档案文件移交及归档制度

PAGE档案文件移交及归档制度一、总则（一）目的为加强公司档案文件管理，确保档案文件的完整、准确、系统和安全，便于档案文件的查阅和利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案文件的移交及归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司档案文件由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案文件的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案文件应如实反映公司各项工作活动的真实情况，保证档案文件内容的准确性。3.及时归档原则。各部门及员工应及时将办理完毕的档案文件移交归档，防止档案文件的积压和散失。4.便于利用原则。档案文件的整理和保管应便于查阅和利用，提高档案文件的使用效率。二、档案文件移交（一）移交范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的档案材料。2.公司对外签订的合同、协议、章程、纪要等文件材料。3.公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等个人档案材料。4.其他应归档保存的文件材料。（二）移交时间1.各部门应在每季度末将本季度形成的档案文件移交至档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案文件，应在项目结束或活动完成后一个月内移交归档。3.员工离职时，应将个人保管的档案文件全部移交至档案管理部门。（三）移交要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，对档案文件进行分类、整理、编目，确保档案文件的整齐、规范。2.移交的档案文件应齐全完整，字迹清晰，签署完备，禁用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料书写。3.档案文件应编制移交清单，一式两份，双方签字确认后各执一份。移交清单应包括档案文件的名称、数量、日期等详细信息。（四）移交程序1.各部门档案管理人员填写档案文件移交清单，并将档案文件整理成册。2.档案管理部门对移交的档案文件进行审核，如发现问题应及时通知移交部门进行整改。3.审核无误后，双方在移交清单上签字确认，完成档案文件的移交手续。三、档案文件归档（一）归档范围档案管理部门应根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，确定档案文件的归档范围。归档范围应涵盖公司各项工作活动的全过程，确保档案文件的完整性和系统性。（二）归档分类档案文件应按照以下类别进行归档：1.行政管理类：包括公司的行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等文件材料。2.业务管理类：包括公司的市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理等业务活动中形成的文件材料。3.项目管理类：包括公司的各类项目立项、可行性研究、设计方案、施工图纸、验收报告等文件材料。4.合同协议类：包括公司对外签订的各类合同、协议、章程、纪要等文件材料。5.人事档案类：包括公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等个人档案材料。6.财务档案类：包括公司的会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务文件材料。7.声像档案类：包括公司的照片、录音、录像等声像文件材料。8.其他档案类：包括公司的荣誉证书、资质证书、知识产权等其他具有保存价值的文件材料。（三）归档编号档案管理部门应对归档的档案文件进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。编号应包括年度、类别、顺序号等信息，以便于档案文件的查找和管理。（四）归档整理档案管理部门应按照档案文件的类别、编号顺序进行整理，将档案文件装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明档案文件的类别、编号、名称等信息。同时，应建立档案文件目录，目录应包括档案文件的编号、名称、日期、保管期限等详细信息，以便于档案文件的查阅和利用。（五）归档保管档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案文件的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。同时，应建立档案文件保管制度，定期对档案文件进行检查、清点、核对，确保档案文件的完整和安全。四、档案文件查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案文件的，应填写档案文件查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.公司外部单位或个人因工作需要查阅档案文件的，应持单位介绍信或个人有效身份证件，填写档案文件查阅申请表，经公司分管领导批准后，到档案管理部门查阅。3.涉及公司机密的档案文件，查阅申请人应填写档案文件查阅申请表，经公司保密管理部门批准后，到档案管理部门查阅。查阅申请人应严格遵守公司保密制度，不得泄露档案文件内容。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案文件查阅申请表，注明查阅档案文件的名称、编号、日期、查阅目的等信息，并提交相关证明材料。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，如符合查阅条件，应予以批准，并安排专人负责查阅服务。3.查阅申请人在档案管理部门指定的地点查阅档案文件，查阅过程中应遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案文件。4.查阅完毕后，查阅申请人应将档案文件归还档案管理部门，并在档案文件查阅登记表上签字确认。（三）利用规定1.档案文件的利用应严格遵守国家有关法律法规及公司相关规定，确保档案文件的安全和保密。2.档案管理部门应根据查阅申请人的利用目的，提供必要的档案文件复印件或摘录件，并加盖档案管理部门印章。3.未经档案管理部门同意，查阅申请人不得擅自将档案文件带出档案管理部门或进行其他形式的传播和利用。4.档案管理部门应定期对档案文件的查阅和利用情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。五、档案文件鉴定与销毁（一）鉴定原则档案文件的鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织档案管理部门应成立档案文件鉴定小组，负责档案文件的鉴定工作。鉴定小组应由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。（三）鉴定内容档案文件鉴定小组应根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，对档案文件的保存价值进行鉴定。鉴定内容应包括档案文件的形成时间、来源、内容、形式、载体等方面。（四）鉴定方法档案文件鉴定小组应采用直接鉴定法，对档案文件进行逐件审查，确定档案文件的保存价值。同时，应参考档案文件的目录、索引、摘要等信息，提高鉴定工作的效率和准确性。（五）销毁程序1.档案文件鉴定小组对档案文件进行鉴定后，应编制档案文件销毁清单，清单应包括档案文件的名称、编号、日期、销毁原因等详细信息。2.档案管理部门负责人对档案文件销毁清单进行审核，如审核无误，应报公司分管领导批准。3.经公司分管领导批准后，档案管理部门应指定专人负责档案文件的销毁工作。销毁工作应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案文件的彻底销毁。4.档案文件销毁过程中，应安排专人进行监督，并在档案文件销毁清单上签字确认。销毁工作完成后，档案管理部门应将档案文件销毁清单归档保存。六、档案文件信息化管理（一）信息化建设目标档案管理部门应积极推进档案文件信息化建设，建立档案文件管理信息系统，实现档案文件的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案文件管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案文件数字化：对公司现有的档案文件进行数字化扫描，建立档案文件数据库，实现档案文件的数字化存储。2.档案文件管理信息系统建设：开发档案文件管理信息系统，实现档案文件的录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能的自动化管理。3.档案文件安全管理：建立档案文件安全管理制度，加强档案文件信息系统的安全防护，确保档案文件信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应定期对档案文件进行数字化扫描，确保档案文件的及时更新和完整。2.档案文件管理信息系统应具备完善的用户权限管理功能，严格控制用户对档案文件的访问权限。3.档案管理部门应定期对档案文件管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行