档案数字化制度上墙照片

PAGE档案数字化制度上墙照片一、总则（一）目的为规范公司档案数字化工作，提高档案管理效率，确保档案信息的安全与完整，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案数字化工作，包括档案的扫描、图像处理、数据挂接、存储、利用等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案数字化应确保数字化成果与原始档案内容一致，真实反映档案原貌。2.完整性原则：全面、完整地对公司各类档案进行数字化处理，不得遗漏重要档案信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化过程中信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。4.规范性原则：遵循国家和行业有关档案数字化的标准和规范，确保数字化工作的质量和一致性。二、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定档案数字化工作计划和方案，明确工作目标、任务、步骤和要求。2.组织档案数字化项目的实施，协调各部门之间的工作关系，确保项目顺利进行。3.对档案数字化工作进行监督、检查和指导，及时解决工作中出现的问题。4.负责档案数字化成果的验收和质量把控，确保数字化档案符合相关标准和要求。（二）信息技术部门1.提供档案数字化所需的技术支持和设备保障，确保扫描设备、存储设备、软件系统等正常运行。2.协助档案管理部门进行数字化工作流程的优化和技术创新，提高数字化工作效率。3.负责档案数字化数据的存储管理和安全维护，建立健全数据备份和恢复机制，防止数据丢失和损坏。（三）各部门1.负责本部门档案的整理和移交，确保移交的档案符合数字化要求。2.配合档案管理部门和信息技术部门开展档案数字化工作，提供必要的协助和支持。三、档案数字化流程（一）档案整理1.各部门按照档案管理的相关规定，对本部门的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和完整性。2.档案整理完成后，填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，一式两份，一份由移交部门留存，一份交档案管理部门。（二）档案扫描1.根据档案的重要程度、利用频率等因素，确定扫描范围和优先顺序。2.选择合适的扫描设备和扫描方式，确保扫描图像清晰、完整、不失真。扫描分辨率应不低于200dpi，彩色档案应进行彩色扫描。3.对扫描图像进行命名，命名规则应遵循唯一性和系统性原则，便于识别和检索。扫描图像的命名应包含档案编号、年度、保管期限等关键信息。（三）图像处理1.对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量符合要求。2.对于图像中存在的字迹模糊、缺损等问题，应进行技术修复，尽量恢复档案原貌。3.对处理后的图像进行质量检查，确保图像清晰、完整、准确，无明显瑕疵。（四）数据挂接1.将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立准确的索引关系，实现档案信息的快速检索。2.数据挂接应遵循档案管理系统的操作规范，确保挂接准确无误。挂接完成后，应对挂接结果进行检查，发现问题及时纠正。（五）存储管理1.将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。2.建立数字化档案存储目录，对存储的数据进行分类管理，便于查找和维护。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，数据安全存储。（六）利用服务1.建立档案数字化利用平台，为公司内部提供档案信息的在线查询、借阅等服务。2.用户可通过输入关键词、档案编号等方式快速检索所需档案信息，经授权后可在线浏览或下载数字化档案。3.对于需要借阅纸质档案的，应按照档案借阅的相关规定办理借阅手续，档案管理部门应及时提供相应的纸质档案。四、质量控制（一）质量标准1.扫描图像应清晰、完整、不失真，符合国家和行业有关档案数字化的质量标准。2.图像处理应准确、规范，修复后的图像应能够清晰辨认档案内容。3.数据挂接应准确无误，索引关系应清晰、完整，便于档案信息的检索和利用。4.数字化档案存储应安全可靠，数据备份应及时、完整，能够满足数据恢复的要求。（二）质量检查1.档案数字化过程中，应建立质量检查制度，定期对扫描图像、图像处理、数据挂接等环节进行质量检查。2.质量检查可采用人工抽检和系统自动检查相结合的方式，抽检比例应不低于10%。3.对检查中发现的问题，应及时记录并反馈给相关责任人，要求限期整改，整改完成后进行复查，确保质量符合要求。（三）验收1.档案数字化项目完成后，应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括数字化工作的完成情况、质量标准的执行情况、数据的准确性和完整性等。2.验收合格后，应出具验收报告，验收报告应包括项目概况、验收依据、验收内容、验收结论等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖公司公章。五、安全管理（一）人员安全1.对参与档案数字化工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能，确保人员安全。2.工作人员应严格遵守操作规程，避免因操作不当引发安全事故。3.在档案数字化工作场所，应配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施。（二）信息安全1.建立档案数字化信息安全管理制度，明确信息安全责任，加强对数字化档案信息的保护。2.对档案数字化过程中涉及的计算机设备、存储设备、网络系统等进行安全管理，设置必要的安全防护措施，防止信息泄露或被非法篡改。3.对数字化档案数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。4.定期对档案数字化信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。（三）数据备份与恢复1.建立健全档案数字化数据备份制度，定期对数字化档案数据进行备份。备份数据应存储在与原数据不同的物理位置，确保数据的安全性和可恢复性。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据出现故障时能够及时恢复，保证档案数字化工作的正常开展。六、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门档案数字化工作进行监督检查，检查内容包括档案整理情况、数字化工作进度、质量控制情况、安全管理情况等。2.监督检查可采用现场检查、查阅资料、听取汇报等方式进行，对发现的问题应及时下达整改通知书，要求限期整改。（二）考核评价1.建立档案数字化工作考核评价机制，对各部门档案数字化工作进行量化考核。考核指标包括工作完成情况、质量控制情况、安全管理情况、利用服务情况等。