棚改办公室档案管理制度

PAGE棚改办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强棚改办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为棚改工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于棚改办公室在棚改项目实施过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：棚改办公室档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案应如实反映棚改工作的实际情况，保证档案信息的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏和泄露。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案的查阅效率，方便工作人员利用档案开展工作。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善棚改办公室档案管理制度，并组织实施。2.集中管理棚改办公室各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁。6.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。7.积极提供档案利用服务，为棚改工作提供决策依据和参考。（二）各部门职责1.负责本部门在棚改工作中形成的文件、资料、记录等的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、编目、装订等工作，提供相关的档案信息和资料。3.严格遵守档案管理制度，在工作中妥善保管档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.根据工作需要，及时向档案管理部门查阅和利用档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，认真履行岗位职责，遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、装订、上架、保管、检索、利用等。3.对档案进行定期检查和核对，发现问题及时处理，并向上级报告。4.做好档案的保密工作，严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案的丢失、损坏和泄露。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.棚改项目立项、规划、设计、施工、验收等各个环节形成的文件、资料、记录。2.与棚改项目相关的会议纪要、请示报告、批复文件、合同协议等。3.棚改项目涉及的拆迁补偿、安置方案、评估报告、协议签订等资料。4.棚改项目实施过程中的影像资料、电子文档等。5.其他与棚改工作有关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改档案内容。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除无关的文件和资料，确保档案的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案的管理效率。（四）整理方法1.分类：按照棚改工作的业务范围和档案的形成特点，将档案分为综合管理类、项目管理类、拆迁补偿类、安置类、财务类、声像类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于档案的查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于档案的保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架存放，按照类别和编号顺序排列，便于档案的查找和利用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，确保电子档案的安全。3.声像档案应按照载体的不同，分别进行保管，如照片、录像带、录音带等应存放在专门的档案盒或档案袋中，并注明相关信息。（三）保管期限1.棚改办公室档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括棚改项目的立项文件、规划文件、拆迁补偿安置方案、重要会议纪要、合同协议等具有重要历史价值和凭证作用的档案。3.长期保管的档案主要包括棚改项目实施过程中的一般性文件、资料、记录等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括棚改项目实施过程中的临时性文件、资料、记录等，保管期限为1年至10年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.在清查过程中，发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级报告备案。3.对清查结果应进行详细记录，形成档案清查报告，作为档案管理工作的重要依据。五、档案的利用（一）利用范围1.棚改办公室内部工作人员因工作需要查阅和利用档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅和利用档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅和利用档案。4.其他经棚改办公室批准查阅和利用档案的单位和个人。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅内容、查阅人等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，利用者应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅档案时，利用者应向档案管理人员出具借条，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照利用者的要求，对档案进行复制，并在复制件上加盖档案管理部门的印章。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借档案。2.查阅和借阅档案时，利用者应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出档案库房。3.利用者查阅和借阅档案后，应及时归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的数量和质量，确保档案的安全和完整。4.涉及国家机密和棚改办公室内部机密的档案，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合棚改办公室档案管理的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判断档案的价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等，判断档案的价值。2.比较分析法：将档案与同类档案进行比较，分析档案的特点和价值，确定档案的保管期限。3.效益分析法：从档案对棚改工作的现实作用和历史意义出发，分析档案的效益，确定档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的编号、名称、日期、来源、保管期限、销毁原因等信息，并由档案鉴定小组负责人签字确认。3.将档案销毁清册报棚改办公室领导审批，经批准后，方可进行