档案馆档案用品管理制度

PAGE档案馆档案用品管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆档案用品的管理，确保档案的安全与完整，提高档案管理工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆内各类档案用品的采购、使用、保管、销毁等全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：档案用品的管理必须符合国家相关法律法规以及行业标准的要求。2.规范性原则：建立健全规范的档案用品管理制度和操作流程，确保各项工作有序进行。3.安全性原则：保障档案用品的质量和安全性，防止因档案用品问题对档案造成损害。4.节约性原则：合理使用档案用品，避免浪费，降低管理成本。二、档案用品采购管理（一）采购计划制定1.档案馆应根据档案管理工作的实际需求，结合档案数量、保存期限、利用频率等因素，每年定期制定档案用品采购计划。2.采购计划应明确档案用品的种类、规格、数量、预算等详细信息，并提交公司/组织相关部门审核批准。（二）供应商选择1.建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、售后服务等进行评估和筛选。2.优先选择具有良好口碑、生产工艺先进、产品质量可靠且符合国家相关标准的供应商。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（三）采购流程1.采购人员根据批准的采购计划，向供应商发送采购订单。采购订单应详细注明档案用品的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.供应商应按照采购订单的要求及时组织生产和发货，并提供产品质量合格证明等相关文件。3.采购人员在收到档案用品后，应会同相关人员进行验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量、外观等是否符合采购合同的要求。4.验收合格的档案用品，办理入库手续；验收不合格的档案用品，应及时与供应商沟通协商，要求其更换或采取其他补救措施。三、档案用品使用管理（一）领用登记1.档案工作人员因工作需要领用档案用品时，应填写《档案用品领用登记表》，注明领用日期、档案用品名称、规格、数量、用途等信息。2.《档案用品领用登记表》应由领用人签字确认，经部门负责人审核批准后，方可到档案用品保管部门领取。（二）使用规范1.档案工作人员应按照档案用品的使用说明和操作规程正确使用档案用品，确保档案的整理、装订、保管等工作符合质量要求。2.在使用过程中，如发现档案用品存在质量问题或影响档案管理工作的情况，应及时停止使用，并报告档案用品保管部门。3.严禁将档案用品挪作他用，不得擅自将档案用品带出档案馆。（三）使用监督1.档案用品保管部门应定期对档案工作人员使用档案用品的情况进行检查和监督，确保档案用品的正确使用和合理消耗。2.对于违反使用规范的行为，应及时进行纠正，并根据情节轻重给予相应的处理。四、档案用品保管管理（一）保管环境要求1.设立专门的档案用品保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房温度应保持在适宜范围内，一般为14℃24℃；相对湿度应控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的通风设备、温湿度调节设备、消防设备等，确保档案用品的安全保管。（二）分类存放1.档案用品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，便于查找和管理。2.建立档案用品存放标识，标明档案用品的名称、规格、数量、存放位置等信息。（三）库存盘点1.定期对档案用品进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期一般为每年一次，特殊情况可根据需要增加盘点次数。2.盘点结束后，应编制《档案用品库存盘点表》，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。（四）库存预警1.根据档案用品的使用情况和库存数量，设定库存预警线。当库存数量低于预警线时，应及时发出预警信号，提醒相关人员及时采购。2.库存预警线应根据档案管理工作的实际需求和历史数据进行合理设定，并定期进行调整。五、档案用品销毁管理（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案用品。2.因损坏、变质等原因无法继续使用的档案用品。3.按照国家法律法规和公司/组织规定需要销毁的档案用品。（二）销毁审批1.档案用品销毁前，应由档案部门提出销毁申请，填写《档案用品销毁申请表》，详细说明销毁档案用品的名称、规格、数量、销毁原因等信息。2.《档案用品销毁申请表》应经档案部门负责人审核、公司/组织分管领导批准后方可实施销毁。（三）销毁方式1.根据档案用品的性质和数量，选择合适的销毁方式。一般可采用焚烧、粉碎、化学处理等方式进行销毁。2.对于涉及国家机密或重要商业秘密的档案用品，应采取更加严格的销毁措施，确保信息安全。（四）销毁记录1.档案用品销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。2.销毁记录应形成书面文件，与《档案用品销毁申请表》一并归档保存，以备查阅。六、监督检查与考核（一）监督检查1.公司/组织内部审计部门或档案管理部门应定期对档案馆档案用品管理制度的执行情况进行监督检查，确保各项规定得到有效落实。2.监督检查内容包括档案用品采购、使用、保管、销毁等环节的工作流程、操作规范、账目记录等方面。（二）考核机制1.建立档案用品管理工作考核机制，对档案工作人员在档案用品管理方面的工作表现进行考核评价。2.考核指标包括档案用品采购的及时性和准确性、使用的规范性和合理性、保管的安全性和完整性、销毁的合规性等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的档案工作人员给予表彰和奖励，对违反制度规定的人员进行批评教育和相应的处罚。七、