公务员资料档案管理制度

PAGE公务员资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公务员资料档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内全体公务员的资料档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映公务员的真实情况，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集公务员在工作、学习、生活等方面形成的各类资料，保证档案内容的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公务员个人隐私和敏感信息的档案资料进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，确保档案的整理、分类、编号、装订等工作符合要求。二、档案内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、参加工作时间、入党时间、身份证号码等。（二）履历材料1.工作经历：记录公务员在不同单位、不同岗位的工作经历，包括起止时间、工作单位、职务、职责等。2.学习经历：详细记载公务员的学历教育经历，包括入学时间、毕业时间、学校名称、专业等。（三）考核材料1.年度考核：每年的年度考核结果及评语。2.专项考核：针对特定工作任务或项目进行的专项考核材料。（四）培训材料参加各类培训的相关资料，如培训通知、培训记录、结业证书等。（五）奖励材料获得的各类奖励证书、表彰决定等，包括国家级、省部级、市厅级及本单位内部的奖励。（六）处分材料受到党纪政纪处分的相关文件、决定等。（七）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动：工资调整审批表、工资发放记录等。2.职务任免：任免文件、任职通知等。3.出国（境）情况：出国（境）审批表、护照使用记录等。（八）其他材料与公务员个人相关的其他重要资料，如专业技术资格证书、职业资格证书、科研成果、工作业绩证明等。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门公务员档案资料的收集工作，确保资料及时、准确、完整地收集上来。2.对于新入职的公务员，应在入职一个月内将其档案资料收集齐全，并移交至档案管理部门。3.对于日常工作中形成的各类档案资料，应按照规定的时间节点及时收集，不得拖延或遗漏。（二）整理流程1.分类：按照档案内容的类别进行分类，如个人基本信息、履历材料、考核材料等。2.排序：在每一类档案中，按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编号：为每份档案资料编制唯一的编号，以便于管理和查询。4.装订：将整理好的档案资料按照顺序进行装订，确保整齐、牢固。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、姓名等信息。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.纸质档案：采用档案柜存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，防止档案被盗、被抢、被毁等事故的发生。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。3.定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及公务员个人隐私或敏感信息的档案资料，未经本人同意，不得查阅。3.外单位因工作需要查阅档案的，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经本公司/组织档案管理部门负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、圈划、批注或抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注或抽取、撤换档案材料。（四）借阅程序1.借阅人员凭批准后的《档案借阅申请表》到档案管理部门领取档案，并在《档案借阅登记表》上签字确认。2.档案管理部门应在借阅期限届满前提醒借阅人员归还档案。借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案转递（一）转递原因1.公务员因工作调动、辞职、退休等原因离开本公司/组织的，应及时办理档案转递手续。2.其他需要转递档案的情况，如组织关系转移、人事档案审查等。（二）转递程序1.档案管理部门根据相关规定和要求，填写《档案转递通知单》，并密封档案。2.将密封好的档案通过机要交通或专人送取的方式转递给接收单位，并要求接收单位在《档案转递回执》上签字确认。3.及时将档案转递情况记录在档案管理系统中，并更新公务员的档案状态。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的公务员档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、查询、统计、分析等功能。2.提高档案管理工作的效率和准确性，为公司/组织的决策提供有力的支持。（二）信息化管理措施1.数据录入：安排专人负责将纸质档案资料录入到电子档案数据库中，确保数据的准确性和完整性。2.系统维护：定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。3.安全防护：加强对电子档案数据的安全防护，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止数据泄露和丢失。（三）电子档案与纸质档案的一致性1.电子档案应与纸质档案内容一致，如有不一致的情况，应及时进行核对和更正。2.电子档案的整理、分类、编号等应与纸质档案保持一致，便于管理和查询。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责制定和完善公务员资料档案管理制度，并组织实施。2.负责档案管理部门的日常工作，包括人员管理、业务指导、工作协调等。3.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。4.负责与其他部门的沟通协调，确保档案管理工作与公司/组织整体工作的顺利衔接。（二）档案管理人员职责1.负责档案资料的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等具体工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案资料的安全和保密。3.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。4.负责档案信息化管理系统的操作和维护，保证系统的正常运行。5.完成档案管理部门负责人交办的其他工作任务。九、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应定期向公司/组织领导汇报档案管理工作情况，接受领导的监督和指导