山西科研档案数字化制度

PAGE山西科研档案数字化制度一、总则（一）目的为加强山西科研档案的管理，提高科研档案的利用效率，保障科研工作的顺利开展，根据国家相关法律法规和行业标准，结合我省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西省内各类科研机构、高等院校、企业等单位（以下统称“单位”）的科研档案数字化管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：确保数字化档案与原始档案内容一致，真实反映科研活动的全过程。2.完整性原则：全面收集、整理科研项目各阶段形成的档案资料，保证档案的完整性。3.准确性原则：数字化过程中数据录入准确无误，图像清晰可读，元数据完整规范。4.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化信息的安全，防止数据泄露、篡改和丢失。5.规范性原则：遵循国家和行业有关档案数字化的标准规范，确保数字化工作的规范化、标准化。（四）定义1.科研档案：指单位在科研项目立项、研究、验收等过程中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料，包括科研项目申请书、研究报告、实验数据、论文著作、成果鉴定材料等。2.数字化：将科研档案通过扫描、图像处理、数据录入等技术手段，转化为电子文件，并进行存储、管理和利用的过程。3.元数据：描述科研档案内容、背景、结构及其管理过程的数据，用于支持档案的检索、利用和长期保存。二、组织与职责（一）管理机构各单位应成立科研档案数字化工作领导小组，负责统筹协调本单位科研档案数字化工作，研究解决工作中的重大问题。领导小组组长由单位分管科研工作的领导担任，成员包括科研管理部门、档案管理部门、信息技术部门等相关负责人。（二）职责分工1.科研管理部门负责组织科研项目负责人按照档案管理要求，及时整理、移交科研项目档案。协助档案管理部门审核科研档案的完整性、准确性，确保档案内容符合科研管理规定。2.档案管理部门制定科研档案数字化工作计划和实施方案，明确工作流程、质量标准和时间节点。负责科研档案的收集、整理、鉴定、编目等基础工作，对数字化前的档案进行质量检查。组织开展档案数字化加工工作，对数字化成果进行验收，确保数字化档案符合质量要求。负责建立和维护科研档案数字化管理系统，对数字化档案进行存储、管理和利用。3.信息技术部门提供档案数字化所需的技术支持和设备保障，确保数字化工作的顺利进行。负责数字化加工设备的日常维护和管理，保障设备的正常运行。协助档案管理部门对数字化管理系统进行安全防护，防止数据安全事故的发生。4.科研项目负责人负责本项目科研档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确。按照档案管理部门的要求，及时将科研项目档案移交至档案管理部门，并配合做好档案数字化相关工作。三、档案收集与整理（一）收集范围各单位应按照国家和行业有关规定，全面收集科研项目在立项论证、研究实施、结题验收等过程中形成的各类文件材料，包括但不限于：1.项目申报材料：项目申请书、可行性研究报告、项目预算等。2.研究过程材料：实验记录、研究报告、论文著作、专利申请文件等。3.结题验收材料：结题报告、验收意见、成果鉴定证书等。4.其他相关材料：项目经费使用情况报告、合作协议、奖励证书等。（二）收集要求1.科研项目负责人应在项目研究过程中及时收集、整理项目档案，确保档案资料的真实性、完整性和准确性。2.档案收集应遵循科研活动的自然进程，按照文件形成的时间顺序进行整理，保持文件之间的有机联系。3.对于重要的科研档案，应同时收集纸质文件和电子文件，确保两种载体的文件内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和密级，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索，提高档案利用效率。（四）整理方法1.分类：按照科研项目的类别、学科领域、研究阶段等进行分类，建立科学合理的分类体系。2.编号：对每一份科研档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.编目：编制科研档案目录，包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等项目，确保目录信息准确、完整。四、数字化流程（一）扫描1.根据档案的纸张类型、幅面大小、保存状况等因素，选择合适的扫描设备和扫描参数，确保扫描图像清晰可读。2.对于纸质档案，应采用黑白二值、灰度、彩色等方式进行扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，对于文字较小、清晰度要求较高的档案，扫描分辨率应适当提高。3.扫描过程中应注意保护档案原件，避免对档案造成损坏。对于破损、褪色等档案，应先进行修复处理后再进行扫描。（二）图像处理1.对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像的质量符合要求。2.对于图像中的文字信息，应进行识别和校对，确保文字识别准确率不低于95%。3.对图像处理后的图像进行格式转换，统一存储为TIFF、JPEG等通用格式，便于后续管理和利用。（三）数据录入1.按照科研档案目录，将档案的题名、责任者、日期、保管期限等元数据录入数字化管理系统，确保元数据准确、完整。2.对于档案中的文字信息，应进行全文录入，录入过程中应认真校对，确保录入内容与原始档案一致。（四）存储1.将数字化后的科研档案存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份，防止数据丢失。2.建立数字化档案存储目录结构，按照分类编号进行存储，便于档案的检索和管理。3.对数字化档案进行加密存储，设置访问权限，确保档案信息的安全性。五、质量控制（一）质量标准1.扫描图像应清晰可读，无明显污渍、黑边、白边等现象，文字信息完整、准确。2.图像处理后的图像应符合质量要求，格式规范统一，图像质量稳定。3.数据录入应准确无误，元数据完整规范，与原始档案内容一致。4.数字化档案的存储应安全可靠，数据备份及时、有效，能够满足档案长期保存和利用的需求。（二）质量检查1.档案管理部门应建立质量检查制度，对数字化工作的各个环节进行质量检查，确保数字化档案质量符合要求。2.质量检查应采用抽检和全检相结合的方式，抽检比例应不低于20%，对于重要档案应进行全检。3.质量检查内容包括扫描图像质量、图像处理效果、数据录入准确性、元数据完整性等方面，发现问题应及时整改。（三）验收1.数字化工作完成后，档案管理部门应组织相关人员对数字化成果进行验收，验收合格后方可正式移交存储和使用。2.验收内容包括数字化档案的数量、质量、存储情况、元数据完整性等方面，验收报告应详细记录验收过程和结果。3.对于验收不合格的数字化成果，应责令相关部门进行整改，直至验收合格为止。六、安全管理（一）安全制度1.各单位应建立健全科研档案数字化安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范措施。2.安全管理制度应包括人员安全管理、设备安全管理、数据安全管理、网络安全管理等方面的内容，确保数字化工作的全过程安全。（二）人员安全管理1.对参与科研档案数字化工作的人员进行安全培训，提高安全意识和操作技能。2.与数字化工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务，防止档案信息泄露。3.加强对数字化工作人员的日常管理，定期进行安全检查和考核，确保人员操作符合安全规范。（三）设备安全管理1.配备必要的安全设备，如防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，保障数字化加工设备和存储设备的安全。2.定期对数字化设备进行维护和保养，确保设备正常运行，防止因设备故障导致数据丢失或泄露。3.对数字化设备进行安全标识，明确设备的使用权限和责任人，防止设备被盗用或误用。（四）数据安全管理1.对数字化档案数据进行加密存储，设置不同级别的访问权限，确保数据安全。2.在数据传输过程中，采用加密技术进行传输，防止数据被窃取或篡改。3.定期对数字化档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。（五）网络安全管理1.加强对数字化管理系统的网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和恶意软件入侵。2.定期对数字化管理系统进行漏洞扫描和修复，确保系统安全稳定运行。3.对数字化管理系统的用户进行身份认证和授权管理，防止非法用户访问系统。七、利用与服务（一）利用方式1.建立科研档案数字化管理系统，为用户提供在线查询、下载、打印等服务，方便用户利用科研档案。2.根据用户需求，提供档案复制、借阅等服务，满足用户对科研档案的个性化需求。3.开展科研档案编研工作，编写科研项目简介、成果汇编等资料，为科研管理和决策提供参考依据。（二）利用权限1.根据科研档案的密级和利用范围，设定不同用户的访问权限，确保档案信息的安全。2.对于涉及国家机密、商业秘密等重要科研档案，应严格按照保密规定进行管理，限制访问范围。3.用户利用科研档案应遵守相关规定，不得擅自更改、删除档案内容，不得将档案用于非法目的。（三）服务流程1.用户提出利用申请，填写利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用方式等信息。2.档案管理部门对用户申请进行审核，根据用户权限和档案利用规定，决定是否批准申请。3.对于批准的申请，档案管理部门按照用户要求提供档案利用服务，并做好利用记录。4.用户利用完毕后，应及时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。八、培训与考核（一）培训内容1.档案管理基础知识培训，包括档案的定义、分类、整理、编目等内容。2.科研档案数字化技术培训，包括扫描、图像处理、数据录入、存储等技术操作培训。3.安全管理培训，包括人员安全、设备安全、数据安全、网络安全等方面的培训。4.利用与服务培训，包括利用方式、利用权限、服务流程等方面的培训。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家进行授课，系统讲解相关知识和技能。2.开展在线培训，通过网络平台提供培训课件和视频，方便工作人员自主学习。3.现场指导培训，针对实际工作中遇到的问题，进行