档案数字化建设保密制度

PAGE档案数字化建设保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案数字化建设过程中的保密管理，确保公司档案信息的安全与机密性，防止档案信息泄露、篡改或丢失，特制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于参与公司档案数字化建设的所有部门、人员，包括但不限于档案管理人员、数字化处理人员、技术支持人员、外包服务人员等。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案数字化建设过程中的保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识教育，建立健全保密管理制度和流程，从源头上预防档案信息泄露风险。3.最小化授权原则：根据工作需要，严格限定接触和处理档案信息的人员范围及权限，确保信息仅在必要的范围内流转和使用。4.全程保密原则：对档案数字化建设的全过程，包括档案收集、整理、扫描、存储、传输、利用等环节，实施严格的保密措施。二、保密职责（一）公司管理层1.负责审批档案数字化建设保密制度及相关保密措施，确保制度符合公司整体战略和安全要求。2.提供必要的资源支持，保障保密工作所需的人力、物力和财力。3.监督保密制度的执行情况，对违反保密制度的行为进行严肃处理。（二）档案管理部门1.制定和完善档案数字化建设保密工作流程和规范，明确各环节的保密要求和操作标准。2.负责档案数字化项目的统筹规划，协调各部门之间的工作，确保保密工作贯穿项目始终。3.对参与档案数字化建设的人员进行保密培训和教育，提高其保密意识和技能。4.定期对档案数字化建设过程中的保密工作进行检查和评估，及时发现并整改存在的问题。5.负责档案数字化成果的验收和存储管理，确保档案信息的安全存储和有效利用。（三）数字化处理部门1.按照档案管理部门制定的保密流程和规范，负责档案的扫描、图像处理、数据录入等数字化处理工作。2.对数字化处理设备和工作环境进行安全管理，防止设备故障、网络攻击等导致档案信息泄露。3.对数字化处理过程中产生的中间数据和临时文件进行妥善保管，处理完毕后及时清理或销毁。4.配合档案管理部门做好数字化成果的验收工作，确保数字化档案的质量和保密性。（四）技术支持部门1.负责档案数字化建设所需的技术系统和网络环境的安全维护，保障系统稳定运行，防止技术漏洞引发信息安全事故。2.对档案数字化建设过程中涉及的技术设备、软件进行安全管理，定期进行安全检查和更新，确保其安全性和可靠性。3.协助制定和实施数据备份与恢复方案，确保档案信息在遭受意外损失时能够及时恢复。4.对档案数字化建设中的技术难题提供技术支持和解决方案，同时保障技术措施符合保密要求。（五）外包服务人员1.严格遵守公司的保密制度和与公司签订的保密协议，履行保密义务。2.按照公司规定的范围和要求，开展档案数字化建设相关的外包工作，不得超出授权范围接触和处理档案信息。3.对在工作过程中知悉的公司档案信息予以保密，不得擅自复制、传播或泄露给任何第三方。4.接受公司的监督和管理，配合公司做好保密工作的各项检查和审计。（六）全体员工1.自觉遵守公司档案数字化建设保密制度，积极参加保密培训和教育活动，提高保密意识。2.妥善保管个人使用的涉及档案数字化建设的设备和存储介质，防止丢失或被盗。3.在工作中发现任何可能导致档案信息泄露的情况，应及时报告上级领导和档案管理部门。三、档案数字化建设流程中的保密措施（一）档案收集与整理阶段1.档案管理人员在收集档案时，应严格按照档案管理制度进行操作，确保档案的完整性和准确性。2.对收集到的档案进行初步整理，明确档案的类别、年份、保管期限等信息，同时对档案进行编号和登记，建立档案目录清单。3.在档案整理过程中，应采取必要的防护措施，避免档案受到损坏、丢失或未经授权的查阅。（二）档案扫描阶段1.选择具备保密条件的扫描场所，确保扫描环境安全可靠，防止无关人员进入。2.扫描设备应进行必要的安全设置，如设置用户密码、加密存储扫描数据等。3.扫描操作人员应经过专门培训，熟悉扫描流程和保密要求，严格按照操作规程进行扫描。4.在扫描过程中，应逐页核对档案内容，确保扫描图像清晰、完整，与原件一致。5.对扫描过程中发现的档案原件问题，如破损、字迹模糊等，应及时记录并反馈给档案管理人员进行处理。（三）图像处理阶段1.图像处理人员应严格遵守操作规程，对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量符合要求。2.在图像处理过程中，应注意保护档案信息的原始性和完整性，不得擅自修改或删除档案内容。3.对图像处理过程中产生的中间数据和临时文件，应妥善保管，处理完毕后及时清理或销毁。4.图像处理完成后，应对处理结果进行质量检查，确保图像清晰、准确、完整，能够满足后续存储和利用的要求。（四）数据录入阶段1.数据录入人员应认真核对扫描图像与档案原件内容，确保录入数据准确无误。2.严格按照档案管理系统的要求进行数据录入，确保数据格式规范、统一。3.在数据录入过程中，应采取必要的防错、纠错措施，如双人录入核对、数据校验等，确保录入数据的准确性。4.对录入过程中发现的问题或疑问，应及时与档案管理人员沟通核实，不得擅自处理。（五）数据存储阶段1.建立安全可靠的档案数字化存储系统，采用加密存储、访问控制、数据备份等技术手段，确保档案数据的安全存储。2.对存储设备进行定期检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致数据丢失。3.根据档案的重要性和保密级别，设置不同的存储权限，严格限定访问人员范围。4.定期对存储的档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，并进行异地存储，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。（六）数据传输阶段1.在档案数字化数据传输过程中，应采用加密传输技术，确保数据在传输过程中的保密性和完整性。2.对传输设备和网络进行安全管理，防止网络攻击、数据拦截等安全事故的发生。3.严格控制数据传输的路径和范围，确保数据仅在授权的网络环境和设备之间传输。4.在数据传输前，应对传输数据进行完整性校验，确保传输数据与原始数据一致。（七）档案利用阶段1.明确档案利用的审批流程，用户需填写档案利用申请表，经相关部门负责人审批后，方可查阅、借阅或复制档案数字化成果。2.档案管理人员应根据审批意见，为用户提供相应的档案利用服务，并对利用过程进行记录。3.在档案利用场所，应设置必要的安全设施，如监控设备、门禁系统等，确保利用过程的安全。4.用户在利用档案数字化成果时，应严格遵守保密规定，不得擅自将档案信息带出利用场所或泄露给无关人员。5.对档案利用过程中发现的问题或异常情况，应及时报告档案管理部门进行处理。四、保密培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应涵盖档案数字化建设保密制度、操作规程、安全意识等方面的内容，确保参与档案数字化建设的人员具备必要的保密知识和技能。（二）培训内容1.法律法规与政策：讲解国家关于档案管理和信息安全的法律法规，以及行业相关的保密政策和标准。2.保密制度与流程：详细介绍公司档案数字化建设保密制度的各项规定，包括保密职责、工作流程、保密措施等。3.操作规程：针对档案数字化建设的各个环节，如扫描、图像处理、数据录入、存储、传输、利用等，讲解具体的操作规程和注意事项。4.安全意识教育：通过案例分析、模拟演练等方式，提高员工的保密意识和安全防范意识，使其认识到档案信息安全的重要性。（三）培训方式1.集中培训：定期组织全体参与档案数字化建设的人员进行集中培训，邀请专家或内部资深人员进行授课。2.在线学习：提供在线学习平台，上传保密培训资料和视频课程，方便员工随时进行学习。3.现场指导：在档案数字化建设现场，由经验丰富的人员对新入职员工或操作不熟练的员工进行现场指导和培训。4.专题讲座：针对档案数字化建设过程中的热点问题或保密难点问题，举办专题讲座，邀请相关领域的专家进行讲解和交流。（四）培训记录与考核1.对每次保密培训进行详细记录，包括培训时间、培训地点、培训内容、培训讲师、参与人员等信息。2.建立培训考核机制，对员工的保密知识和技能进行考核，考核结果纳入员工绩效考核体系。3.对考核不合格的员工，应进行补考或再次培训，直至考核合格为止。五、保密监督与检查（一）监督机制1.公司成立保密监督小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门代表。2.保密监督小组负责定期对公司档案数字化建设保密制度的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。3.设立保密举报邮箱和电话，鼓励员工对违反保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）检查内容1.制度执行情况：检查各部门和人员是否严格遵守档案数字化建设保密制度，是否存在违规操作行为。2.工作流程执行情况：对档案数字化建设的各个环节，如档案收集、整理、扫描、存储、传输、利用等，检查工作流程是否得到有效执行。3.保密措施落实情况：检查保密设备、技术措施、安全设施等是否正常运行，是否能够有效保障档案信息的安全。4.人员管理情况：检查参与档案数字化建设的人员是否经过保密培训，是否签订保密协议，是否明确保密职责。（三）检查频率1.保密监督小组应每月至少进行一次全面的保密检查，对重点环节和关键岗位进行不定期抽查。2.在档案数字化建设项目实施期间，应增加检查频率，确保项目建设过程中的保密工作始终处于受控状态。（四）问题整改1.对保密检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定详细的整改方案，认真组织整改，确保问题得到彻底解决。3.整改完成后，责任部门应提交整改报告，由保密监督小组进行验收，验收合格后方可销号。六、保密奖惩（一）奖励1.对在档案数字化建设保密工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升机会等，以激励员工积极参与保密工作，为公司档案信息安全做出贡献。3.具体奖励情形包括但不限于：及时发现并报告重大保密隐患，避免档案信息泄露事故发生；提出创新性的保密措施或建议，有效提升公司保密工作水平；在保密工作中表现出高度的责任心和敬业精神，为公司树立良好形象等。（二）惩罚1.对违反档案数字化建设保密制度的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚方式包括警告