工商局企业档案归档制度

PAGE工商局企业档案归档制度一、总则（一）目的为加强本局企业档案管理，确保企业档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理办法》等相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局在履行职责过程中形成的各类企业档案，包括企业注册登记档案、年度报告档案、行政处罚档案、日常监管档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则本局企业档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实准确原则企业档案应如实反映企业的实际情况和本局的工作过程，确保档案内容真实、准确、完整。3.分类科学原则按照企业档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于档案的管理和查阅。4.安全保密原则加强档案安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本局设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责企业档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局企业档案管理制度并组织实施。2.负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。3.指导本局各业务部门的档案管理工作，对档案管理情况进行监督检查。4.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务水平和全局干部职工的档案意识。5.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化。6.做好档案统计工作，及时准确地向上级档案管理部门报送档案统计报表。三、档案收集（一）收集范围1.企业注册登记档案：包括企业设立、变更、注销登记申请书及相关材料，公司章程，股东身份证明，法定代表人任职文件等。2.年度报告档案：企业年度报告及相关证明材料。3.行政处罚档案：行政处罚决定书、立案审批表、调查笔录、证据材料等。4.日常监管档案：日常检查记录、巡查报告、专项检查报告、企业提交的各类报告等。5.其他与企业相关的档案：如企业投诉举报处理档案、企业信用信息档案等。（二）收集要求1.本局各业务部门应在工作结束后及时将形成的企业档案材料收集齐全，整理后移交档案管理部门。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，符合档案管理的要求。3.对于重要的、具有保存价值的电子文件，应同时收集其电子版本，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）收集程序1.本局各业务部门指定专人负责档案材料的收集工作，按照档案收集范围和要求，对本部门形成的档案材料进行分类整理。2.整理后的档案材料应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息，经部门负责人审核签字后，移交档案管理部门。3.档案管理部门接收档案材料时，应对移交清单进行核对，确认无误后办理接收手续。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照企业档案的性质和内容，分为企业注册登记类、年度报告类、行政处罚类、日常监管类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和排列顺序，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保护档案材料，避免损坏。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、编号规范、编目准确、装订整齐。2.整理过程中应剔除重复、无效的文件材料，确保档案的精炼和有效。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，保证档案的完整性。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.采取必要的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或泄露。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成，负责对企业档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保存价值和保管期限，按照国家有关规定和本局实际情况，制定档案鉴定标准。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。2.档案鉴定小组对档案鉴定表进行审核，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，经本局领导审批后，按照规定程序进行销毁。七、档案销毁（一）销毁范围经鉴定确无保存价值的企业档案。（二）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册经本局领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。八、档案利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要查阅企业档案，以及司法机关、其他行政机关依法查阅企业档案。（二）利用程序1.本局工作人员查阅企业档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记。3.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。4.司法机关、其他行政机关依法查阅企业档案，应出具相关证明文件，经本局领导批准后，按照规定程序查阅。（三）利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。2.如需复印、拍照档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.利用档案过程中形成的相关记录，应及时归档保存。九、监督检查（一）监督检查部门本局办公室负责对企业档案归档制度的执行情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理部门的工作情况，包括档案收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等环节。2.本局各业务部门的档案管理情况，包括档案材料的移交、归档等情况。3.档案管理制度的执行情况，包括档案管理人员的职责履行、档案安全保密措施落实等情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年定期对企业档案归档制度的执行情况进行全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对部分业务部门的档案管理情况进行抽查。3.专项检查：针对档案管理中的突出问题或重点工作，开展专项检查。（四）问题处理