勘探企业务档案管理制度

PAGE勘探企业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强勘探企业务档案管理，确保业务档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥业务档案在企业生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本勘探企业及所属各部门、各项目组在业务活动中形成的各类档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：业务档案由企业档案管理部门集中统一管理，各部门、各项目组应指定专人负责业务档案的收集、整理、移交等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：业务档案应如实反映企业业务活动的全过程，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：业务档案应全面收集业务活动中形成的各类文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及企业商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、业务档案的范围与分类（一）地质勘探档案1.区域地质调查档案：包括区域地质调查报告、地质图件、地球物理和地球化学勘查资料等。2.矿产勘查档案：涵盖勘查设计、勘查报告、探矿工程资料、矿石测试分析报告等。3.地质科研档案：如科研项目立项报告、研究成果报告、实验测试数据等。（二）工程勘察档案1.岩土工程勘察档案：包含勘察纲要、工程地质测绘图、原位测试和室内试验资料、勘察报告等。2.水文地质勘察档案：有水文地质调查资料、水质分析报告、抽水试验记录等。3.工程测量档案：包括测量控制网资料、地形测量图、工程放样记录等。（三）地球物理勘探档案1.地震勘探档案：如地震勘探原始记录、处理解释成果资料、地震测线布置图等。2.电法勘探档案：包括电法勘探数据采集记录、成果图件、资料解释报告等。3.重力勘探档案：重力测量原始数据、重力异常图、成果分析报告等。（四）钻探工程档案1.钻孔设计与施工档案：钻孔设计书、施工记录、岩芯采取率统计等。2.泥浆资料档案：泥浆性能指标记录、泥浆处理情况等。3.钻探设备档案：设备购置合同、设备维修保养记录、设备运行日志等。（五）项目管理档案1.项目立项与可行性研究档案：项目立项申请书、可行性研究报告、项目评估意见等。2.项目合同档案：勘探项目合同、工程勘察合同、技术服务合同等。3.项目进度与质量控制档案：项目进度计划、质量检查报告、质量事故处理记录等。4.项目验收档案：项目验收申请、验收报告、验收证书等。三、业务档案的形成与收集（一）形成要求1.业务活动中产生的文件材料应及时形成，确保字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，禁止使用易褪色、易变质的材料。（二）收集职责1.各部门、各项目组负责本部门、本项目业务文件材料的收集工作，指定专人按照档案管理要求进行分类整理，并定期移交企业档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门、各项目组的文件材料收集情况进行检查和指导，确保收集工作的顺利进行。（三）收集范围1.业务活动中形成的各类纸质文件、电子文件、图表、数据等。2.与业务相关的会议记录、纪要、协议、合同等。3.业务活动中产生的照片、音像资料等。四、业务档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照业务档案的分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷，卷内文件应排列有序。3.编号：对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编目：编制卷内文件目录、备考表等，填写档案盒封面、脊背等信息。（三）归档要求1.各部门、各项目组应在业务活动结束后[X]个工作日内，将整理好的业务档案移交企业档案管理部门。2.档案管理部门应对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案，应退回原部门或项目组进行补充完善。3.归档的业务档案应编制归档目录，一式两份，一份随档案保存，一份交档案管理部门留存。五、业务档案的保管与保护（一）保管场所1.企业应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.业务档案应按照保管期限进行分类存放，不同保管期限的档案应分开存放。2.档案应采用密集架、档案柜等方式进行存放，排列应整齐有序，便于查找和利用。（三）保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，配备必要的消防器材和安全设施。六、业务档案的利用与借阅（一）利用原则1.遵循保密规定，确保档案信息安全。2.方便利用，提高档案利用效率。（二）利用方式1.企业内部人员因工作需要查阅业务档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅业务档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经企业档案管理部门负责人审核同意后，方可查阅。查阅重要档案，需经企业分管领导批准。3.档案管理部门应根据利用者的需求，提供必要的档案查阅服务，如复印、摘录等。（三）借阅规定1.借阅业务档案应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅重要档案，需经企业分管领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。七、业务档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循国家有关法律法规和行业标准，确保鉴定工作的合法性和规范性。2.从企业实际出发，根据档案的保存价值和利用需求，合理确定档案的保管期限。（二）鉴定组织1.成立业务档案鉴定小组，由企业档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断档案的保存价值。2.根据档案的重要程度、利用频率等因素，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应经企业分管领导批准后，由档案管理部门组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。八、业务档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立业务档案管理信息系统，实现业务档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高业务档案管理工作的效率和质量，为企业提供便捷的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对业务档案进行扫描、录入等数字化处理，建立电子档案数据库。2.系统功能模块：包括档案录入、检索查询、借阅管理、鉴定销毁、统计分析等功能模块。3.安全管理：建立完善的信息安全管理制度，确保业务档案管理信息系统的安全运行。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和软件，确保信息化管理工作的顺利开展。2.档案管理人员应熟练掌握业务档案管理信息系统的操作技能，及时准确地