档案室墙壁制度规范要求

PAGE档案室墙壁制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司档案室的规范化管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案室墙壁制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案室相关活动中的行为规范。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：强化档案的安全保护措施，防止档案信息泄露、损毁和丢失。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，提高档案管理的效率和质量。4.服务利用原则：充分开发档案资源，为公司的决策、生产、经营等活动提供有效服务。二、档案室墙壁布局规范（一）档案架排列1.档案架应按照分类清晰、便于查找的原则进行排列。一般按照档案类别，如文书档案、科技档案、人事档案等依次排列。2.同一类别的档案架应保持整齐有序，编号连续，便于标识和管理。（二）标识设置1.在档案室入口处显著位置设置档案室标识牌，标明档案室名称、开放时间、联系电话等信息。2.每个档案架应设置清晰的标识牌，注明该架存放档案的类别、起止年度等内容，方便工作人员和查阅人员快速定位所需档案。3.在档案室墙壁上适当位置张贴档案管理相关的规章制度、操作流程等，确保使用人员能够随时了解和遵守。（三）照明与通风1.档案室应配备充足的照明设备，保证光线均匀、明亮，避免阳光直射档案。灯具应定期检查和维护，确保正常使用。2.良好的通风系统是保证档案质量的关键。应安装通风设备，保持室内空气流通，控制温度和湿度在适宜范围内。通风口应设置防尘、防虫设施。（四）温湿度控制1.档案室的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%。2.配备温湿度监测设备，实时监控室内温湿度情况，并做好记录。如温湿度超出规定范围，应及时采取相应的调节措施。（五）防火与防盗1.档案室应安装防火门、防火卷帘等防火设施，并配备灭火器材，如灭火器、灭火器具等。灭火器材应定期检查和维护，确保其性能良好。2.安装防盗门窗、监控设备等防盗设施，监控设备应覆盖档案室各个区域，确保24小时不间断监控。监控记录应保存一定期限，以备查阅。三、档案收集与整理规范（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等均应纳入档案收集范围。2.具体包括但不限于：上级文件、公司发文、会议记录、工作计划与总结、合同协议、技术资料、财务报表、人事档案等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交至档案室。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。对于破损或褪色的档案，应进行修复或复制。3.收集的档案应按照一定的分类标准进行初步整理，如按照年度、类别等进行区分，便于后续的集中整理。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）分类方法1.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。即先按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类。2.科技档案按照项目、专业等进行分类，如科研项目档案可按项目阶段、研究内容等进行细分。3.人事档案按照员工类别、档案内容等进行分类，如干部档案、工人档案，每类档案再按履历、考核、奖惩等内容进行排列。（五）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.文书档案编号一般为：年度+保管期限代码+机构（问题）代码+顺序号。例如：2023YJ01001，其中“2023”为年度，“YJ”为永久保管期限代码，“01”为机构代码，“001”为顺序号。3.科技档案编号可根据项目特点和管理需求自行设定，但应保证编号的科学性和连贯性。4.人事档案编号按照国家相关规定执行，一般为个人身份证号。（六）装订要求1.归档文件应去除金属物，采用A4型纸张进行左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或粘贴，使其符合A4型纸张要求。3.卷内文件应编写页号，页号编写位置在文件正面右上角、背面左上角。四、档案存储与保管规范（一）存储方式1.档案应存放在专门的档案架上，档案架应坚固耐用，能够承受档案的重量。2.对于特殊载体的档案，如光盘、磁带等，应存放在防磁、防潮、防尘的专用存储设备中，并定期进行检查和维护。（二）保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。3.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。（三）定期盘点1.档案室应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。2.盘点内容包括档案的数量、质量、存放位置等，确保账实相符。3.对于盘点中发现的问题，如档案丢失、损坏等，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。（四）档案修复与保护1.对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复。修复工作应遵循保持档案原貌的原则，采用适宜的修复方法和材料。2.定期对档案进行消毒、防虫处理，防止档案受到虫害、鼠害等侵害。3.对于电子档案，应定期进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。五、档案查阅与利用规范（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，方可到档案室查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅权限需经公司保密委员会或相关领导批准。3.外部单位查阅档案，必须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等，经公司分管领导批准后，由档案室工作人员陪同查阅。（二）查阅登记1.所有查阅档案的人员均需进行登记，记录查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、审批情况等信息。2.查阅登记应详细、准确，以备查询和统计。（三）查阅要求1.查阅人员应在档案室指定的区域内进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定的程序进行操作。3.查阅结束后，查阅人员应将档案归还原位，并由档案室工作人员进行核对。（四）利用反馈1.鼓励档案利用人员对档案利用情况进行反馈，提出改进档案管理和服务的意见和建议。2.档案室应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案的利用需求和趋势，为档案管理工作提供参考依据。六、档案销毁规范（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定确属不需继续保存的档案。（二）销毁鉴定1.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。2.鉴定小组按照档案保管期限和价值标准，对拟销毁档案进行逐一鉴定，提出销毁意见。3.鉴定过程应形成详细的鉴定记录，包括档案名称、年度（或项目）、保管期限、鉴定意见等内容。（三）销毁审批1.经鉴定小组鉴定同意销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等，报公司分管领导审批。2.涉及重要机密或敏感信息的档案销毁，需经公司主要领导批准。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等。2.对于电子档案，应采用专业的数据清除软件进行彻底删除，并对存储介质进行