宜昌市档案查阅制度

PAGE宜昌市档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强宜昌市档案管理，规范档案查阅行为，保障档案信息的安全与合理利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宜昌市行政区域内各级各类机关、团体、企事业单位以及其他组织（以下统称“单位”）的档案查阅活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规和本制度的规定，确保档案管理工作合法、合规。2.安全保密原则：在档案查阅过程中，要采取有效措施确保档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。同时，严格遵守保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。3.服务利用原则：以服务社会、服务单位发展为宗旨，积极为合法的档案查阅需求提供便利，提高档案利用效率，充分发挥档案的价值。二、档案查阅主体及权限（一）本单位工作人员1.因工作需要，本单位工作人员可查阅与其工作职责相关的档案。查阅时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及范围等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及重要档案或机密档案的查阅，需经单位分管领导批准。（二）外单位人员1.因工作需要，外单位人员查阅本市单位档案的，应提前向档案管理部门提交查阅申请函，说明查阅目的、内容及范围等，并加盖申请单位公章。2.档案管理部门收到申请函后，应进行审核。对于符合查阅条件的，报经本单位分管领导批准后，通知申请单位前来办理查阅手续。3.查阅重要档案或机密档案的，外单位人员还需提供单位介绍信及本人有效身份证件，并经本单位主要领导批准。（三）司法机关及其他部门1.司法机关因办案需要查阅本市单位档案的，应出具相关法律文书，如协助调查通知书、调卷函等，并按照规定的程序办理查阅手续。2.其他部门因履行法定职责需要查阅档案的，应提供有效证明文件，经档案管理部门审核并报本单位分管领导批准后，方可查阅。三、档案查阅流程（一）申请1.查阅人需填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、档案名称及范围、查阅时间等信息。申请表应一式两份，一份由查阅人留存，一份交档案管理部门。2.申请表应由查阅人所在部门负责人或相关审批人签字批准，并加盖部门公章（外单位人员申请时需加盖申请单位公章）。（二）审核1.档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，应及时进行审核。审核内容包括查阅目的是否正当、查阅范围是否合理、审批手续是否齐全等。2.对于不符合查阅条件的申请，档案管理部门应及时通知查阅人，并说明理由。（三）登记1.经审核通过的查阅申请，档案管理部门应进行详细登记。登记内容包括查阅人姓名、单位、查阅日期、档案名称及数量、查阅用途等。2.登记完成后，档案管理部门应开具《档案查阅登记证明》，交查阅人作为查阅档案的凭证。（四）查阅1.查阅人凭《档案查阅登记证明》到档案库房查阅档案。档案管理人员应按照登记内容提供档案，并在查阅现场进行监督。2.查阅人应在规定的查阅场所内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理手续。3.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（五）归还1.查阅人查阅完毕后，应将档案及时归还档案管理部门。档案管理人员应认真核对档案数量及完整性，确认无误后办理归还登记手续。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，查阅人应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。四、档案查阅范围及限制（一）查阅范围1.本单位保存的各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等，均可根据本制度规定进行查阅。2.涉及本市重大活动、重要事件、重点项目等形成的档案，在符合查阅条件的情况下，可向社会公众或相关单位提供查阅服务。（二）限制查阅范围1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经法定程序批准，不得查阅。2.正在形成过程中的档案，一般不得查阅。确因工作需要查阅的，需经档案形成部门负责人及档案管理部门负责人批准。3.档案管理部门保存的备份档案、数字化副本等，在未得到档案管理部门负责人批准的情况下，不得用于查阅原始档案。五、档案查阅的安全与保密措施（一）安全措施1.档案查阅场所应具备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案安全。2.档案管理人员应定期对档案查阅场所进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。3.在档案查阅过程中，档案管理人员应密切关注查阅人的行为，防止因不当操作导致档案损坏或丢失。（二）保密措施1.档案管理人员应对档案查阅过程中涉及的机密信息严格保密，不得向无关人员泄露。2.查阅人在查阅档案时，应严格遵守保密规定，不得擅自传播、摘抄、复制涉及机密的档案内容。3.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，档案管理人员应采取专门的保密措施，如设置专门的查阅区域、限制查阅人数、使用加密设备等。六、档案查阅的监督与检查（一）内部监督1.各单位应建立健全档案查阅监督机制，加强对档案查阅活动的内部监督。档案管理部门应定期对档案查阅情况进行统计分析，及时发现并纠正存在的问题。2.单位纪检监察部门应加强对档案查阅工作的监督检查，对违反档案查阅制度的行为进行严肃查处。（二）外部监督1.档案管理部门应接受上级档案行政管理部门及相关部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.鼓励社会公众对档案查阅工作进行监督，对发现的违规行为可向档案管理部门或相关部门举报。七、档案查阅的收费规定（一）收费原则档案查阅收费应遵循合理、公正、公开的原则，不得擅自提高收费标准或变相增加收费项目。（二）收费标准1.本单位工作人员查阅档案，原则上不收取费用。2.外单位人员查阅档案，可根据实际成本收取一定的查阅费用。收费标准应报经物价部门备案，并向社会公布。3.对于涉及复制、摘录档案内容的，可按照规定的标准收取复制、摘录费用。（三）收费管理1.档案管理部门应建立健全档案查阅收费管理制度，规范收费行为。收费收入应按照规定纳入单位财务管理，专款专用。2.档案管理部门应向查阅人开具合法有效的收费票据，不得擅自减免或截留收费收入。八、档案查阅的信息化管理（一）建立档案信息管理系统1.各单位应积极推进档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案查阅的信息化管理。2.档案信息管理系统应具备档案检索、查阅申请、审批、登记、统计分析等功能，提高档案查阅工作的效率和准确性。（二）电子档案查阅1.对于已数字化的档案，查阅人可通过档案信息管理系统进行在线查阅。查阅时，应按照系统提示进行操作，并遵守相关规定。2.