、缺页的文件，应及时进行修复或补充。3.将文件资料按照类别顺序排列，同一类别的文件按照时间先后顺序排列。4.对每份文件编制目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源、页数等信息。5.将整理好的文件资料进行装订，装订应整齐牢固，便于查阅和保存。对于不宜装订的文件，如图纸类，应采用袋装或盒装等方式妥善保管，并在封面注明相关信息。五、档案的存储与保管（一）存储1.学校设立专门的档案库房，用于存放学校现代化制度建设档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.建立电子档案库，将档案的目录信息和重要文件的电子版本进行存储。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管1.档案管理人员定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存储位置准确无误。发现问题及时报告并采取相应措施。2.对档案的保管情况进行记录，包括档案的接收、整理、借阅、查阅、归还、销毁等情况，记录应详细、准确、完整。3.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。定期对档案柜进行除尘、消毒等维护工作，防止档案受到污染和损坏。4.对于存放时间较长、纸张老化或字迹褪色的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。六、档案的借阅与查阅（一）借阅1.因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.申请表提交至学校办公室，由档案管理人员进行审核。审核通过后，档案管理人员按照规定办理借阅手续，填写《档案借阅登记册》，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人凭《档案借阅登记册》到档案库房领取档案，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并告知借阅人档案的保管要求和注意事项。4.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，借阅人应提前[X]个工作日向学校办公室提出申请，经批准后方可延期。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照或泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，借阅人应承担相应责任。6.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，确认无误后在《档案借阅登记册》上签字注销。（二）查阅1.因工作需要查阅档案的，可直接到学校办公室查阅。查阅人应填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案名称、编号、查阅目的等信息。2.档案管理人员根据查阅人需求，提供相应的档案供查阅。查阅人应在指定地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。3.如需复印档案资料，查阅人应填写《档案复印申请表》，注明复印内容、用途等信息，并经学校办公室负责人签字同意。档案管理人员按照规定进行复印，并对复印情况进行登记。4.查阅人查阅档案后，应将档案归还原位，保持档案的整齐有序。查阅结束后，查阅人应在《档案查阅登记表》上签字确认。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.学校办公室定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括学校办公室负责人、档案管理人员以及相关部门的业务骨干。2.档案鉴定小组根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行全面审查和评估。审查内容包括档案的内容性质、历史作用、现实利用价值等。3.对于保存期限已满或已失去保存价值的档案，档案鉴定小组应提出鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》，明确档案的销毁或继续保存的建议。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，由学校办公室编制《档案销毁清单》，详细列出档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁