乡镇档案室保密管理制度

PAGE乡镇档案室保密管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案室的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本乡镇实际情况，制定本保密管理制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇档案室工作人员、档案利用者以及其他涉及档案管理与利用的相关人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法开展档案保密管理工作。2.预防为主原则：强化保密意识，采取有效措施，预防档案信息泄露事件的发生。3.全程管控原则：对档案的收集、整理、保管、利用等全过程进行保密管理。4.责任追究原则：对违反保密制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、档案管理部门及人员职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案保密管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作，确保档案的安全与完整。3.负责对档案利用活动进行审查和监督，确保档案利用符合保密规定。4.负责开展档案保密宣传教育工作，提高工作人员和档案利用者的保密意识。（二）档案室工作人员职责1.严格遵守档案保密制度，履行保密义务。2.负责档案的日常管理工作，确保档案的整理规范、保管安全。3.对档案利用申请进行审核，按照规定提供档案利用服务。4.发现档案信息泄露或可能泄露的情况，及时报告并采取措施。（三）档案利用者职责1.遵守档案利用的相关规定，不得擅自复制、传播档案信息。2.在档案利用过程中，妥善保管档案，不得遗失、损坏。3.未经许可，不得将档案带出规定的利用场所。三、档案收集与整理保密管理（一）收集环节1.明确档案收集范围，确保应归档的文件材料及时收集齐全。2.对收集的档案进行初步审查，剔除不符合归档要求或涉及敏感信息的材料。3.在档案收集过程中，采取必要的保密措施，防止档案信息在流转过程中泄露。（二）整理环节1.按照档案整理的原则和方法，对收集的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.在整理过程中，严格遵守保密规定，不得擅自查阅、摘抄、传播档案内容。3.对整理过程中发现的问题，及时与相关部门或人员沟通，确保档案整理工作的准确性和保密性。四、档案保管保密管理（一）保管场所1.档案室应具备安全可靠的保管场所，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施。2.保管场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对保管场所的安全状况进行定期检查，及时发现并排除安全隐患。（二）档案存储1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案和涉及敏感信息的档案，应采取加密存储、异地备份等措施，确保档案信息的安全。3.建立档案存储台账，详细记录档案的存放位置、数量、保管期限等信息。（三）档案保管人员1.档案保管人员应经过严格的审查和培训，具备良好的保密意识和业务能力。与档案保管人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.档案保管人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时报告并处理。五、档案利用保密管理（一）利用申请1.档案利用者需填写档案利用申请表，注明利用目的、范围、期限等信息。2.对档案利用申请进行严格审核，确保利用目的正当、范围合理、期限适当。3.对于涉及敏感信息的档案利用申请，应报经相关领导审批。（二）利用审批1.根据档案利用申请的审核情况，进行审批。2.审批通过后，向档案利用者发放档案利用凭证，并告知其利用过程中的保密要求。（三）利用服务1.在规定的利用场所为档案利用者提供档案查阅、复制等服务。2.对档案利用过程进行全程监督，确保档案利用者遵守保密规定。3.如需对档案进行复制，应按照规定的程序和方法进行操作，确保复制件与原件内容一致，并对复制件进行登记和管理。（四）利用期限严格按照审批的利用期限提供档案利用服务，到期收回档案。如需延长利用期限，应重新办理审批手续。六、档案传输与信息化保密管理（一）档案传输1.档案传输应采用安全可靠的方式，如加密传输、专人递送等。2.在档案传输过程中，对传输载体进行严格管理，确保传输过程中的安全。3.对档案传输的接收方进行身份验证，确保传输信息的准确性和保密性。（二）档案信息化1.建立档案信息化管理系统，对档案信息进行数字化存储和管理。2.对档案信息化管理系统进行安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的稳定运行和数据安全。七、保密监督与检查（一）监督机制1.建立档案保密监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.设立举报电话和邮箱接受群众对档案信息泄露行为的举报。（二）检查内容1.档案保密制度的执行情况。2.档案管理各环节的保密措施落实情况。3.档案利用过程中的保密情况。4.档案传输与信息化管理的安全情况。（三）检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案保密检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理的重点环节和部位进行不定期抽查。（四）问题整改对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。八、保密教育与培训（一）教育内容1.法律法规教育：组织学习国家有关保密法律法规，增强工作人员的法律意识。2.保密制度教育：深入学习本乡镇档案保密管理制度，明确保密责任和义务。3.保密技能教育：开展档案管理保密技能培训，提高工作人员的保密操作能力。（二）培训方式1.定期培训：每年组织不少于[X]次的档案保密培训。2.专题培训：根据工作需要，针对特定的保密问题或业务开展专题培训。3.在线学习：提供在线学习平台，方便工作人员随时学习保密知识。（三）教育效果评估通过考试、撰写心得体会、实际操作等方式对保密教育与培训效果进行评估，不断改进教育与培训工作。九、保密奖惩（一）奖励对在档案保密工作中表现突出的部门或个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金