借阅公安档案管理制度

PAGE借阅公安档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公安档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《公安机关档案管理规定》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部人员借阅公安档案的管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案借阅工作合法合规。2.安全保密原则采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。3.服务利用原则在确保档案安全的前提下，充分满足公司/组织内部人员对公安档案的合理利用需求，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责公安档案的收集、整理、保管和统计工作，确保档案的完整与准确。2.制定和完善档案借阅管理制度，明确借阅流程和要求。3.对档案借阅申请进行审核，办理借阅手续，监督借阅过程。4.定期对档案借阅情况进行检查和总结，及时发现和解决问题。（二）借阅申请人职责1.严格遵守本制度的各项规定，如实填写借阅申请表，明确借阅目的和用途。2.按照规定的借阅期限和要求使用档案，不得擅自转借、涂改、损毁、丢失档案。3.借阅结束后，及时归还档案，并办理归还手续。三、档案借阅范围（一）允许借阅的档案范围1.与公司/组织业务相关的公安档案，如案件侦查材料、治安管理文件等，用于工作参考和业务办理。2.经档案管理部门批准，为特定研究、培训等目的而借阅的公安档案。（二）限制借阅的档案范围1.涉及国家秘密、警务工作秘密的公安档案，未经批准不得借阅。2.正在办理的案件档案，在案件侦查期间，除办案人员外，其他人员不得借阅。四、档案借阅流程（一）借阅申请1.借阅申请人需填写《公安档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作需要，对申请的合理性进行审查，并签署意见。（二）申请审核1.档案管理部门收到借阅申请表后，对申请内容进行审核。重点审核借阅目的是否合理、借阅期限是否适当、申请人是否具备借阅资格等。2.对于涉及限制借阅范围的档案，需经公司/组织主管领导批准后方可借阅。（三）借阅登记1.审核通过后，档案管理部门对借阅申请进行登记。登记内容包括借阅申请人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等。2.为借阅人开具《公安档案借阅凭证》，注明借阅档案的相关信息和借阅期限。（四）档案借阅1.借阅人凭《公安档案借阅凭证》到档案管理部门领取档案。档案管理人员应按照借阅凭证上的信息，准确提供档案，并与借阅人当面核对档案数量和完整性。2.借阅人不得自行进入档案库房挑选档案，如需查阅多份档案，应一次性提出申请。（五）借阅期限1.一般情况下，公安档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.对于正在办理的案件档案，借阅期限根据案件办理需要确定，原则上不得超过案件侦查终结。（六）归还档案1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。如需提前归还，应及时通知档案管理部门。2.归还档案时，借阅人应确保档案完好无损，如有涂改、损毁、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。3.档案管理人员在接收归还档案时，应认真核对档案数量和完整性，确认无误后，在借阅登记册上注明归还日期，并注销《公安档案借阅凭证》。五、档案借阅要求（一）借阅场所1.借阅人应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得将档案带出指定场所。2.如需在指定场所以外的地方使用档案，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可带出，并采取必要的安全保护措施。（二）使用规范1.借阅人应爱护档案，保持档案整洁，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损。2.未经档案管理部门同意，借阅人不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。如因工作需要确需复制部分档案内容，应按照相关规定办理审批手续。3.借阅人在使用档案过程中，如发现档案存在问题或疑问，应及时向档案管理部门反馈。（三）安全保密1.借阅人应对所借阅的公安档案严格保密，不得向无关人员泄露档案内容。2.在借阅期间，借阅人应妥善保管档案借阅凭证，如有遗失应及时挂失，并承担由此造成的后果。3.借阅结束后，借阅人应将档案归还原位，不得随意放置。六、监督与检查（一）定期检查档案管理部门应定期对档案借阅情况进行检查，检查内容包括借阅登记是否完整、借阅期限是否合规、档案归还情况等。（二）不定期抽查公司/组织主管领导或相关部门可根据工作需要，不定期对档案借阅情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的借阅行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予批评教育、警告等处理。2.对于因违规借阅导致档案信息泄露、损毁、丢失等严重后果的，将依法追究相关人员的责任。