档案班组管理制度及职责

PAGE档案班组管理制度及职责一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案班组管理制度及职责。（二）适用范围本制度适用于公司档案班组全体成员，涵盖公司各类档案的收集、整理、保管、利用等工作环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集公司各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案班组职责分工（一）档案班组长职责1.负责档案班组的全面管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.组织档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案工作的顺利开展。3.定期对档案工作进行总结和评估，及时发现问题并提出改进措施。4.协调与公司其他部门的关系，争取各部门对档案工作的支持与配合。5.负责档案人员的培训与考核，提高档案人员的业务水平和综合素质。（二）档案收集人员职责1.按照档案收集范围和要求，及时收集公司各部门形成的各类档案。2.对收集到的档案进行初步审核，确保档案的真实性和完整性。3.做好档案收集记录，详细记录档案的名称、来源、数量、日期等信息。4.将收集到的档案及时移交档案整理人员。（三）档案整理人员职责1.按照档案整理规范，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。3.对档案进行装订、装盒，确保档案的整齐美观和安全保管。4.定期对整理好的档案进行复查，发现问题及时纠正。（四）档案保管人员职责1.负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、整齐、通风良好。2.严格执行档案库房管理制度，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。3.按照档案保管期限和分类要求，对档案进行上架存放，并做好标识。4.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时报告并处理。5.做好档案库房的温湿度记录，确保档案保管环境符合要求。（五）档案利用人员职责1.负责接待档案查阅利用者，按照规定办理查阅利用手续。2.根据查阅利用者的需求，准确、迅速地提供档案资料。3.对档案查阅利用情况进行登记，记录查阅利用者的姓名、单位、查阅内容、日期等信息。4.督促查阅利用者按时归还档案，对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。三、档案收集管理（一）收集范围1.公司党群工作类档案，包括党组织建设、党员管理、宣传教育等方面的文件材料。2.行政管理类档案，包括公司行政事务、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等文件材料。3.经营管理类档案，包括市场营销、财务管理、人力资源管理、物资采购等方面的文件材料。4.生产技术类档案，包括产品研发、生产工艺、质量控制、设备管理等方面的文件材料。5.基本建设类档案，包括公司新建、改建、扩建项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面的文件材料。6.科研项目类档案，包括科研项目立项、研究过程、成果鉴定等方面的文件材料。7.会计档案，包括会计凭证、账簿、报表等财务核算文件材料。8.声像档案，包括公司重大活动、会议、工程建设等方面的照片、录音、录像等资料。9.电子档案，包括公司各类电子文件、数据等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案收集人员应定期对各部门的档案收集情况进行检查和指导，发现问题及时督促整改。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、伪造、损毁。4.对重要档案应进行备份，确保档案的安全性。（三）收集程序1.各部门在工作中形成的档案，由部门档案员按照档案分类要求进行整理后，定期移交档案班组。2.档案收集人员收到档案后，应及时进行登记，并对档案的完整性、准确性进行审核。3.对不符合要求的档案，收集人员应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。四、档案整理管理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理规范和标准。（二）分类方法1.采用年度机构（问题）保管期限分类法。2.先按年度将档案分为不同年份，再按机构（问题）进行分类，最后根据保管期限分为永久、长期、短期三类。（三）编号规则1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构。2.全宗号：由公司档案管理部门统一编制，代表公司档案全宗。3.目录号：根据档案分类情况，按年度机构（问题）编制，用于区分不同类别的档案目录。4.案卷号：在每个目录内，按档案整理顺序依次编号。5.件号：在卷内文件材料中，按排列顺序依次编号。（四）编目要求1.编制案卷目录：详细记录案卷的编号、题名、日期、保管期限、页数等信息。2.编制卷内文件目录：记录卷内每份文件的编号、题名、日期、页号等信息。3.编制备考表：放在案卷末尾，记录案卷内文件的缺损、补充、移出、销毁等情况。（五）装订与装盒1.对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整，使其规格统一、整齐美观。2.采用线装或胶装的方式对档案进行装订，确保装订牢固、整齐。3.将装订好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档案盒编号、题名、起止日期、保管期限等信息。五、档案保管管理（一）库房建设与设施1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）库房管理制度1.严格控制库房人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.库房内严禁吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。3.定期对库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁。4.做好库房温湿度记录，根据温湿度变化及时采取相应措施。5.对档案库房的设施设备进行定期检查和维护，确保其正常运行。（三）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对档案的保管状况进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制。六、档案利用管理（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人权益维护等合法原因查阅档案。3.外单位因工作需要，经公司批准查阅档案。（二）利用手续1.查阅利用者需填写《档案查阅申请表》，注明查阅内容、目的、时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批结果，安排档案利用人员提供档案，并做好查阅利用登记。（三）利用方式1.档案查阅利用者可在档案阅览室查阅档案，如需借出，需经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.查阅利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。（四）利用登记与统计1.档案利用人员应详细记录查阅利用者的姓名、单位、查阅内容、日期、归还日期等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为公司档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和服务质量，方便公司员工和外单位查阅利用档案。（二）数字化处理1.对纸质档案进行扫描，形成电子档案，扫描分辨率应符合国家有关标准。2.对电子档案进行格式转换、图像处理、数据挂接等处理，确保电子档案的质量和可用性。（三）信息系统管理1.档案信息管理系统应具备用户管理、权限管理、档案录入、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。2.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的安全稳定运行。3.加强对档案信息系统的安全管理，设置用户密码、权限控制等，防止信息泄露。八、档案鉴定与销毁管理（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限规定为依据，结合公司实际情况进行鉴定。2.根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，准确判定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。（四）销毁审批《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，方可进行销毁。（五）销毁方式档案销毁应采用安全、可靠的方式，如焚烧、粉碎等，并指定专人负责监督销毁过程。销毁后，在《档案销毁清册》上注明销毁日期和方式，并由监销人员签字。九、档案保密管理（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，保守档案机密。2.对