学校档案室使用管理制度

PAGE学校档案室使用管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合我校实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职工在档案室使用档案资源的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案的系统性、完整性和准确性。2.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案信息的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用需求，提供便捷、高效的服务，提高档案的利用效率。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、音像资料等。2.上级主管部门下发的与学校相关的文件材料。3.学校与外单位签订的合同、协议等文件材料。4.学校教职工个人在工作中形成的重要业务文件、科研成果等材料（按学校相关规定进行归档）。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的文件材料，并定期移交档案室。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。电子文件应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定的格式和存储要求进行整理。3.对重要活动、重大事件形成的档案材料，应实行跟踪收集，确保档案的及时、完整归档。（三）整理规范1.档案室按照档案管理的有关规定，对收集的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.档案分类应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。一般可分为党群、行政、教学、科研、人事、学生、财务、基建、设备等类别。3.编号应科学合理，便于查找和统计。编目应准确、清晰，包括档案的题名、日期、责任者、文号、保管期限等信息。4.电子档案应按照电子文件管理的相关标准进行整理，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的有效管理和快速检索。三、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.学校应设立专门的档案室库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜架、密集架等，并根据档案的类别和保管期限进行合理排列。3.库房应安装温湿度调控设备、消防设备、安全监控设备等，确保档案保管环境符合要求。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.纸质档案应直立存放，避免挤压、折叠；电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，异地存放。照片、音像资料等特殊载体档案应按照相应的保管要求进行存放。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）保管期限与鉴定1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是对学校具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案保管期限一般为30年；短期保管的档案保管期限一般为10年。2.档案室应定期对档案进行鉴定，根据档案的实际价值和保管期限的规定，确定档案的存毁。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案部门负责人、相关业务人员和专家共同参与。3.对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经学校主管领导批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案销毁的彻底性和安全性。四、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门、各单位因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅档案室的相关档案。2.外单位因工作需要，经学校批准，可查阅、借阅与本单位相关的档案。3.个人因特殊原因，经学校批准，可查阅本人的人事档案等相关档案。（二）利用手续1.校内各部门、各单位查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等，经本部门负责人签字后，报档案室审批。2.外单位查阅、借阅档案应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经学校主管领导批准后，到档案室办理查阅、借阅手续。3.个人查阅本人档案，应填写《个人档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字后，到档案室办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅档案一般应在档案室进行，如需借出，应严格按照借阅期限归还。借阅期限一般不得超过两周，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。如需复印、拍照档案，应经档案室同意，并按照规定的程序进行操作。3.档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅时间、查阅人、档案内容、归还时间等信息。五、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.实现档案信息资源的共享，提高档案管理工作效率和服务水平。3.确保档案信息的安全存储和有效利用，防止档案信息的丢失和泄露。（二）信息化系统建设1.学校应根据档案管理的实际需求，选择合适的档案信息化管理软件，建立档案数据库。档案数据库应涵盖学校各类档案的基本信息、目录信息和全文信息等。2.对纸质档案进行数字化处理，将重要档案进行扫描，形成电子图像，并建立相应的索引目录，实现纸质档案与电子档案的关联。3.加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限管理，对不同用户的操作权限进行严格控制，防止非法访问和数据篡改。（三）信息化利用与服务1.利用档案信息化管理系统，为校内各部门、各单位提供便捷的档案查询服务，实现档案信息的快速检索和在线查阅。2.开展档案信息资源的深度开发利用，通过数据分析、挖掘等手段，为学校的教学、科研、管理等工作提供决策支持。3.加强与学校其他信息系统的对接，实现档案信息与其他业务信息的互联互通，提高学校整体信息化水平。六、档案管理人员职责（一）档案部门负责人职责1.全面负责学校档案室的管理工作，制定档案工作计划和管理制度，并组织实施。2.组织档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案工作的规范化、科学化。3.负责档案人员的业务培训和考核，提高档案人员的业务素质和工作能力。4.协调与学校各部门、各单位的关系，保障档案工作的顺利开展。5.定期向上级主管部门汇报档案工作情况，及时解决档案工作中存在的问题。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和学校的档案管理制度，做好档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等工作，确保档案的质量。3.做好档案的保管工作，维护档案库房的安全和卫生，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复或复制。4.负责档案的利用服务工作，办理档案查阅、借阅手续，提供档案咨询服务，做好档案利用登记工作。5.负责档案信息化管理工作，维护档案信息化系统的正常运行，做好档案数据的录入、存储、备份等工作。6.参与档案的鉴定和销毁工作，对失去保存价值的档案编制销毁清册。7.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。七、监督与检查（一）监督检查机制1.学校建立档案管理监督检查机制，定期对档案室的工作进行检查和评估。检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集整理质量、档案保管环境、档案利用服务等方面。2.档案室应定期开展自查自纠工作，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题，并向上级主管部门报告自查情况。（二）问题整改与责任追究1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。相关部门和单位应按照要求进行整改