医保局档案管理制度范本

PAGE医保局档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强医保局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医保局各部门在工作中形成的各类档案，包括但不限于医保政策文件、参保人员信息档案、医疗费用报销档案、基金管理档案、业务经办档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医保局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映医保工作的实际情况，确保档案内容的真实性和完整性。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，同时严格遵守国家有关保密法律法规。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置医保局设立独立的档案管理科室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善医保局档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全保管，防止档案损坏、丢失和泄密。5.按照规定的程序和要求，做好档案的鉴定、销毁工作。6.负责档案的查阅、借阅服务，为医保局各项工作提供档案支持。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局人员的档案意识和业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医保政策法规类：国家、省、市出台的医保政策文件、法规、规章等。2.参保登记类：参保单位和个人的基本信息、参保登记资料、变更记录等。3.医疗费用报销类：报销申请材料、审核记录、结算凭证等。4.基金管理类：基金收支账目、财务报表、审计报告等。5.业务经办类：医保业务办理流程记录、业务台账、统计报表等。6.其他类：与医保工作相关的会议记录、调研报告、重要文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交档案管理部门。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子档案，应确保其真实、完整，并按照规定的格式和存储要求进行保存。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将档案分为若干大类，如医保政策法规类、参保登记类、医疗费用报销类等，每大类下再细分若干小类。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行规范化装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，可采用纸质和电子两种形式同时保存。（三）保管期限1.医保局档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括医保政策法规类的重要文件、基金管理类的关键资料等。3.长期保管的档案期限一般为10年至50年，如参保登记类的重要资料、医疗费用报销类的典型案例等。4.短期保管的档案期限一般为1年至10年，如业务经办类的一般性文件等。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复损坏的档案、补充缺失的材料等。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其保管价值。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组审核通过的销毁档案清单，报医保局领导审批。2.审批通过后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作，销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。3.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围医保局内部工作人员因工作需要，可查阅相关档案。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记或损坏。（三）借阅范围因特殊工作需要，医保局外部单位或个人可借阅医保局档案。（四）借阅程序1.借阅单位或个人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案名称、编号、借阅用途、归还时间等，并提交相关证明材料。2.《档案借阅申请表》经医保局分管领导签字同意后，交档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理部门与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。4.借阅单位或个人按照协议规定的时间和要求归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅单位或个人的责任。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的医保局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.系统功能模块：包括档案录入、查询、借阅、统计分析、权限管理等功能模块。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备专业的信息化管理人员，负责档案管理信息系统的日常维护和管理。2.加强对档