生产文件档案管理制度

PAGE生产文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，便于生产活动的顺利开展及对生产过程的追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产相关的文件档案管理，包括但不限于生产计划、工艺文件、操作规程、质量记录、设备档案等。（三）职责分工1.生产部门负责生产文件的起草、修订、审核及执行，并及时将相关文件提交至档案管理部门。配合档案管理部门对生产文件档案进行整理、归档和保管。2.档案管理部门负责制定生产文件档案管理的具体流程和规范。对生产文件档案进行统一收集、整理、分类、编号、存储和保管。建立生产文件档案检索系统，方便查询和利用。3.质量部门监督生产文件的执行情况，确保生产过程符合质量要求。对质量记录等相关文件档案进行审核和管理。4.其他部门按照本制度要求，做好本部门涉及生产文件档案的管理工作。在工作中及时向档案管理部门提供相关生产文件档案资料。（四）基本原则1.合法性原则：生产文件档案管理应符合国家法律法规及行业标准的要求。2.完整性原则：确保生产文件档案涵盖生产活动的各个环节，不遗漏重要信息。3.准确性原则：文件档案内容应真实、准确，数据可靠。4.规范性原则：文件格式、编号、分类等应遵循统一规范。5.保密性原则：对涉及公司机密的生产文件档案进行严格保密。二、文件的起草与修订（一）起草要求1.生产文件的起草应依据公司生产实际情况、相关技术标准和规范进行。2.起草人员应具备相应的专业知识和工作经验，确保文件内容的科学性和可行性。3.文件内容应明确、具体，语言简洁易懂，避免模糊和歧义。（二）修订流程1.当生产工艺、设备、质量标准等发生变化时，相关部门应及时提出文件修订申请。2.申请部门填写《生产文件修订申请表》，详细说明修订原因、内容及影响范围。3.申请表经部门负责人审核后提交至生产部门，生产部门组织相关人员进行评审。4.评审通过后，由起草人员对文件进行修订，修订后的文件经审核、批准后生效。三、文件的审核与批准（一）审核1.生产文件初稿完成后，由起草部门负责人进行初审，检查文件内容是否完整、准确、符合要求。2.初审通过后，提交至相关部门进行会审。会审部门包括但不限于生产、质量、技术等部门，各部门根据职责对文件进行审核，提出意见和建议。3.审核人员应认真审查文件内容，确保文件与公司整体生产管理要求相符，与相关法律法规和行业标准一致。（二）批准1.文件经审核无误后，由公司分管领导进行批准。2.批准人应对文件的整体质量和适用性负责，签署批准意见并注明批准日期。3.未经批准的文件不得发布和执行。四、文件的发放与使用（一）发放1.档案管理部门根据文件批准情况，对生产文件进行编号、打印，并按照规定的发放范围进行发放。2.发放文件时，应填写《生产文件发放登记表》，记录文件名称、编号、发放部门、发放日期、领取人等信息。3.文件发放应确保及时、准确，避免延误生产工作。（二）使用1.各部门应妥善保管所领取的生产文件，不得随意转借、复印或丢失。2.员工在使用生产文件时，应严格按照文件规定的操作流程和要求进行生产活动，确保生产质量和安全。3.如发现文件存在问题或不适用的情况，应及时反馈至档案管理部门或相关部门进行处理。五、文件的归档与保管（一）归档1.生产活动结束后，相关部门应及时将生产过程中形成的各类文件档案整理后提交至档案管理部门进行归档。2.归档文件应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、审批记录等。3.档案管理部门按照文件的类别、时间顺序等进行分类整理，编制档案目录，建立电子和纸质档案。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫鼠等条件。2.对纸质档案应进行分类存放，采用合适的装订方式和存储设备，便于查找和管理。3.电子档案应进行备份存储，定期进行数据维护和检查，防止数据丢失或损坏。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、状态良好。六、文件的借阅与查阅（一）借阅1.因工作需要借阅生产文件档案的，应填写《生产文件档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等。2.申请表经部门负责人审核后，提交至档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批情况，办理借阅手续，借阅人应在规定期限内归还所借文件档案。4.借阅期间，借阅人应妥善保管文件档案，不得擅自涂改损坏，不得转借他人。（二）查阅1.公司内部人员查阅生产文件档案，可直接到档案管理部门进行查阅。2.查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自将文件档案带出查阅场所。3.查阅后，查阅人员应在《生产文件档案查阅登记表》上签字确认。七、文件的销毁（一）销毁条件1.已过保存期限且无继续保存价值的生产文件档案。2.因生产工艺变更、设备更新等原因不再适用的文件档案。3.其他经鉴定确需销毁的文件档案。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对库存文件档案进行清查，提出拟销毁文件清单。2.拟销毁文件清单经相关部门审核确认后，报公司分管领导批准。3.批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、文件名称、数量等。4.销毁记录应保存一定期限，以备查考。八、文件档案的信息化管理（一）系统建设1.建立生产文件档案信息化管理系统，实现文件档案的电子化存储、检索、借阅审批等功能。2.系统应具备完善的权限管理机制，不同人员根据职责权限访问相应的文件档案。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质文件档案录入信息化管理系统，确保数据准确完整。2.定期对系统中的文件档案数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、数据加密等措施，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，制定数据恢复预案，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。九、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对生产文件档案管理工作进行监督检查，检查内容包括文件的起草、审核、批准、发放、使用、归档、保管、借阅、查阅、销毁等环节。2.监督检查可采用现场检查、文件审查、人员访谈等方式进行。（二）考核1.建立生产文件档案管理工作考核机制