档案情报管理制度汇编表

PAGE档案情报管理制度汇编表一、总则（一）目的为加强公司档案情报管理，确保档案情报的完整性、准确性、安全性和有效利用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案情报管理方面的各项活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案情报实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。2.真实性原则：档案情报应如实反映公司各项活动的真实情况。3.完整性原则：确保档案情报的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案情报严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案情报管理体系，便于员工查询和利用。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：员工个人基本信息、履历、考核、奖惩等资料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：与公司业务相关的合同、协议、项目文档等。5.技术档案：产品研发资料、技术图纸、工艺文件等。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交至档案管理部门。2.档案形成部门在工作结束后，应按照档案管理要求，对相关文件材料进行整理、分类，定期移交。（三）档案整理1.档案管理部门对接收的档案进行整理，按照分类标准进行编号、编目。2.对破损、褪色的档案进行修复，确保档案的可读性。（四）档案归档1.整理后的档案应及时归档，存入专门的档案库房或电子存储系统。2.建立档案索引目录，便于快速查找。（五）档案保管1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.定期对档案进行检查、清点，确保档案安全。3.电子档案应进行备份，存储在安全的介质上，并定期进行维护。（六）档案借阅1.公司内部员工因工作需要借阅档案，应填写借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅档案应在规定时间内归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印。（七）档案查阅1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出。2.查阅重要档案需经公司领导批准。（八）档案销毁1.对已失去保存价值的档案进行鉴定，填写档案销毁申请表。2.经公司领导批准后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁，并做好记录。三、情报管理（一）情报收集1.建立情报收集渠道，包括内部员工反馈、行业报告、市场调研、网络信息等。2.各部门应关注与本部门业务相关的情报信息，及时收集并反馈给情报管理部门。（二）情报整理1.情报管理部门对收集到的情报进行筛选、分类、分析。2.提取有价值的情报信息，形成情报报告。（三）情报传递1.根据情报的性质和适用范围，将情报报告及时传递给相关部门和人员。2.重要情报应提交公司领导审阅。（四）情报利用1.各部门应充分利用情报信息，为公司决策、业务开展提供参考依据。2.鼓励员工积极参与情报分析和利用，提出合理化建议。（五）情报保密1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等情报信息严格保密。2.情报管理人员应签订保密协议，确保情报安全。四、档案情报管理人员职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、查阅、销毁等工作。2.维护档案库房的安全和卫生。3.定期对档案进行清查、盘点，确保档案数量准确、质量完好。（二）情报管理人员职责1.负责情报的收集、整理、分析、传递、利用和保密工作。2.跟踪行业动态，及时收集有价值的情报信息。3.与各部门保持密切联系，为公司提供情报支持。五、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对档案情报管理工作进行监督检查，确保制度的有效执行。2.检查内容包括档案收集、整理、保管、利用情况，情报管理工作开展情况等。（二）考核评价1.建立档案情报管理工作考核评价机制，对各部门和相关人员的工作进行评价。2.考核结果与绩效挂钩，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对工作不力的进行批评和