公墓档案管理制度及职责

PAGE公墓档案管理制度及职责一、总则（一）目的本制度旨在规范公墓档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公墓的运营、管理、决策提供可靠的依据，同时保障逝者及其家属的合法权益，维护公墓的良好形象和社会公信力。（二）适用范围本制度适用于本公墓管理机构及其所属各部门在公墓建设、运营、服务等活动中形成的各类档案，包括但不限于规划设计、工程建设、墓位管理、客户信息、祭祀活动、财务管理、人事管理等方面的档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公墓各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理与公墓相关的各类文件资料，确保档案的系统性和连贯性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录清晰，标识明确。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露。5.保密性原则：对于涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案，严格保密，未经授权不得泄露。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善公墓档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公墓各类档案，对档案进行分类、编号、整理、存储、保管和利用。定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整性和准确性。指导和监督各部门的档案收集、整理工作，提供档案管理方面的培训和咨询服务。2.各部门负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案的及时、完整和准确。明确专人负责档案管理工作，按照档案管理制度的要求，做好日常档案管理工作，并配合档案管理部门的工作。在档案管理部门的指导下，合理利用档案资料，为部门工作提供支持和服务。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.规划设计类：公墓建设规划、设计图纸、可行性研究报告、环境评估报告等。2.工程建设类：项目立项文件、招投标文件、施工合同、工程变更记录、竣工验收报告等。3.墓位管理类：墓位销售合同、墓位使用证、墓位分布图、墓穴维护记录等。4.客户信息类：客户登记表、逝者信息、家属联系方式、祭祀预约记录等。5.祭祀活动类：祭祀活动方案、活动照片、视频资料、祭祀用品清单等。6.财务管理类：财务报表、会计凭证、审计报告、收费记录等。7.人事管理类：员工档案、考勤记录、培训记录、绩效考核资料等。8.其他类：上级部门文件、政策法规、行业标准、公墓荣誉证书、媒体报道等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在业务活动中形成的各类文件资料，确保档案的完整性和时效性。2.收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，如有电子文件，应同时收集存储。3.对收集的档案进行初步审核，确保档案内容真实、准确、合法，符合档案管理的要求。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为综合管理类、规划建设类、墓位管理类、客户服务类、财务管理类、人事管理类等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于查询和管理。3.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于翻阅和保存。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和利用档案。三、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门档案管理人员将整理好的档案定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核、验收，核对档案的数量、质量、编目等信息，确保档案符合归档要求。3.对验收合格的档案进行归档，按照档案分类方案将档案存放至相应的档案柜或存储设备中，并在档案管理系统中进行登记。（二）保管期限1.永久保管：涉及公墓建设规划、重大决策、重要资产、法律纠纷等具有长远历史价值和凭证作用的档案。2.长期保管：保管期限为30年至50年的档案，如墓位销售合同、工程建设重要文件等。3.短期保管：保管期限为10年至30年的档案，如一般性的客户信息、日常祭祀活动记录等。（三）保管要求1.档案库房选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的专用库房作为档案保管场所。库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案的安全存储环境。库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案，并设置明显的标识。2.档案装具使用符合档案保管要求的档案柜、档案架、光盘存储柜等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。定期检查档案装具的状况，如有损坏应及时维修或更换。3.电子档案保管对电子档案进行备份，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存储在不同的地点，以防数据丢失。定期对电子档案进行检测、维护，确保电子档案的可读性和完整性。建立电子档案的访问权限管理制度，严格控制电子档案的查阅、修改权限。4.档案保管人员职责负责档案库房的日常管理，定期检查档案的保管状况，做好温湿度记录、防虫防霉等工作。对档案的出入库进行登记，严格履行档案借阅、归还手续，确保档案的安全。发现档案有损坏、丢失等情况时，及时报告并采取相应的措施进行处理。四、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的正常使用，同时保护档案的机密性和完整性。2.在档案利用过程中，不得擅自涂改、伪造、损毁档案，不得泄露档案中涉及的个人隐私、商业机密等信息。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅，查阅时应在指定地点进行，并由档案管理人员现场监督。2.借阅：根据利用者的需求，办理档案借阅手续，将档案借出给利用者使用，借阅期限一般不得超过规定时间。3.出具证明：根据利用者的要求，为其出具档案内容的证明材料，证明材料应加盖档案管理部门的公章。（三）借阅程序1.利用者填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、用途、借阅期限等信息。2.所在部门负责人审核签字，确认借阅的必要性和安全性。3.档案管理部门对借阅申请进行审批，根据档案的密级、保管期限等情况决定是否批准借阅。4.批准借阅后，档案管理人员与利用者办理档案交接手续，填写档案借阅登记表，明确档案的数量、状况等信息，并要求利用者签字确认。5.利用者在借阅期限届满时，应及时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究利用者的责任。（四）特殊情况处理1.涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公墓主要领导批准后方可借阅，并严格控制借阅范围和使用方式。2.因工作需要长期借阅档案的，应与档案管理部门签订档案保管责任书，明确双方的权利和义务。3.利用者如需对档案进行复制，应按照档案管理部门的规定办理相关手续，复制件应与原件核对无误，并注明用途和复制日期。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，及时剔除已失去保存价值的档案。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定和不定期抽查鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全完整，有无缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，数据是否可靠。3.档案的时效性：判断档案所记录的信息是否仍具有现实意义和利用价值。4.档案的密级：审查档案的密级是否符合规定，是否需要调整密级。（四）销毁程序1.鉴定小组根据鉴定结果，提出档案销毁清单，明确拟销毁档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单报公墓主要领导审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等信息。4.档案销毁后，在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。（五）特殊档案处理1.涉及国家机密、个人隐私等特殊档案的销毁，应按照国家有关法律法规的规定进行处理，确保信息安全。2.对已销毁的档案，如有后续需要查证的情况，应保留相关的鉴定、审批、销毁记录等资料，以备查阅。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的公墓档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，加强对档案信息的安全保护，防止档案信息泄露和丢失。（二）系统功能1.档案录入：支持将纸质档案和电子档案进行数字化录入，包括档案的基本信息、内容摘要、扫描图像等。2.档案检索：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行快速检索，方便利用者查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户角色和权限，对档案的查阅、修改、删除等操作进行严格控制，确保档案信息的安全。4.统计分析：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为公墓管理决策提供数据支持。5.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，以应对数据丢失等突发情况。（三）数据安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，明确系统管理员、数据录入员、利用者等人员的安全职责。2.采取防火墙、入侵检测、加密技术等安全措施，防止外部网络攻击和数据泄露。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。4.对涉及档案信息化系统的操作进行审计记录，以便及时发现异常行为并进行处理。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。