档案三合一制度交流发言

PAGE档案三合一制度交流发言一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在各项活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司档案工作实行统一领导，由总经理办公室负责统筹协调，各部门及所属单位负责本部门档案的收集、整理、保管和利用，并接受公司档案管理部门的监督指导。2.集中管理原则公司各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的档案丢失、损坏或管理混乱。3.维护档案的真实性、完整性和准确性原则档案管理人员应严格把关，确保档案内容真实反映公司各项活动的实际情况，不得擅自修改、伪造或销毁档案。4.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的分类体系和检索工具，提高档案的查阅效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案管理职责（一）总经理办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作规划，并组织实施。2.负责公司档案工作的统筹协调和监督指导，定期对各部门及所属单位的档案工作进行检查和考核。3.集中管理公司重要档案，包括党群、行政、经营、生产技术、基本建设等各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。4.组织开展档案信息化建设，建立和完善公司档案管理信息系统，提高档案管理的现代化水平。5.负责组织档案人员的业务培训，提高档案人员的专业素质和业务能力。6.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和规范整理。（二）各部门及所属单位职责1.负责本部门及所属单位档案工作的组织领导，明确档案管理责任人，建立健全档案管理制度和工作流程。2.按照公司档案管理要求，负责收集、整理本部门及所属单位在各项活动中形成的档案资料，确保档案的齐全、完整和准确。3.定期对本部门及所属单位的档案进行自查自纠，及时发现问题并整改，确保档案质量符合要求。4.配合公司档案管理部门做好档案的移交、鉴定、销毁等工作，积极提供档案利用服务，满足公司内部各项工作对档案信息的需求。5.负责本部门及所属单位档案信息化建设的基础工作，协助公司档案管理部门做好档案数据的录入和维护工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查阅和利用。4.按照规定的程序和要求，做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案的真实性和合法性。5.积极开展档案信息化建设，熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时录入和更新档案数据，提高档案管理工作效率。6.热情接待档案查阅利用者，提供优质高效的服务，严格遵守档案查阅利用制度，确保档案信息的安全。7.定期对档案管理工作进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类档案：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类档案：包括公司设立、变更、注销等方面的文件材料，公司行政会议、工作计划、总结、报告、规章制度、人事任免、劳动工资、教育培训、安全保卫、后勤管理等方面形成的文件材料。3.经营管理类档案：包括市场调研、市场营销、合同管理、财务管理、审计监督、物资采购、质量管理、客户服务等方面形成的文件材料。4.生产技术类档案：包括产品研发、生产工艺、技术改造项目、设备管理、质量管理体系、安全生产等方面形成的文件材料。5.基本建设类档案：包括工程项目规划、设计、施工、竣工验收等方面形成的文件材料。6.科研项目类档案：包括科研项目立项、研究、试验、鉴定、验收等方面形成的文件材料。（二）收集要求1.各部门及所属单位应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应熟悉本部门及所属单位的工作流程和文件材料形成情况，按照档案收集范围的要求，及时收集各类文件材料。3.对收集到的文件材料应进行认真核对，确保文件材料的真实性、完整性和准确性，同时检查文件材料的签字、盖章等手续是否齐全。4.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止文件材料丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.区分不同价值和保管期限，对文件材料进行分类整理，确保档案的系统性和科学性。3.按照国家有关档案整理标准和规范，对文件材料进行分类、编号、装订、编目等操作，确保档案整理的标准化和规范化。（四）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、基本建设类、科研项目类等六大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号按照分类方案，对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号方法可采用年度类别顺序号的形式，如“2023行001”表示2023年行政管理类第1份档案。3.装订对纸张规格不一致、破损或散装的文件材料进行整理和修补，采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件材料的整齐和牢固。4.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等。案卷目录应反映档案的分类、编号、题名、保管期限、密级等信息；卷内目录应反映卷内每份文件材料的题名、日期、文号、责任者等信息。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和行业标准为依据，结合公司实际情况，对档案的价值进行全面、客观、科学的鉴定。2.坚持历史唯物主义观点，从公司各项活动的实际出发，准确判断档案的保存价值。3.鉴定工作应遵循全面审查、重点突出、综合分析的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由总经理办公室负责人担任组长，各部门及所属单位档案管理人员为成员。鉴定小组负责对公司各类档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）保管期限划分根据档案的价值和重要程度，将档案的保管期限划分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司章程、公司设立、变更、注销等方面的文件材料，公司年度财务决算报告，公司重要会议记录，公司重大决策、重要合同协议，公司主要领导的任免文件等。2.长期保管的档案凡是反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。主要包括公司年度工作计划、总结、报告，公司规章制度，公司人事档案，公司一般性合同协议，公司生产技术资料等。3.短期保管的档案凡是反映公司局部职能活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。主要包括公司临时性文件材料，公司一般性会议记录，公司一般性业务报表等。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期组织档案鉴定小组对到期档案进行鉴定。2.鉴定小组对每份档案进行逐卷审查，根据档案的价值和保管期限划分标准，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案的题名、编号、日期、保管期限、密级等信息，并经鉴定小组组长签字确认。4.将档案销毁清册报公司领导审批，经批准后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。五、档案的保管与保护（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。同时，应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和管理。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、密级等信息，定期对档案进行核对和盘点，确保档案的账实相符。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、异地存放等，防止档案的丢失或损坏。4.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如温湿度异常、设备故障等。（三）保护措施1.对纸质档案应采取防潮、防虫、防火、防盗等措施，定期对档案进行检查和整理，发现问题及时处理。2.对电子档案应采取备份存储、防病毒、防黑客攻击等措施，确保电子档案的安全和完整。同时，应定期对电子档案进行迁移和更新，防止数据丢失或损坏。3.对声像档案应采取防磁、防潮、防火、防盗等措施，定期对声像档案进行检查和维护，确保声像档案的质量和可读性。4.对实物档案应采取妥善的保管措施，如陈列展示、密封保存等，防止实物档案的损坏或丢失。六、档案的利用与服务（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用的合法性和安全性。2.坚持方便利用、服务公司的原则，积极为公司各项工作提供档案信息支持。3.对涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，防止信息泄露。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理部门办理查阅手续。2.公司外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照国家有关规定和公司档案管理制度，办理查阅审批手续，经公司领导批准后方可查阅。3.涉及司法案件等特殊情况需要查阅公司档案的，应按照司法程序办理相关手续，档案管理部门应积极配合。（三）利用方式1.查阅档案查阅人员可直接到档案管理部门查阅档案原件，档案管理人员应提供必要的协助和指导，确保查阅工作的顺利进行。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改或销毁档案。3.复制档案查阅人员如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、编号、复制内容等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定的程序和要求进行复制，并对复制件进行核对和盖章确认。复制件应与原件具有同等效力。（四）服务措施1.档案管理部门应建立健全档案利用服务制度，规范服务流程，提高服务质量。2.档案管理人员应热情接待档案查阅利用者，耐心解答问题，积极提供档案信息咨询服务。3.加强档案信息化建设，建立档案管理信息系统，为档案查阅利用者提供便捷的在线查询服务，提高档案利用效率。4.定期对档案利用情况进行统计分析，了解公司内部各部门及外部单位对档案信息的需求情况，为档案管理工作的改进和优化提供依据。七、档案的信息化建设（一）建设目标建立覆盖公司各部门及所属单位的档案管理信息系统，实现档案的数字化管理、在线查询、远程利用和资源共享，提高档案管理工作的效率和水平，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）建设内容1.档案数字化加工对公司现存的各类档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。数字化扫描应按照国家有关档案数字化技术标准和规范进行操作，确保电子档案的质量和可读性。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等业务流程的信息化管理。档案管理信息系统应具备用户管理、权限管理、档案录入、查询检索、借阅审批、统计分析等功能模块，方便档案管理人员进行操作和管理。3.档案数据安全管理建立健全档案数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等安全措施，确保档案数据的安全和完整。同时，定期对档案数据进行备份和维护，防止数据丢失或损坏。（三）实施步骤1.规划阶段（[具体时间区间1]）制定档案信息化建设规划，明确建设目标、建设内容、实施步骤和保障措施等，报公司领导审批后组织实施。2.试点阶段（[具体时间区间2]）选择部分部门或单位作为档案信息化建设试点，开展档案数字化加工和档案管理信息系统的试用工作，及时总结经验教训，发现问题及时整改。3.推广阶段（[具体时间区间3]）在试点成功的基础上，逐步在公司各部门及所属单位推广档案信息化建设，实现档案管理的全面数字化和信息化。4.完善阶段（[具体时间区间4]）根据公司档案管理工作的实际需求和档案信息化建设的发展趋势，不断完善档案管理信息系统的功能和应用，提高档案管理工作的效率和水平。（四）保障措施1.组织保障成立公司档案信息化建设领导小组，由总经理担任组长，各部门及所属单位负责人为成员。