文件档案管理制度最终版

PAGE文件档案管理制度最终版一、总则（一）目的为加强公司文件档案管理，确保文件档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文件档案由综合管理部门集中统一管理，确保文件档案的完整性和一致性。2.分类管理原则：按照文件档案的来源、内容、形式等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密规定，确保文件档案的安全和保密。4.高效利用原则：充分发挥文件档案的作用，提高文件档案的利用效率，为公司各项工作提供支持。二、文件档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司文件档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类文件档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.指导和监督各部门的文件档案管理工作，定期对各部门文件档案管理情况进行检查和考核。4.负责公司文件档案信息化建设，建立和维护文件档案管理信息系统。5.负责公司文件档案的鉴定、销毁工作，确保文件档案的真实性和有效性。（二）各部门职责1.负责本部门文件档案的收集、整理、归档和保管工作，并定期向综合管理部门移交。2.配合综合管理部门做好公司文件档案的鉴定、销毁等工作。3.严格遵守公司文件档案管理制度，确保本部门文件档案的安全和保密。（三）文件档案管理人员职责1.负责文件档案的日常管理工作，包括文件的收发、登记、整理、归档、保管等。2.熟悉文件档案管理业务，掌握文件档案管理的相关知识和技能，不断提高工作效率和质量。3.严格遵守文件档案管理的各项规定，确保文件档案的安全和保密。4.积极主动地为公司各部门提供文件档案利用服务，及时准确地查找和提供所需文件档案。三、文件管理（一）文件的分类1.行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。2.业务文件：包括公司在生产、经营、研发、销售等业务活动中形成的各类文件，如合同、协议、订单、技术文件、市场调研报告等。3.财务文件：包括公司的财务报表、会计凭证、审计报告、税务文件等。4.人事文件：包括公司员工的招聘、培训、考核、晋升、薪酬、福利等方面的文件。5.其他文件：包括公司与外部单位往来的信函、传真、电子邮件等。（二）文件的编号1.行政文件编号：按照公司行政文件管理规定进行编号，编号格式为：[年份][文件类别][序号]，如：2023XZ001。2.业务文件编号：根据业务文件的性质和特点，由相关业务部门自行制定编号规则，并报综合管理部门备案。3.财务文件编号：按照公司财务文件管理规定进行编号，编号格式为：[年份][财务类别][序号]，如：2023CW001。4.人事文件编号：按照公司人事文件管理规定进行编号，编号格式为：[年份][人事类别][序号]，如：2023RS001。5.其他文件编号：根据文件的来源和性质，由综合管理部门进行编号。（三）文件的起草与审核1.文件起草：各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合国家法律法规和公司相关规定，表述准确、清晰、简洁。2.文件审核：文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核内容包括文件的合法性、准确性、完整性、可行性等。对于重要文件，还应提交公司领导进行审批。（四）文件的发布与传达1.文件发布：经审核批准的文件，由综合管理部门按照规定的格式和渠道进行发布。发布渠道包括公司内部网站、公告栏、电子邮件等。2.文件传达：综合管理部门负责将发布的文件及时传达给相关部门和人员，并确保文件传达的准确性和及时性。各部门应及时组织员工学习和贯彻落实文件精神。（五）文件的修订与废止1.文件修订：随着公司业务的发展和变化，需要对已发布的文件进行修订时，由原起草部门负责提出修订意见，经审核批准后进行修订。修订后的文件应重新发布，并注明修订日期。2.文件废止：对于已不再适用或已失效的文件，由综合管理部门及时进行废止处理，并在文件管理信息系统中进行标注。四、档案管理（一）档案的分类1.文书档案：包括公司在行政管理活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、批复、通知、会议纪要等。2.科技档案：包括公司在科研、生产、技术改造等活动中形成的各类文件材料，如科研项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术文件等。3.会计档案：包括公司在财务管理活动中形成的各类文件材料，如会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。4.人事档案：包括公司员工的个人基本信息、工作经历、培训记录、考核结果、薪酬福利等方面的文件材料。5.业务档案：包括公司在生产、经营、销售等业务活动中形成的各类文件材料，如合同、协议、订单、客户资料、市场调研报告等。6.声像档案：包括公司在各种活动中形成的照片、录像、录音等声像资料。7.电子档案：包括公司在信息化建设过程中形成的各类电子文件，如办公自动化系统文件备份、电子邮件、数据库文件等。（二）档案的收集与整理1.档案收集：各部门应按照档案管理的要求，定期将本部门形成的文件材料收集齐全，并移交综合管理部门。综合管理部门应及时对各部门移交的档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。2.档案整理：综合管理部门按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。整理内容包括文件材料的装订、编目、编号、装盒等。整理后的档案应便于保管和利用。（三）档案的归档与保管1.档案归档：整理好的档案应及时归档，归档时应填写档案归档登记表，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息。档案应按照年度、类别、保管期限等顺序进行排列存放。2.档案保管：综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。（四）档案的鉴定与销毁1.档案鉴定：综合管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应组成鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员参加。鉴定小组应根据档案的价值和实际利用情况，提出鉴定意见。2.档案销毁：对于已超过保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，由综合管理部门组织销毁。销毁档案时，应填写档案销毁登记表，注明档案的名称、编号、日期、数量等信息，并由监销人员签字确认。档案销毁应采用适当的方式，确保档案信息的彻底销毁。（五）档案的利用与借阅1.档案利用：公司各部门及员工因工作需要，可以查阅和利用公司档案。查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。档案管理人员应根据查阅人的需求，及时提供所需档案，并做好查阅记录。2.档案借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，到综合管理部门办理借阅手续。借阅档案时，应按照规定的期限归还，不得擅自转借、复印或涂改档案内容。档案管理人员应对借阅档案的归还情况进行跟踪检查，确保档案按时归还。五、文件档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司文件档案管理信息系统，实现文件档案的电子化管理，提高文件档案管理的效率和水平，为公司各项工作提供便捷的信息服务。（二）信息系统功能1.文件档案录入：实现文件档案的电子化录入，包括文件的基本信息、内容摘要、附件等。2.文件档案检索：提供多种检索方式，如按文件编号、标题、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需文件档案。3.文件档案借阅管理：实现文件档案借阅的在线申请、审批、登记、归还等功能，提高借阅管理的效率和透明度。4.文件档案权限管理：设置不同的用户权限，确保文件档案的安全和保密。只有经过授权的用户才能访问和操作相应的文件档案。5.文件档案统计分析：对文件档案的数量、类型、利用情况等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。（三）信息系统维护1.系统日常维护：定期对文件档案管理信息系统进行维护，确保系统的正常运行。包括系统数据备份、软件升级、故障排除等。2.数据安全管理：加强文件档案管理信息系统的数据安全管理，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，防止数据泄露和非法访问。3.用户培训：定期组织用户培训，使员工熟悉文件档案管理信息系统的操作方法和功能，提高员工的信息化应用能力。六、监督与考核（一）监督检查综合管理部门定期对各部门文件档案管理情况进行监督检查，检查内容包括文件档案的收集、整理、归档、保管、利用等方面。对于发现的问题，应及时提出整改