畜牧合作社档案管理制度

PAGE畜牧合作社档案管理制度一、总则（一）目的为加强本畜牧合作社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本畜牧合作社各部门及全体成员在各项业务活动中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：合作社档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映畜牧合作社的各项业务活动和历史发展情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存各类档案，确保档案信息的全面性。4.保密性原则：对涉及合作社商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便成员查阅和使用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理室，配备专业的档案管理人员，负责合作社档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查找和利用。3.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。4.按照规定的程序和要求，办理档案的借阅、查阅、复印等手续，对档案利用情况进行登记和统计。5.参与档案的鉴定和销毁工作，对已到保管期限或失去保存价值的档案提出鉴定意见，经批准后进行销毁。6.定期对档案管理工作进行总结和分析，不断完善档案管理制度和工作流程。（三）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.对本部门保管的档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.畜牧养殖相关资料，包括养殖计划、养殖记录、疫病防治记录、饲料配方等。2.畜牧产品销售资料，如销售合同、订单、销售台账等。3.合作社成员信息资料，包括成员登记表、成员变更记录等。4.财务管理资料，如财务报表、账目凭证、审计报告等。5.技术研发资料，如养殖技术方案、科研项目资料等。6.对外合作资料，如合作协议、合作项目记录等。7.行政管理资料，如会议纪要、工作计划、工作总结等。8.其他与畜牧合作社业务活动相关的资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集上来。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为畜牧养殖类、销售类、成员管理类、财务类、技术类、合作类、行政类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的地点，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，按照档案类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括涉及合作社重大权益、重要历史事件、核心技术等具有长远保存价值的档案。3.长期保管的档案保管期限一般为10年至50年，主要包括合作社的重要业务文件、财务报表等。4.短期保管的档案保管期限一般为1年至10年，主要包括一般性的业务文件、临时性的资料等。（三）档案保管措施1.建立档案出入库登记制度，对档案的出入库时间、数量、借阅人等进行详细记录。2.定期对档案进行清查盘点，确保档案的账实相符。3.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，保证档案的完整性和可读性。4.加强对档案库房的安全管理，严禁无关人员进入库房，确保档案的安全。五、档案的利用（一）利用范围1.合作社成员因工作需要查阅与自身业务相关的档案。2.政府部门、社会组织等因工作需要查阅合作社相关档案。3.司法机关因办案需要查阅合作社相关档案。4.其他经合作社批准的查阅利用情况。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理人员根据申请表进行审核，对符合查阅条件的，办理查阅登记手续，提供档案查阅场所，并在规定时间内监督查阅。3.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需复印或带出档案管理部门，应另行办理审批手续，并按照规定进行登记。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等，查阅完毕后应及时归还档案。（三）利用登记与统计1.档案管理人员对档案利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人、查阅内容、利用目的等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和需求，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限表和相关规定，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，根据档案的价值和保管期限，提出鉴定意见。2.对涉及合作社重要权益或具有重要历史价值的档案，应进行重点审查，必要时可组织专家进行评估。3.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核通过后，编制《档案销毁清册》。（四）销毁程序1.《档案销毁清册》经合作社负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。2.销毁档案应采用合适有效的方式，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁工作完成后，将销毁清册归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为合作社成员提供便捷的档案信息服务。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、扫描设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.选用合适的档案管理软件，对档案信息进行分类录入、存储和管理，建立电子档案数据库。3.加强对电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保电子档案的安全。4.定期对电子档案进行维护和更新，保证电子档案与纸质档案的一致性和完整性。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步收集、整理和归档，确保电子档案的真实性和完整性。2.电子档案应按照