劳务工档案如何管理制度

PAGE劳务工档案如何管理制度一、总则（一）目的为加强公司劳务工档案管理，规范劳务工档案的建立、保管、查阅和利用等工作，维护劳务工的合法权益，确保公司劳务工管理工作的规范化、科学化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有使用劳务工的部门及相关单位，涵盖通过劳务派遣、劳务外包等形式进入公司工作的劳务工。（三）管理原则1.真实性原则：劳务工档案应如实反映劳务工个人基本情况、工作经历、培训情况、考核结果等信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集劳务工在公司工作期间的各类相关资料，保证档案资料的完整性，避免缺失重要信息。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对劳务工档案中的个人隐私信息予以保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：随着劳务工工作情况的变化，及时更新档案内容，确保档案信息与劳务工实际情况保持一致。二、劳务工档案的内容（一）个人基本信息1.身份证明：包括身份证复印件、户口本复印件等，确保劳务工身份信息真实准确。2.学历证书：提供学历证明文件，如毕业证、学位证复印件，反映劳务工教育背景。3.职业资格证书：如有相关职业资格证书，一并归档，作为劳务工技能水平的证明。4.照片：近期免冠一寸照片，用于档案标识及相关证件制作。（二）入职资料1.入职登记表：详细记录劳务工入职时填写的个人基本情况、联系方式、工作经历、求职意向等信息。2.劳动合同或劳务协议：明确劳务工与公司或劳务派遣单位、劳务外包单位之间的权利义务关系，作为劳务工在公司工作的依据。3.入职体检报告：确保劳务工身体健康状况符合公司工作要求，体检报告应包含各项体检指标及结论。（三）工作经历记录1.考勤记录：以考勤表为基础，详细记录劳务工每日的出勤情况，包括出勤时间、请假、旷工等信息，反映劳务工的工作纪律和工作态度。2.工作任务分配记录：记录劳务工所承担的工作任务、项目名称、工作内容、工作起止时间等，体现劳务工的工作业绩和工作能力。3.工作变动记录：如劳务工岗位调动、部门调整等情况，应及时记录变动原因、变动时间、新岗位信息等，保证档案能完整反映劳务工工作轨迹。（四）培训与考核资料1.培训记录：包括参加公司内部培训、外部培训的培训课程名称、培训时间、培训地点、培训成绩等信息，体现劳务工的学习成长过程。2.技能考核记录：定期对劳务工进行技能考核，记录考核项目、考核标准、考核成绩及考核评语等，评估劳务工技能水平的提升情况。3.绩效考核记录：按照公司绩效考核制度，记录劳务工各考核周期的考核指标完成情况、考核得分、考核等级等，作为劳务工薪酬调整、晋升、奖励等的重要依据。（五）奖惩记录1.奖励记录：记录劳务工获得的公司内部奖励，如优秀员工奖、创新奖、突出贡献奖等，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等，激励劳务工积极工作。2.惩罚记录：对劳务工违反公司规章制度、工作失误等情况进行记录，包括惩罚事项、惩罚时间、惩罚依据及惩罚结果等，起到警示作用。（六）其他资料1.离职资料：劳务工离职时，应归档离职申请表、离职交接清单、离职证明等资料，记录劳务工离职原因、离职时间及工作交接情况。2.特殊情况记录：如劳务工工伤、患病、参与公司重大项目等特殊情况的相关资料，为公司全面了解劳务工情况提供参考。三、劳务工档案的建立（一）档案建立责任人各部门指定专人负责劳务工档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的及时、准确和完整。人力资源部门负责对各部门提交的劳务工档案进行统一汇总、审核和归档管理。（二）档案建立流程1.入职时提交资料：劳务工入职时，由所在部门负责通知其按照要求填写入职登记表，并提交个人基本信息、学历证书、职业资格证书等相关资料的复印件。同时，组织劳务工进行入职体检，将体检报告一并收集。2.部门初步整理：部门专人对劳务工提交的资料进行初步整理，核对资料的完整性和准确性，按照档案内容分类进行排序，并在规定时间内将整理好的档案资料提交至人力资源部门。3.人力资源部门审核与归档：人力资源部门收到部门提交的劳务工档案资料后，进行全面审核。审核内容包括资料的真实性、完整性、规范性等。对审核通过的档案进行编号、装订，并按照档案管理要求进行归档存储。（三）档案编号规则劳务工档案编号采用统一的编码规则，确保档案编号的唯一性和系统性。编号格式为：[公司简称][年份][部门代码][流水号]。例如：[ABC][2023][01][001]，其中[ABC]为公司简称，[2023]为年份，[01]为部门代码，[001]为流水号。四、劳务工档案的保管（一）保管部门及职责公司设立专门的档案保管室，由人力资源部门负责档案的保管工作。档案保管人员应具备专业的档案管理知识和技能，严格遵守档案保管制度，确保档案安全、完整。（二）保管环境要求档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案不受损坏。（三）档案存储方式劳务工档案采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案按照档案编号顺序排列，存放在档案柜中，并建立档案目录索引，便于查找。电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（四）档案保管期限劳务工档案保管期限根据档案内容的重要性和相关法律法规要求确定。一般情况下，个人基本信息、入职资料、劳动合同等档案应长期保管；工作经历记录、培训与考核资料、奖惩记录等档案保管期限为自劳务工离职之日起[X]年；离职资料等档案保管期限为自劳务工离职之日起[X]年。对于涉及劳务工重大权益纠纷或法律诉讼等特殊情况的档案，应延长保管期限，直至相关问题处理完毕。（五）档案定期清查档案保管人员应定期对劳务工档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的完整性、准确性、存储状况等。对于发现的问题，应及时进行整改，并记录清查结果。清查记录应作为档案管理工作的重要资料进行归档保存。五、劳务工档案的数据安全与保密（一）数据安全措施1.权限管理：对劳务工档案电子数据的访问设置严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问和操作相关数据。根据工作需要，明确不同人员的访问级别，如人力资源部门管理人员可进行全面查询和修改，其他部门相关人员只能查询与其工作相关的部分档案信息。2.数据备份：定期对劳务工档案电子数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储或采用磁带备份等方式，以防止数据丢失。备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的可用性。3.网络安全防护：加强劳务工档案管理系统的网络安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全防护工具，防止网络攻击和病毒入侵，保障数据传输和存储的安全。（二）保密制度1.保密责任：公司所有涉及劳务工档案管理的人员均有保密义务，应严格遵守保密制度，不得泄露劳务工档案中的任何信息。签订保密协议，明确保密责任和违约责任，对违反保密制度的行为进行严肃处理。2.信息查阅限制：严格控制劳务工档案的查阅范围，除公司内部因工作需要查阅档案的人员外，外部单位或个人查阅档案需经过公司相关领导批准，并办理查阅手续。查阅过程中，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容，如需复制，应按照规定程序进行申请和审批。3.保密监督与检查：定期对劳务工档案保密制度的执行情况进行监督和检查，发现问题及时整改。对违反保密制度的行为进行调查处理，追究相关人员的责任，确保保密制度的有效执行。六、劳务工档案的查阅与利用（一）查阅权限与流程1.公司内部查阅：公司各部门因工作需要查阅劳务工档案的，应填写《劳务工档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，提交至人力资源部门。人力资源部门根据申请内容进行审核，审核通过后安排专人协助查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。2.外部单位查阅：外部单位如政府部门、司法机关等因工作需要查阅劳务工档案的，必须持有单位介绍信或相关法律文书，经公司分管领导批准后，由人力资源部门安排专人陪同查阅，并按照规定做好查阅记录。查阅记录应详细记录查阅单位、查阅人员、查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。查阅结束后，查阅人员应在查阅记录上签字确认。（二）利用范围劳务工档案主要用于公司内部人力资源管理工作，如员工招聘、培训、绩效考核、薪酬管理、岗位调整、职业发展规划等方面的参考依据。同时，在涉及劳务工劳动纠纷、法律诉讼等情况下，档案也可作为重要的证据材料提供给相关部门。（三）档案借阅管理1.借阅申请：因工作需要借阅劳务工档案的，应填写《劳务工档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限、借阅档案编号等信息，经部门负责人签字批准后，提交至人力资源部门。2.借阅审批：人力资源部门对借阅申请进行审核，审核通过后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅归还：借阅人员应在规定期限内归还档案，归还时应确保档案的完整性和准确性。档案保管人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、劳务工档案的转移与交接（一）劳务工离职时档案转移劳务工离职时，所在部门应及时通知人力资源部门办理档案转移手续。人力资源部门在确认劳务工工作交接完毕、离职手续办理齐全后，将其档案从公司档案库中调出，并按照规定进行整理和封存。对于与劳务派遣单位或劳务外包单位签订劳务协议的劳务工，档案应按照协议约定及时转移至相关单位；对于直接与公司解除劳动关系的劳务工，档案可根据劳务工本人意愿，按照国家档案管理规定进行转移，如转移至户籍所在地人才交流中心等。（二）档案交接手续档案转移过程中，应办理详细的交接手续。交接双方应填写《劳务工档案交接清单》，注明交接档案的编号、名称、数量、交接时间、交接人员等信息，并签字确认。交接清单应一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。（三）特殊情况档案处理如劳务工因出国、移民等特殊原因需要将档案转移至国外或境外机构的，应按照国家相关法律法规和外事管理规定办理档案转移手续。档案转移前，应对档案进行严格审核，确保档案内容符合国家保密规定和相关要求。同时，应与接收档案的国外或境外机构签订档案保密协议，明确双方的权利义务关系。八、附则（一）制度解释权本制度由公司人力资源部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未明确规定的事项，由人力资源部门根据公司实际情况和相关法律法规进行处理。（二）制度修订