档案成果管理制度及流程

PAGE档案成果管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司档案成果管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案成果。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案成果实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：确保档案的齐全、完整，不遗漏重要文件和信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案成果的分类与归档范围（一）行政管理类档案1.公司文件：包括公司章程、董事会决议、股东会决议、公司文件、通知、通报等。2.会议记录：各类公司会议、部门会议的记录。3.人事档案：员工入职、离职、晋升、调动等人事变动资料，员工培训记录、绩效考核资料等。4.行政事务档案：办公用品采购记录、车辆使用记录、办公设备维护记录等。（二）业务管理类档案1.市场营销档案：市场调研报告、营销策划方案、客户资料、销售合同等。2.生产管理档案：生产计划、生产报表、质量检验报告、设备维护记录等。3.财务管理档案：财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。4.研发管理档案：研发项目立项报告、研发过程记录、技术成果报告等。（三）项目档案1.项目立项文件：项目可行性研究报告、项目立项批复等。2.项目实施过程文件：项目进度计划、项目合同、项目变更记录、项目验收报告等。（四）其他档案1.荣誉证书：公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等。2.声像档案：公司重要活动的照片、录像、录音等。三、档案成果的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集到公司档案管理部门。2.对于在工作中形成的各类文件、资料，应按照档案归档范围及时进行整理，不得积压。3.员工离职时，应将个人保管的公司档案资料全部移交公司档案管理部门。（二）整理方法1.分类：按照档案成果的分类，对收集到的档案进行分类整理。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案成果的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管期限档案成果的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。五、档案成果的利用（一）利用范围公司内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案成果。外部单位因工作需要查阅公司档案成果的，须经公司领导批准。（二）利用流程1.查阅申请：公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。外部单位查阅档案，应提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容等信息，经公司领导批准后提交档案管理部门。2.查阅审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，对于符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅服务。3.查阅登记：查阅人员应在档案查阅登记簿上进行登记，注明查阅日期、查阅内容、查阅人员等信息。4.查阅限制：查阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复制、转借档案。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准。（三）借阅流程1.借阅申请：公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。外部单位借阅档案，应提交借阅申请函，注明借阅目的、借阅期限等信息，经公司领导批准后提交档案管理部门。2.借阅审批：档案管理部门对借阅申请进行审核，对于符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。3.借阅登记：借阅人员应在档案借阅登记簿上进行登记，注明借阅日期、借阅内容、借阅人员、借阅期限等信息。4.借阅归还：借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。档案归还时，档案管理人员应认真核对档案资料，确保档案完整无损。六、档案成果的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（三）销毁流程1.编制销毁清册：档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.审批：《档案销毁清册》经公司领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实施：档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门会同相关业务部门共同实施。销毁过程中，应确保档案信息的彻底销毁，防止档案信息泄露。4.监销：档案销毁时，应指定专人进行监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案成果的数字化管理（一）数字化范围公司应逐步推进档案成果的数字化管理，将具有重要保存价值和利用价值的档案进行数字化处理。（二）数字化流程1.扫描录入：对纸质档案进行扫描，将扫描后的图像文件进行整理、命名，并录入档案管理系统。2.数据挂接：将数字化档案与对应的纸质档案进行关联，确保档案信息的一致性。3.存储备份：将数字化档案存储在服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）数字化管理要求1.数字化档案应保证图像清晰、完整，数据准确无误。2.档案管理系统应具备完善的权限管理功能，确保数字化档案的安全。3.档案管理人员应定期对数字化档案进行检查和维护，确保数字化档案的正常使用。八、档案成果管理的监督与考核（一）监督检查公司档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保