陕西科研档案数字化制度

PAGE陕西科研档案数字化制度一、总则（一）目的为加强陕西科研档案的管理，有效保护和利用科研档案资源，推进科研档案数字化工作，提高科研档案管理的效率和服务水平，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于陕西省行政区域内从事科研活动的各类企事业单位、科研机构、高等院校等组织（以下统称“科研单位”）的科研档案数字化管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：科研档案数字化应确保档案内容真实、准确，与原始档案一致。2.完整性原则：全面涵盖科研活动中形成的各类档案，保证数字化档案的完整性。3.安全性原则：采取有效措施保障数字化档案的存储、传输和使用安全，防止信息泄露和丢失。4.规范性原则：遵循统一的标准和规范，确保数字化档案的质量和兼容性。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善科研档案数字化工作计划和方案。2.组织开展科研档案数字化工作的实施，包括档案整理、扫描、图像处理、数据挂接等环节。3.对数字化档案的质量进行审核和验收，确保符合相关标准和要求。4.建立和维护科研档案数字化管理系统，负责数字化档案的存储、检索和利用。5.定期对科研档案数字化工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。（二）科研项目负责人职责1.负责组织本项目科研档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.配合档案管理部门开展科研档案数字化工作，提供必要的支持和协助。3.对本项目科研档案数字化的准确性和完整性负责。（三）其他部门职责1.协助档案管理部门做好本部门科研档案的收集和整理工作。2.在科研活动中，按照档案管理要求及时形成和积累科研档案，并向档案管理部门移交。三、科研档案数字化流程（一）档案收集与整理1.科研项目完成后，项目负责人应按照档案管理规定，及时将科研活动中形成的各类文件材料收集齐全，进行分类整理。2.整理后的科研档案应符合国家和行业有关档案整理的标准和规范，做到分类科学、编号准确、目录清晰。（二）档案扫描1.根据科研档案的载体类型、保存状况等因素，选择合适的扫描设备和扫描方式。2.扫描分辨率应满足档案利用的需要，一般不低于200dpi。对于文字较小、清晰度要求较高的档案，可适当提高扫描分辨率。3.扫描过程中应确保图像清晰、完整，避免出现漏扫、模糊、变形等问题。（三）图像处理1.对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，提高图像的质量。2.对于图像中存在的文字不清、字迹模糊等问题，可采用图像处理软件进行修复和优化。3.图像处理后的图像应符合档案数字化的质量要求，能够准确反映原始档案的内容。（四）数据挂接1.将处理后的图像数据与对应的科研档案目录信息进行挂接，建立准确的索引关系。2.数据挂接应确保图像数据与目录信息的一致性和关联性，便于档案的检索和利用。（五）数据存储1.数字化档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。2.存储设备应具备冗余备份功能，定期进行数据备份，防止数据丢失。3.建立数据存储管理制度，对存储设备的使用、维护、保管等进行规范管理。（六）数据验收1.科研档案数字化工作完成后，档案管理部门应组织相关人员对数字化档案进行验收。2.验收内容包括档案的完整性、准确性、图像质量、数据挂接等方面，确保数字化档案符合验收标准。3.验收合格的数字化档案应办理交接手续，正式纳入科研档案管理系统。四、科研档案数字化标准与规范（一）文件格式1.扫描图像文件格式应采用通用的、易于识别和处理的格式，如TIFF、JPEG等。2.对于文字型档案，优先采用TIFF格式存储，以保证图像的清晰度和可编辑性。（二）图像质量1.扫描图像应清晰、完整，无黑边、白边、偏斜、模糊等现象。2.图像分辨率应符合规定要求，图像色彩应真实、准确，能够清晰反映档案内容。（三）数据命名1.数字化档案数据的命名应遵循唯一性、规范性和可读性原则。2.命名规则应包含项目名称、档案类别、文件编号等关键信息，便于识别和管理。（四）元数据著录1.按照国家和行业有关标准，对数字化档案进行元数据著录，确保档案信息的完整性和准确性。2.元数据应包括档案的题名、责任者、日期、来源、保管期限等基本信息，以及与档案内容相关的其他信息。（五）数据安全1.采取加密、访问控制、防火墙等安全技术措施，保障数字化档案数据的存储和传输安全。2.对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的科研档案，应按照相关保密规定进行管理，确保信息安全。五、科研档案数字化管理系统（一）系统功能1.具备档案录入、存储、检索、借阅、统计等基本功能，满足科研档案数字化管理的需要。2.提供灵活的检索方式，支持按题名、责任者、日期、关键词等多种条件进行检索。3.具备权限管理功能，对不同用户设置不同的访问权限，确保档案信息的安全。（二）系统建设1.选择符合国家和行业标准的档案管理软件，确保系统的稳定性、可靠性和兼容性。2.系统建设应充分考虑科研档案数字化管理的业务流程和需求，进行合理的功能设计和模块划分。3.在系统建设过程中，应注重与现有科研管理系统、办公自动化系统等的集成，实现信息资源的共享和协同工作。（三）系统维护1.建立系统维护管理制度，定期对系统进行检查、维护和升级，确保系统的正常运行。2.及时处理系统运行过程中出现的故障和问题，保障数字化档案数据的安全和完整。3.对系统的使用情况进行统计和分析，根据用户需求和业务发展，不断优化系统功能。六、科研档案数字化人员管理（一）人员培训1.定期组织科研档案数字化工作人员参加业务培训，提高其业务水平和操作技能。2.培训内容包括档案管理知识、数字化技术、图像处理软件使用等方面，确保工作人员熟悉科研档案数字化工作流程和标准规范。（二）人员考核1.建立人员考核制度，对科研档案数字化工作人员的工作表现进行定期考核。2.考核内容包括工作质量、工作效率、遵守纪律等方面，考核结果作为人员奖惩和晋升的依据。（三）人员安全管理1.加强对科研档案数字化工作人员的安全保密教育，提高其安全意识和保密意识。2.签订保密协议，明确工作人员在科研档案数字化工作中的保密责任和义务。3.对涉及敏感信息的工作人员进行严格的背景审查和管理，防止信息泄露。七、科研档案数字化监督与检查（一）监督机制1.建立科研档案数字化工作监督机制，定期对科研单位的科研档案数字化工作进行监督检查。2.监督检查内容包括制度执行情况、工作流程规范情况、数字化档案质量等方面。（二）检查方式1.采取定期检查与不定期抽查相结合的方式，对科研单位的科研档案数字化工作进行检查。2.检查过程中可通过查阅资料、实地查看、系统测试等方式，全面了解科研档案数字化工作的开展情况。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求科研单位限期整改。