建立食品安全抽检档案制度

PAGE建立食品安全抽检档案制度一、总则（一）目的为加强食品安全监管，规范食品安全抽检工作，确保食品安全信息的有效管理和追溯，保障公众身体健康和生命安全，依据相关法律法规和行业标准，特制定本食品安全抽检档案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的食品安全抽检活动及其相关档案管理工作，包括抽检计划制定、抽样、检验、结果通报、处置等全过程涉及的文件、资料和记录。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家食品安全相关法律法规、规章和标准要求，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：如实记录食品安全抽检工作的全过程，保证档案资料真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏。3.科学分类原则：按照档案的来源、时间、内容等因素进行科学分类，便于查找、使用和管理。4.安全保密原则：妥善保管档案资料，防止泄露、丢失或损坏，确保食品安全信息安全。二、档案管理职责分工（一）抽检部门职责1.负责制定食品安全抽检计划，并按照计划组织实施抽样工作。2.填写抽样记录表格，详细记录抽样信息，包括抽样时间、地点、样品名称、规格、数量、生产批次等，并确保记录真实、准确、完整。3.将抽取的样品及时送交到指定的检验机构进行检验，并办理交接手续。4.收集、整理抽检过程中产生的各类文件、资料和记录，并及时移交档案管理部门。（二）检验机构职责1.按照国家相关标准和规定，对接收的食品安全抽检样品进行科学、公正、准确的检验，并出具检验报告。2.妥善保管检验过程中的原始记录、数据、图谱等资料，确保检验数据可追溯。3.在规定时间内将检验报告反馈给抽检部门，并对检验结果负责。（三）档案管理部门职责1.负责食品安全抽检档案的统一管理，制定档案管理制度和流程。2.接收、审核、整理、归档抽检部门和检验机构移交的档案资料，确保档案资料符合归档要求。3.建立档案检索系统，方便查询和使用档案信息。4.定期对档案进行检查、维护和清理，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行保管、销毁等处置工作。（四）其他部门职责1.协助抽检部门开展抽样工作，提供必要的支持和配合。2.根据食品安全抽检结果，负责组织实施不合格食品的处置工作，包括责令整改、下架退市、召回等，并将处置情况及时反馈给档案管理部门。三、档案分类与编号（一）档案分类1.抽检计划类：包括年度抽检计划、季度抽检计划、专项抽检计划等，记录抽检工作的总体安排和目标。2.抽样记录类：涵盖每次抽样活动的详细记录，如抽样单（含电子版和纸质版）、现场照片、抽样视频等，反映抽样过程的实际情况。3.检验报告类：保存由检验机构出具的食品安全检验报告原件，报告应包含样品信息、检验项目、检验结果、判定结论等内容。4.结果通报与处置类：涉及食品安全抽检结果的通报文件、不合格食品处置记录、整改报告等，体现对抽检结果的后续处理情况。5.其他文件类：如食品安全抽检工作相关的通知、会议纪要、总结报告、培训资料等其他各类文件。（二）编号规则1.档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式。年份为公元纪年，取四位数，如“2023”。2.类别代码根据档案分类设置，用两位大写字母表示，具体如下：“CJ”表示抽检计划类；“CY”表示抽样记录类；“JB”表示检验报告类；“JC”表示结果通报与处置类；“QT”表示其他文件类。3.流水号为该类别档案的顺序编号，用四位数表示，从“0001”开始依次递增。例如，2023年第5个抽检计划的编号为“2023CJ0005”；2023年第10次抽样记录的编号为“2023CY0010”。四、档案归档要求（一）归档时间1.抽检部门应在每次抽样工作完成后[X]个工作日内，将抽样记录等相关资料整理齐全并移交档案管理部门。2.检验机构应在出具检验报告后[X]个工作日内，将检验报告原件及相关原始记录移交档案管理部门。3.其他涉及食品安全抽检工作的文件、资料和记录，相关部门应在文件形成或事件结束后[X]个工作日内移交档案管理部门。（二）归档内容1.抽检计划类档案应包括计划文本、制定依据、审批文件等。2.抽样记录类档案应包含抽样单、抽样现场照片（如有）、抽样视频（如有）、抽样人员资质证明等。抽样单应详细填写抽样信息，并有抽样人员和被抽样单位人员签字确认；照片和视频应清晰反映抽样现场情况，标注拍摄时间、地点、人物等关键信息；抽样人员资质证明应涵盖姓名、资质证书编号、有效期等内容。3.检验报告类档案应保存检验报告原件，检验报告应加盖检验机构公章，并由授权签字人签字。同时，可根据实际情况附上检验机构资质认定证书、检验方法标准等相关文件。4.结果通报与处置类档案应包括结果通报文件、不合格食品处置记录（如责令整改通知书、下架退市记录、召回记录等）、整改报告等。结果通报文件应明确通报对象、抽检结果、要求等内容；处置记录应详细记录不合格食品的处置措施、执行情况、相关责任人等信息；整改报告应包含整改措施、整改效果、复查情况等内容。5.其他文件类档案应按照文件的性质和内容进行分类整理，确保文件的完整性和准确性。（三）归档格式1.纸质档案应使用A4规格纸张打印或书写，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。2.电子档案应采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS等，确保文件能够长期保存和有效读取。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案分类进行命名和存储。3.照片和视频等影像资料应进行整理和标注，以清晰反映相关内容，并按照要求存储在指定的存储介质上。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅食品安全抽检档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及食品安全抽检工作的外部单位或个人（如监管部门、合作企业等）因工作需要查阅档案时，应提交正式的查阅申请函，说明查阅理由和查阅范围，经本公司/组织相关领导审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》或提交查阅申请函。2.申请表或申请函经审批后，档案管理部门根据查阅需求，提供相应的档案资料，并在专门的查阅登记簿上记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记簿上注明归还时间。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅食品安全抽检档案。如有特殊情况确需借阅的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、借阅范围等内容，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司/组织分管领导三级审批后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请并说明原因，经批准后方可延期。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅期满后，借阅人应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。六、档案保管与维护（一）保管期限1.食品安全抽检计划类档案保管期限为[X]年。2.抽样记录类档案保管期限为[X]年。3.检验报告类档案保管期限为[X]年。4.结果通报与处置类档案保管期限为[X]年。5.其他文件类档案根据文件性质和实际需要确定保管期限，但不得少于[X]年。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀、鼠咬等。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防尘等设施设备，如灭火器、防盗门、防虫药品、除湿机、空调等，确保档案的安全保管。3.档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引表，方便快速定位档案。（三）定期检查1.档案管理部门应定期对食品安全抽检档案进行检查，检查周期为每[X]年一次。检查内容包括档案的完整性、准确性、规范性、保管状况等。2.检查过程中如发现档案有损坏、丢失、字迹模糊等情况，应及时采取措施进行修复、补充或更换。对于不符合归档要求的档案，应按照规定进行整改。3.每次检查结束后，应填写《档案检查记录表》，记录检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理情况等信息，并由检查人员签字确认。七、档案销毁（一）销毁条件1.食品安全抽检档案保管期满，且已无继续保存价值的，可按照规定进行销毁。2.因不可抗力等特殊原因导致档案损坏、丢失，无法继续保存的，经相关部门核实和审批后，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司/组织分管领导审批后，方可