档案局依法办事制度

PAGE档案局依法办事制度一、总则（一）目的为了加强档案局的规范化管理，确保各项工作依法依规进行，提高工作效率和质量，保障档案事业的健康发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员以及涉及档案管理相关业务的单位和个人。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案局的各项工作在法律框架内开展。2.公正性原则对待所有档案管理业务和相关单位、个人，秉持公正、公平的态度，不偏袒、不歧视。3.公开性原则除涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等依法应保密的信息外，档案局的工作程序、办事依据、办理结果等应向社会公开，接受公众监督。4.效率性原则在依法办事的前提下，优化工作流程，提高工作效率，及时、准确地处理各类档案事务。二、档案收集与整理（一）收集范围1.依据国家档案管理相关规定，明确各类档案的收集范围，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。2.对于具有保存价值的电子文件、声像档案等，也应纳入收集范围，并确保其原始性和完整性。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时向档案局移交应归档的文件材料。2.移交的文件材料应齐全、完整、真实，符合档案整理的质量要求。3.档案局工作人员在接收档案时，应认真核对，对不符合要求的档案，应及时要求移交部门补充或修正。（三）整理规范1.遵循档案整理的基本原则和方法，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理；科技档案应根据项目、专业等进行分类；人事档案应按照干部人事档案管理规定进行整理。3.档案整理过程中，应确保每份档案的准确性和系统性，便于查找和利用。三、档案保管（一）保管场所1.档案局应设立专门的档案库房，库房应符合国家有关档案保管的安全标准，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，配备必要的温湿度调节设备。（二）保管设备1.配备档案架、档案柜等存放档案的设备，确保档案存放有序、便于查找。2.安装监控设备、消防设备等安全保障设施，定期进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案保管期限1.根据国家档案保管期限的规定，对各类档案确定合理的保管期限，分为永久、长期、短期。2.定期对档案保管期限进行鉴定，对于已到保管期限且确无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的日常管理，严禁无关人员进入库房。2.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、存放位置正确。3.做好档案的保密工作，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。四、档案利用（一）利用范围1.依法为机关、团体、企事业单位和个人提供档案查阅、借阅等服务。2.利用范围包括已开放的档案以及根据规定可以提供利用的未开放档案。（二）利用程序1.申请人应填写档案利用申请表，明确利用目的、所需档案内容等信息。2.档案局工作人员对申请表进行审核，符合规定的，予以办理登记手续。3.查阅、借阅档案时，申请人应在指定地点进行，不得擅自将档案带出指定场所。如需复印、摘录档案内容，应经档案局工作人员同意，并按照规定进行登记。4.利用完毕后，申请人应及时归还档案，档案局工作人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）特殊利用情况处理1.对于涉及重大历史事件、重要人物等特殊档案的利用，应按照国家有关规定进行严格审批。2.对于利用档案可能对国家利益、社会公共利益造成影响的情况，档案局应采取相应的措施进行处理，确保档案利用合法、合规。五、档案信息化建设（一）建设目标1.逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，为档案利用提供更加便捷的服务。2.建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等全过程的信息化管理系统。（二）数据录入与维护1.及时将档案信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对系统中的档案数据进行维护和更新，保证数据与实际档案情况一致。（三）信息安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、加密技术等措施，防止数据泄露、被篡改等安全事故的发生。2.制定信息化系统的安全管理制度，明确操作人员的职责和权限，定期进行安全检查和风险评估。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案局负责人、业务骨干等组成，负责对档案的保管期限进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据国家档案保管期限的规定以及档案的实际价值，对档案进行全面、客观的鉴定。2.将档案的内容、来源、时间、形式等作为鉴定的重要依据，综合判断档案的保存价值。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经档案局负责人审核批准，并报同级档案行政管理部门备案。3.按照规定的程序对档案进行销毁，销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底、安全。七、监督与考核（一）内部监督1.档案局应建立内部监督机制，定期对各项工作的依法依规执行情况进行检查。2.设立举报信箱和举报电话，接受工作人员和社会公众的监督举报，对发现的问题及时进行调查处理。（二）外部监督1.主动接受档案行政管理部门以及其他相关部门的监督检查，积极配合做好各项工作。2.定期向社会公布档案局的工作情况，接受社会公众的监督和评价。（三）考核制度1.制定工作人员考核办法，将依法办事情况纳入考核内容，作为评先评优、职务晋升等的重要依据。2.对在依法办事工作中表现突出的工作人员给予表彰和奖励；