市委办公室档案管理制度

PAGE市委办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强市委办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合市委办公室实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市委办公室各科室在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。市委办公室档案由综合档案室集中统一管理，各科室不得自行分散保存。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映市委办公室各项工作的实际情况，确保档案信息的准确性。3.安全保密原则。加强档案的安全防护措施，严格保密制度，防止档案信息泄露。4.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是市委办公室档案管理的职能部门，负责档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施市委办公室档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管市委办公室各科室形成的各类档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编号、编目等基础工作，建立健全档案检索体系，提高档案查询利用效率。4.负责档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定向市档案局移交应进馆的档案，并做好档案统计工作。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。7.对各科室档案管理工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各科室档案管理人员各科室指定专人负责本科室档案的收集、整理和初步保管工作，并配合综合档案室做好档案管理的相关工作。其主要职责包括：1.负责本科室各类文件材料的收集、整理，确保文件材料齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本科室文件材料进行分类、装订，定期移交综合档案室。3.协助综合档案室开展档案的查阅利用工作，提供相关档案信息。4.负责本科室档案的日常保管，做好防火、防盗、防潮等工作，发现问题及时向综合档案室报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围市委办公室各科室在履行职能过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的历史记录，均属收集范围。具体包括：1.上级机关下发的与市委办公室工作相关的文件、指示、通知等。2.市委办公室制发的各类文件、报告、纪要、决议等。3.市委办公室召开的各类会议文件、记录、纪要等。4.市委办公室开展各项工作形成的数据统计报表、调研报告、工作总结等。5.市委办公室与其他单位往来的函件、协议、合同等。6.市委办公室工作人员参加各类培训、学习、考察等活动形成的资料。7.反映市委办公室工作的照片、录音、录像等声像资料。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、损毁。3.对于重要文件材料，应及时备份，防止丢失。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类。按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政事务类、业务工作类等。2.编号。对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目。编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订。对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠恒温恒湿等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，按照档案类别和编号顺序存放档案，便于查找和管理。（二）档案保管要求1.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，定期进行消毒，防止虫害和霉菌滋生。（三）档案存储介质管理1.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。2.电子档案存储介质应分类存放，标识清晰，注明档案名称、存储时间、存储内容等信息。3.严格控制电子档案存储介质的使用环境，防止因环境因素导致存储介质损坏。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家有关法律法规和市委办公室档案管理制度。2.服务工作原则。档案利用应紧密围绕市委办公室各项工作需要，为领导决策、工作指导、历史研究等提供有力支持。3.保密安全原则。在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.市委办公室工作人员因工作需要查阅档案。2.市委领导及相关部门因工作需要查阅档案。3.其他单位或个人因工作需要查阅档案，需经市委办公室领导批准。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅档案一般应在综合档案室进行，如需借出档案，应经综合档案室负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]天。3.查阅档案时，应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案材料。4.查阅档案完毕后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上注明归还日期。（四）档案复制1.因工作需要复制档案材料的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制目的、复制份数等信息，经综合档案室负责人批准后，方可进行复制。2.档案复制应采用复印、扫描等方式，确保复制件与原件内容一致。3.复制的档案材料应加盖综合档案室印章，并注明复制日期。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各科室档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映市委办公室的主要职能活动，是否具有历史查考价值。2.档案的形成时间、来源、形式等是否具有代表性。3.档案的完整性和准确性。（四）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，分析其保存价值。2.综合分析法。结合档案的形成背景、历史作用等因素，综合判断其保存价值。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁审批表》，报市委办公室领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并在销毁清册上签字确认。3.档案销毁清册应永久保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立市委办公室档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保图像清晰可读。2.对电子档案进行规范整理，确保电子档案的格式统一、元数据完整。（三）档案管理信息系统建设1.选用功能完善、安全可靠的档案管理软件，建立档案数据库，实现档案信息的集中管理。2.在档案管理信息系统中设置档案分类、编号、编目、检索等功能模块，方便档案的管理和利用。3.建立档案权限管理机制，对不同用户设置不同的访问权限，确保档案信息安全。（四）数字化档案存储1.数字化档案应采用安全可靠的存储设备进行存储，如磁盘阵列、磁带库等。2.定期对数字化档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。（五）档案信息化安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对档案管理信息系统进行安全检查和维护，及时修复系统漏洞。3.对档案管理人员进行信息化安全培训，提高安全意识和操作技能。八、档案统计与移交（一）档案统计1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。3.档案统计数据应定