居委会工作档案管理制度

PAGE居委会工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强居委会工作档案的规范化管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于居委会在日常工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：居委会的档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映居委会的工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门及人员设置设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责居委会档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导各部门做好档案的形成和积累工作。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立档案检索体系，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门移交档案，办理档案借阅、查阅等手续。6.参与档案的鉴定和销毁工作，确保档案的真实性和有效性。（三）各部门职责1.负责本部门工作中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、归档等工作，提供必要的信息和资料。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的文件、通知、指示等。2.居委会工作计划、总结、报告、会议记录、决议等。3.各类统计报表、调查资料、社区居民信息等。4.社区建设、服务、管理等方面的文件、资料。5.居委会与其他单位签订的合同、协议等。6.居民来信来访记录、投诉处理结果等。7.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将工作中形成的文件、资料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自裁剪、涂改、损坏。3.对于重要文件和资料，应同时收集电子文档，确保档案信息的多样性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理的效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，可分为党群工作类、社区建设类、社区服务类、社区管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等，方便档案的查找和利用。4.装订：对纸张较小、零散的文件进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照整理要求对收集的档案进行认真核对，确保档案的质量。2.档案应及时归档，不得积压，归档后应填写档案归档登记表。3.归档的档案应编制档案盒，在档案盒上标明档案类别、编号、名称等信息。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映居委会主要职能活动和历史面貌的，对本地区、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映居委会一般工作活动，在较长时间内对本地区、国家和社会有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映居委会短期工作活动，在较短时间内对本地区、国家和社会有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）保管条件1.档案管理室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固、防火、防潮、防虫、防盗。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.方便利用原则：档案管理人员应积极为利用者提供服务，简化利用手续，提高利用效率。2.依法利用原则：利用档案应遵守国家有关法律法规和本制度的规定，不得损害国家利益和集体利益。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理室查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经相关领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经相关领导批准后，由档案管理人员负责复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，注明复制日期和用途。（三）利用手续1.查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、档案名称、查阅人等信息。2.借阅档案时，利用者应向档案管理人员提交档案借阅申请表，经相关领导签字批准后，领取档案借阅证。利用者应按照借阅证上注明的档案名称、数量、期限等要求借阅档案，并在规定的期限内归还。3.复制档案时，利用者应向档案管理人员提交档案复制申请表，经相关领导签字批准后，按照规定的格式和数量进行复制。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门的印章。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.全面审查原则：鉴定档案应全面审查档案的内容、来源、时间等因素，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关部门负责人及专业人员组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保管期限和价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其价值和保管期限。3.效益评估法：评估档案对居委会工作和社会发展的效益，确定其保管期限和价值。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写档案销毁审批表。2.档案销毁审批表经相关领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，应在档案销毁登记簿上登记，注明销毁日期、档案名称、数量等信息。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和相关部门报送，为档案管理决策提供依据