档案工作设施化管理制度

PAGE档案工作设施化管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作设施化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案工作设施化管理方面的活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案工作设施化管理活动合法合规。2.完整性原则：全面涵盖档案工作设施化管理的各个环节，保证档案的形成、收集、整理、存储、保管、利用等过程完整无缺。3.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.实用性原则：制度内容应具有可操作性，便于员工理解和执行，以满足公司档案管理工作的实际需求。二、档案工作设施建设与配备（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放区域。避免建在地下室或低洼地带，以防洪水、积水等自然灾害对档案造成损害。2.面积规划根据公司档案数量及未来发展需求，合理规划档案库房面积。一般应保证每万卷（件）档案不少于[X]平方米的使用面积。预留一定的空间用于档案整理、搬运及设备存放等。3.建筑结构档案库房的建筑结构应坚固耐用，具备良好的抗震、防火、防潮、防虫等性能。采用钢筋混凝土框架结构或砖混结构，墙体应厚实，屋顶应防水、隔热。4.内部装修地面应采用耐磨、防潮、易清洁的材料，如防静电地板或水磨石地面。墙面应进行防潮、防霉处理，可采用防霉涂料或贴防潮壁纸。天花板应平整光洁，便于清洁和安装照明设备。（二）档案存储设备配备1.档案架（柜）根据档案的类型、规格和数量，选择合适的档案架（柜）。档案架（柜）应坚固耐用，符合档案存储要求。档案架（柜）的排列应整齐有序，便于查找和存取档案。同一类型的档案应存放在同一区域的档案架（柜）内。2.存储箱（盒）对于一些特殊档案或零散文件，可使用存储箱（盒）进行分类存放。存储箱（盒）应具有良好的密封性和标识性。存储箱（盒）的材质应根据档案的保存要求选择，如纸质档案可选用纸质档案盒，磁性介质档案可选用专用存储盒。3.密集架当档案数量较多时，可考虑配备密集架。密集架应具备良好的承重能力、稳定性和安全性。密集架的操作应方便快捷，能够实现档案的密集存储和快速检索。（三）档案保护设备配备1.温湿度控制设备在档案库房内安装温湿度传感器，实时监测库房内的温度和湿度。根据档案保存要求，配备空调、除湿机、加湿器等温湿度调节设备，将库房温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.防火设备安装火灾自动报警系统，确保能够及时发现火灾隐患。配备灭火器、消火栓等灭火设备，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。在档案库房内设置防火隔离设施，如防火墙、防火门等，防止火灾蔓延。3.防潮防虫设备安装防虫网，防止昆虫进入档案库房。放置驱虫药品，如樟脑丸、薰衣草等，定期更换，以保持库房内无虫害。配备除湿机，降低库房内的湿度，防止档案受潮发霉。4.防盗设备在档案库房门窗安装防盗门窗，并设置防盗报警装置，如红外线报警器、震动报警器等。安装监控摄像头，对档案库房进行24小时实时监控，确保档案安全。（四）档案整理与加工设备配备1.办公桌椅为档案整理人员配备舒适、符合人体工程学的办公桌椅，便于长时间进行档案整理工作。2.电脑及软件配备高性能电脑，安装档案管理软件，用于档案的录入、检索、编目等工作。档案管理软件应具备完善的功能，如档案分类管理、权限设置、数据备份等，满足公司档案管理的实际需求。3.打印机、复印机配备打印机、复印机，用于打印档案目录、文件副本等资料。4.装订设备购置装订机、缝纫机等装订设备，对整理好的档案进行装订，确保档案整齐、牢固。三、档案工作设施管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案工作设施化管理制度，并组织实施。2.统筹规划档案工作设施建设与配备，提出合理的预算建议。3.监督检查档案工作设施的使用情况，确保设施正常运行，满足档案管理工作需要。4.组织开展档案工作设施的维护、维修和更新工作，保证设施的安全性和可靠性。5.对档案工作设施管理人员进行培训和指导，提高其业务水平和管理能力。（二）设施管理人员职责1.负责档案工作设施的日常管理和维护，确保设施正常运行。2.定期检查档案库房的温湿度、防火、防潮、防虫、防盗等情况，及时发现并处理问题。3.对档案存储设备进行定期盘点和清查，确保档案存放有序，数量准确。4.负责档案整理与加工设备的操作和维护，保证设备性能良好，满足工作需要。5.协助档案管理部门做好档案工作设施的更新和改造工作，提出合理化建议。（三）使用部门职责1.按照档案管理部门的要求，正确使用档案工作设施，不得擅自更改或损坏设施。2.配合设施管理人员做好档案工作设施的日常维护和管理工作，及时反馈设施使用过程中出现的问题。3.负责本部门档案的整理、分类和移交工作，确保档案符合存储要求，便于管理和利用。四、档案工作设施使用与维护（一）档案库房使用规定1.档案库房应保持整洁、卫生，严禁在库房内吸烟、饮食、存放易燃、易爆物品。2.档案库房应专人专用，未经档案管理部门批准，其他人员不得擅自进入。3.进入档案库房的人员应遵守库房管理制度中的相关规定，不得随意翻动档案，保持档案的原有秩序。（二）档案存储设备使用规定1.档案架（柜）应按照编号顺序排列，标识清晰，便于查找。2.档案应分类存放，不同类型、年度、保管期限的档案应分别存放在相应的档案架（柜）内。3.存储箱（盒）应整齐摆放，箱（盒）外应标明档案类别、年度、保管期限等信息。4.密集架的操作应严格按照操作规程进行，严禁超载、猛推猛拉等违规操作。（三）档案保护设备使用规定1.温湿度控制设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行，温湿度控制在规定范围内。2.防火设备应定期进行检查和维护，灭火器应按时换药，消火栓应保证水压正常、配件齐全。3.防潮防虫设备应定期进行检查和更换，确保其效果良好。4.防盗设备应定期进行检查和维护，监控摄像头应保证图像清晰、存储正常。（四）档案整理与加工设备使用规定1.电脑及软件应定期进行杀毒和维护更新，确保数据安全。2.打印机、复印机应按照操作规程进行使用，定期进行清洁和保养，保证打印、复印质量。3.装订设备应定期进行检查和维护，确保装订牢固、整齐。（五）档案工作设施维护与维修1.设施管理人员应定期对档案工作设施进行检查和维护，发现问题及时处理。2.对于一般性故障，设施管理人员应自行进行维修；对于较为复杂的故障，应及时联系专业维修人员进行维修。3.档案工作设施的维修应做好记录，包括故障现象、维修时间、维修内容、维修人员等信息。4.档案工作设施维修后，设施管理人员应进行验收，确保设施恢复正常运行。五、档案工作设施安全管理（一）安全制度1.建立健全档案工作设施安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范措施。2.定期对档案工作设施进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.制定安全应急预案，提高应对突发事件的能力，确保档案安全。（二）人员安全1.对档案工作设施管理人员进行安全教育培训，提高其安全意识和操作技能。2.设施管理人员在操作档案工作设施时，应严格遵守操作规程，确保自身安全。3.进入档案库房的人员应佩戴必要的安全防护用品，如安全帽、手套等。(三)信息安全1.加强档案信息安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止档案信息泄露。2.对档案管理软件的用户权限进行严格设置，不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。3.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的数据存储设备上，并异地存放。六、档案工作设施更新与改造（一）更新与改造计划1.根据公司档案管理工作的发展需求和档案工作设施的实际使用情况，制定档案工作设施更新与改造计划。2.档案工作设施更新与改造计划应包括更新与改造的内容、时间、预算等方面的安排。（二）更新与改造实施1.按照档案工作设施更新与改造计划，组织实施更新与改造工作。2.在更新与改造过程中，应严格按照相关标准和规范进行施工，确保工程质量。3.档案工作设施更新与改造完成后，应进行验收，验收合格后方可投入使用。七、档案工作设施监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对档案工作设施的使用、维护、安全等情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.建立档案工作设施监督检查记录档案，对每次监督检查的情况进行详