昆明市档案管理各种制度

PAGE昆明市档案管理各种制度一、总则（一）目的为加强昆明市档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于昆明市行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位的档案工作实行集中统一领导，由综合档案室或档案管理部门负责集中管理本单位的各类档案。2.真实性原则档案应如实反映本单位各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.服务性原则档案管理工作应紧密围绕本单位的中心工作，为各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置各单位应根据工作需要设立综合档案室或档案管理部门，配备相应的档案管理人员，负责本单位的档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理工作的规章制度和业务规范。2.负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导本单位各部门的文件材料收集、整理和归档工作，对兼职档案员进行业务培训和监督指导。4.参与本单位重大活动和重要项目的文件材料收集、整理和归档工作，确保档案的完整和准确。5.负责本单位档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化和智能化。6.定期向上级主管部门和档案行政管理部门报送档案工作情况统计报表，接受档案行政管理部门的监督、检查和指导。7.组织开展档案宣传、教育和培训工作，提高全体员工的档案意识和档案业务水平。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，熟悉档案管理业务，不断提高自身素质和业务能力。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的整理质量和规范化管理。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查和清点，确保档案的实体安全。对破损或变质的档案及时进行修复或复制，对电子档案进行备份和维护。4.按照档案鉴定标准和程序，对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行销毁或继续保存。5.积极开展档案利用工作，热情接待档案查阅人员，及时、准确地提供所需档案信息，并做好利用登记和统计工作。6.负责档案信息化建设工作，参与档案管理系统的开发、维护和应用，确保档案信息的安全和有效利用。7.做好档案资料的保密工作，严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案信息的泄露。8.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各部门应明确专人负责文件材料的形成与积累工作，确保文件材料的齐全、完整和准确。2.在各项工作活动中，承办人员应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，按照文件材料的形成规律和内在联系进行分类整理，定期移交本部门的兼职档案员。（二）文件材料的归档范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.本单位工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。3.本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料。4.其他对本单位具有查考价值的文件材料。（三）文件材料的整理要求1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。4.归档文件应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制归档文件目录。（四）档案的移交1.各部门兼职档案员应在次年上半年将上一年度整理好的档案移交本单位综合档案室或档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。移交清单一式两份，一份由综合档案室或档案管理部门留存，一份由移交部门保存。四、档案的保管（一）档案库房建设1.各单位应根据档案管理工作的需要，建设符合国家有关标准的档案库房，确保档案库房的安全、整洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、密集架等，确保档案存放有序，便于查找和利用。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。2.对破损或变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.电子档案应进行备份，并分别存储在不同的介质上，定期进行数据维护和更新，确保电子档案的安全和有效利用。4.档案库房应设置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，配备必要的消防器材和安全报警装置，确保档案库房的安全。5.严格执行档案查阅、借阅制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（5年以下）三种。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员参加。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的价值进行全面评估，提出存毁意见。3.对失去保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经单位领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同销毁。销毁档案时，应确保档案信息无法恢复。4.档案销毁清册应永久保存，以备查考。五、档案的利用（一）档案利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案，须经本单位主管领导批准，并办理相关手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅本单位档案，须持有效证件和相关证明材料，经本单位主管领导批准后，方可查阅、借阅。（二）档案查阅、借阅制度1.本单位工作人员查阅、借阅档案，须填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅本单位档案，须提前向本单位档案管理部门提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的目的、内容和期限等，经本单位主管领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政执法部门查阅、借阅本单位档案，须持有效证件和相关证明材料，填写档案查阅、借阅申请表，经本单位主管领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。4.档案查阅、借阅人员应严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案，不得在档案上圈划、批注、污损，不得将档案转借他人。5.档案查阅、借阅人员如需复印、复制档案，须经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。6.档案查阅、借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需延期使用，须提前办理续借手续。（三）档案利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅、借阅时间、查阅、借阅人员姓名、单位、查阅、借阅内容、批准人等信息。2.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，及时掌握档案利用动态，为档案管理工作提供决策依据。六、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立覆盖本单位档案管理工作全过程的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案管理工作效率和质量，实现档案信息资源共享，为各项工作提供及时、准确、便捷的档案信息服务。（二）档案信息化管理系统建设1.各单位应根据档案管理工作的实际需要，选择适合本单位的档案信息化管理系统，并确保系统的安全性、稳定性和兼容性。2.档案信息化管理系统应具备档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能，实现档案管理工作的自动化和信息化。3.档案管理部门应负责档案信息化管理系统的建设、维护和应用，确保系统的正常运行和数据的安全。（三）电子档案管理1.电子档案应按照国家有关标准和规范进行收集、整理、存储和管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.电子档案应进行分类、编号、著录等处理，建立电子档案目录数据库，便于查询和利用。3.电子档案应定期进行备份，并分别存储在不同的介质上，确保电子档案的安全和有效利用。4.电子档案的利用应遵循国家有关法律法规和本单位档案利用制度的规定，确保电子档案信息的安全。七、监督与检查（一）监督检查主体昆明市档案行政管理部门负责对全市档案管理工作进行监督检查，各单位主管部门负责对本单位的档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理工作制度的建立和执行情况。2.档案管理机构的设置和人员配备情况。3.档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。5.档案安全管理情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案行政管理部门和各单位主管部门定期对档案管理工作进行检查，及时发现问题并督促整改。2.不定期抽查：档案行政管理部门和各单位主管部门不定期对档案管理工作进行抽查，重点检查档案管理工作中的薄弱环节和存在的问题。3.专项检查：针对档案管理工作中的重点、难点问题，档案行政管理部门和各单位主管部门组织开展专项检查，确保档案管理工作的规范和有序。（四）问题整改1.对监督检查中发现的问题，档案行政管理部门和各单位主管部门应及