县级综合档案馆规章制度

PAGE县级综合档案馆规章制度一、总则（一）目的为加强县级综合档案馆的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，充分发挥档案馆在经济建设、社会发展和历史研究中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本馆实际，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于县级综合档案馆全体工作人员，以及与档案管理、利用相关的各类活动。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.集中统一原则：对本馆所保管的各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的系统性和完整性。3.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，规范档案管理工作流程，提高管理水平和工作效率。4.安全保密原则：切实保障档案的安全，严格执行保密制度，防止档案信息的泄露。5.服务利用原则：以服务社会为宗旨，积极开发档案信息资源，为社会各方面提供优质、高效的档案利用服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.反映本县政治、经济、文化、社会等各方面活动的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等各种载体的档案。2.本县机关、团体、企事业单位及其他社会组织在工作活动中形成的各类档案。3.与本县有关的历史档案、革命历史档案以及重要人物档案。4.散存于社会上的具有本县特色或重要价值的档案资料。（二）收集要求1.各立档单位应按照国家规定的归档范围和要求，定期向本馆移交档案。移交的档案应齐全完整、整理规范，并编制详细的移交目录。2.对重点档案和珍贵档案，应采取特殊措施进行收集，确保其安全和完整。3.积极开展档案征集工作。通过多种渠道，广泛征集散存于社会上的各类档案资料，丰富馆藏资源。（三）收集程序1.制定档案收集计划，明确收集的范围、重点和时间要求。2.与各立档单位及相关部门建立联系，宣传档案收集的意义和要求，督促其按时移交档案。3.对接收的档案进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。对不符合要求的档案，及时与移交单位沟通，要求其补充或更正。4.办理档案交接手续，双方在移交目录上签字确认，明确责任。三、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准根据档案的来源、时间、内容和形式等因素，采用科学合理的分类方法。一般可分为文书档案、科技档案、专门档案、声像档案等类别，并按照相应的分类方案进行二级、三级分类。（三）整理方法1.文书档案：按照年度机构（问题）保管期限的分类方法进行整理。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，装订成卷，并编制案卷目录。2.科技档案：根据项目、专业等进行分类整理，建立完整的项目档案体系。对科技文件材料进行编号、编目，绘制竣工图，编制档案目录和索引。3.专门档案：如会计档案、人事档案等，按照国家有关专门档案管理的规定进行整理。4.声像档案：对照片、录音、录像等声像资料进行分类整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行数字化存储。（四）整理要求1.整理人员应熟悉档案整理的原则和方法，认真细致地做好每一项工作。2.整理过程中要保证档案的真实性、完整性和准确性，不得随意涂改、抽取或销毁档案材料。3.整理后的档案应达到分类科学、排列有序、编号规范、编目准确的要求，便于查找和利用。四、档案保管制度（一）保管场所1.本馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放安全、整齐。2.对不同载体的档案应采用相应的装具进行保管，如纸质档案用档案盒，声像档案用专用光盘盒等。（三）档案存放1.按照档案的分类方案和编号顺序，将档案有序存放在档案装具中。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.建立档案存放位置索引，便于快速查找档案。（四）库房管理1.严格控制库房人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。2.定期对库房进行检查和维护，发现问题及时处理。对档案装具、设备等进行定期保养和维修，确保其正常运行。3.做好库房的安全保卫工作，配备必要的消防器材和安全设施，制定安全应急预案，定期进行演练。五、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由馆领导、业务骨干等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，综合考虑各方面因素，准确判定档案的保管期限。（三）鉴定标准1.文书档案：根据国家档案局制定的《文书档案保管期限表》，结合本县实际情况，确定档案的保管期限。2.科技档案：依据项目的重要程度、使用寿命、后续利用需求等因素，确定保管期限。3.专门档案：按照国家有关专门档案管理的规定和行业标准，确定保管期限。（四）鉴定程序1.定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，编制销毁清册，报经主管领导审批。4.经批准销毁的档案，应在指定地点进行监销，确保档案信息彻底销毁。（五）鉴定结果处理1.对仍有保存价值的档案，重新确定保管期限，并调整其存放位置。2.对已无保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。销毁过程中要做好记录，留存相关资料。六、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、载体形式等基本情况。3.档案鉴定、销毁等工作情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对各项档案工作数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总、分析，形成统计报表。3.运用信息化手段，提高档案统计工作的效率和准确性。（三）统计要求1.统计人员应认真负责，如实记录和统计档案工作数据，不得虚报、瞒报。2.统计报表应及时报送，确保数据的时效性。3.对档案统计数据进行妥善保管，以便查询和利用。七、档案利用制度（一）利用范围1.为党政机关、企事业单位、社会组织及个人提供档案查阅、借阅服务。2.根据社会需求，开展档案资料的编研、展览等利用活动。（二）利用方式1.查阅：利用者可到本馆查阅室查阅档案原件或复制件。查阅时应填写查阅登记表，经工作人员批准后，在指定地点查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、期限等，经主管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.出具证明：根据利用者的需求，为其出具档案证明。出具证明应依据档案原件，确保证明内容真实、准确。（三）利用要求1.利用者应遵守本馆的规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取或撕毁。2.查阅、借阅档案时，应在工作人员的监督下进行，不得擅自将档案带出查阅室或借阅场所。3.如需复制档案，应经本馆同意，并按照规定的程序和要求进行操作。复制件应与原件核对无误，并加盖本馆印章。（四）利用登记与反馈1.对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、利用方式等信息。2.定期对档案利用效果进行跟踪反馈，了解利用者对档案利用服务的意见和建议，不断改进工作。八、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤，确保档案信息化建设与本馆业务发展相适应。（二）档案数字化1.按照国家有关标准和规范，对馆藏档案进行数字化处理。数字化过程中要保证档案信息的准确性和完整性。2.建立档案数字化质量管理体系，对数字化成果进行质量抽检，确保数字化档案符合要求。（三）信息系统建设与管理1.开发或选用适合本馆业务需求的档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、自动化。2.加强信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。定期对信息系统进行维护和升级，确保系统稳定运行。（四）数据存储与备份1.建立安全可靠的数据存储系统，对数字化档案数据进行集中存储。2.定期对档案数据进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。（五）信息化人才培养加强档案信息化人才培养，提高工作人员的信息化技能和业务水平。鼓励工作人员学习和掌握新的信息技术，推动档案信息化工作不断发展。九、档案保密制度（一）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案。2.在档案管理过程中产生的不宜公开的内部文件、资料等。（二）保密措施1.对保密档案实行专人专柜保管，严格限制接触范围。2.在档案利用过程中，对涉及保密内容的档案，应采取特殊的利用方式，如限定查阅人员、设置查阅条件等，防止信息泄露。3.加强对工作人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。4.对档案管理场所和设备采取必要的保密措施，如安装监控设备、加密存储等。（三）保密监督与检查1.定期对保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为，依法依规进行处理，并追究相关人员的责任。十、档案工作人员岗位职责（一）馆长岗位职责1.全面负责本馆的行政管理和业务工作，贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。2.制定本馆的发展规划、工作计划和规章制度，并组织实施。3.负责本馆人员的配备、培训、考核和奖惩等工作，提高工作人员的业务素质和工作能力。4.组织开展档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案工作的正常运转。5.加强与上级档案部门、本县各单位及社会各界的联系与沟通，争取支持，推动本馆工作不断发展。（二）业务部门负责人岗位职责1.负责本部门的业务工作，制定部门工作计划和实施方案。2.组织指导本部门工作人员开展档案收集整理、鉴定保管、利用服务等工作，确保工作质量和效率。3.对本部门所保管的档案进行定期检查和清理，及时发现和解决问题。4.参与档案业务培训和学术研究活动，不断提高自身业务水平和部门整体业务能力。5.协助馆长做好其他相关工作，完成领导交办的任务。（三）档案管理人员岗位职责1.认真履行档案管理的各项职责，严格按照工作流程和规范要求，做好档案的收集、整理、保管、利用等具体工作。2.负责档案库房的日常管理，确保档案安全存放。定期对档案进行清点、核对，保证档案数量准确、状态良好