档案管理制度不执行风险

PAGE档案管理制度不执行风险一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，有效防范档案管理制度不执行带来的风险，保障公司各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范和风险防控。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.统一管理原则公司档案实行集中统一管理，明确档案管理部门职责，规范档案管理流程。3.安全保密原则强化档案安全保密意识，采取有效措施确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。4.高效利用原则充分发挥档案的价值，提高档案利用效率，为公司决策、业务开展等提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等。3.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档工作。4.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。5.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理和便捷查询利用。6.开展档案安全检查，及时发现和消除安全隐患。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类和初步归档工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的连续性和规范性。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。4.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、出借档案。（三）员工职责1.妥善保管本人在工作中形成的各类档案资料，并按照规定及时移交。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，不得违规操作。3.发现档案管理制度不执行的风险隐患及时报告。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级主管部门下发的与公司相关的文件、通知等。3.公司对外签订的合同、协议、章程等。4.员工的人事档案、培训记录、绩效考核资料等。5.公司财务报表、审计报告、税务资料等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的档案资料，确保档案的完整性。2.档案收集应做到及时、准确、全面，不得遗漏重要文件。3.对于电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并做好备份存储。（三）整理规范1.档案管理部门应按照档案分类标准对收集到的档案进行整理。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理。3.业务档案应根据业务类型和流程进行整理，确保档案之间的关联性和逻辑性。4.财务档案应按照会计档案管理办法进行整理，做到账证相符、账表相符。5.人事档案应按照人事档案管理规定进行整理，确保档案信息的真实性和完整性。四、档案归档与保管（一）归档流程1.各部门整理好的档案应定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过的档案进行编号、编目，填写档案盒封面和脊背信息，然后上架存放。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.公司应根据国家有关规定和档案的实际价值确定档案的保管期限。3.对于保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、状态良好。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密的档案，需经公司分管领导批准后方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人持审批通过的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司档案的，应提前向公司提出书面申请，说明借阅目的、范围和期限等。2.借阅申请经公司分管领导批准后，档案管理部门与借阅方签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅方应妥善保管借阅的档案，不得转借、复印或擅自公开档案内容。5.借阅期满后，借阅方应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅方责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和公司分管领导组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可列入销毁范围。3.对涉及重要业务、机密信息等仍有查考利用价值的档案，应继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定意见书。2.经公司分管领导批准后，档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告公司分管领导。七、档案信息化管理（一）系统建设1.公司应建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.档案信息化管理系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全可靠。（二）数据录入1.档案管理部门应按照档案整理规范，将纸质档案信息录入档案信息化管理系统。2.数据录入应准确、完整，确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）系统维护1.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。2.加强系统安全防护，防止数据泄露、被篡改等风险。八、档案管理制度不执行风险防控（一）风险识别1.建立档案管理制度不执行风险识别机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.关注档案管理过程中的关键环节和风险点，如档案收集不及时、整理不规范、查阅借阅违规等。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，如加强培训教育、完善管理制度、强化监督检查等。2.对违反档案管理制度的行为，应及时进行纠正，并按照公司规定追究相关人员责任。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.公司内部审计部门应将档案管理工作纳入审计范围，对档案管理制度的执行情况进行审计监督。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价