医疗保障中心档案管理制度

PAGE医疗保障中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强医疗保障中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，提高医疗保障工作的效率和质量，依据国家有关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医疗保障中心在各项业务活动中形成的各类档案，包括但不限于参保登记、基金征缴、待遇审核、医疗救助、基金监管等工作中产生的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由医疗保障中心指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映医疗保障工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存医疗保障工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责医疗保障中心档案的集中统一管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.按照档案管理的要求，及时收集、整理、归档各类档案，保证档案的完整和准确。3.负责档案的保管工作，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用，为医疗保障工作提供有效的支持。5.对档案的利用情况进行登记和统计，定期向上级领导汇报档案管理工作情况。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和档案管理水平。（三）各部门职责1.各部门应明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.各部门兼职档案人员应按照档案管理部门的要求，及时将本部门在业务活动中形成的档案材料进行整理、分类，并移交档案管理部门。3.在档案形成过程中，各部门应确保档案材料的真实性、完整性和准确性，对不符合要求的档案材料应及时进行补充和修正。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.参保登记档案：包括参保单位和参保人员的基本信息、参保登记申请表、审核审批表等。2.基金征缴档案：包括缴费基数核定表、缴费申报明细表、征缴记录、催缴通知书等。3.待遇审核档案：包括医疗费用报销申请表、医疗费用清单、诊断证明、病历等相关资料，以及待遇审核审批表、支付凭证等。4.医疗救助档案：包括救助对象申请表、家庭经济状况证明、救助审批表、救助资金发放记录等。5.基金监管档案：包括基金财务报表与凭证、审计报告、监督检查记录、违规处理决定书等。6.其他业务档案：如政策宣传资料、会议记录、工作计划与总结、统计报表等与医疗保障工作相关的各类文件和资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案人员应在业务活动结束后及时收集本部门形成的档案材料，确保档案收集的及时性。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，符合档案管理的要求。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为综合类、参保登记类、基金征缴类、待遇审核类、医疗救助类、基金监管类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于档案的查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案材料的原貌，不得对档案材料进行裁剪或损坏。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期对收集整理好的档案进行归档，确保档案及时入库保管。2.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号等信息。3.建立档案归档登记制度，对档案的归档时间、档案数量、档案类别等信息进行详细记录。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案保管期限。一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：涉及医疗保障政策法规、重大决策、重要业务文件、基金财务报表等具有长远历史价值和重要凭证作用的档案。2.长期保管的档案：保存期限为10年至50年的档案，如参保登记、基金征缴、待遇审核等业务活动中形成的重要档案。3.短期保管的档案：保存期限为1年至10年的档案，如一般性的业务文件、临时性的统计报表等。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，定期对档案库房进行检查和维护。3.档案应存放在专用的档案柜中，并按照档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。（四）档案的数字化管理1.逐步推进档案的数字化管理工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.加强电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、备份等措施，防止电子档案的丢失、损坏和泄密。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.医疗保障中心内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，应持有合法有效的介绍信或证明文件，经医疗保障中心分管领导批准后，方可查阅。查阅涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照国家有关保密规定执行。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。3.查阅人员如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、摘录等利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用目的等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保管状况，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经医疗保障中心分管领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁时，应进行现场监督，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等情况进行统计分析。2.统计报表应准确、及时、完整，反映档案管理工作的实际情况，并按照规定向上级主管部门报送。（二）移交工作1.医疗保障中心因机构改革、