平安公司档案箱管理制度

PAGE平安公司档案箱管理制度一、总则（一）目的为加强平安公司档案箱的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于平安公司各部门及全体员工在档案箱使用过程中的相关管理活动。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案箱内档案信息的安全，防止泄露、篡改和丢失。2.规范有序原则：明确档案箱的使用流程和管理要求，保证档案管理工作规范、有序进行。3.高效利用原则：在确保安全保密的前提下，提高档案的利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案箱的分类与编号（一）分类标准根据档案的性质、来源、时间等因素，对档案箱进行分类，具体分类如下：1.业务档案类：涵盖公司各类业务活动中产生的档案，如保险业务合同、理赔档案、客户资料等。2.行政档案类：包括公司行政管理工作形成的档案，如文件、会议记录、人事档案等。3.财务档案类：涉及公司财务收支、会计凭证、报表等财务相关档案。4.其他档案类：除上述三类外的其他档案，如公司荣誉证书、重大项目资料等。（二）编号规则对每一个档案箱进行唯一编号，编号采用[具体编号格式]，以便于识别和管理。编号应包含以下信息：1.年份：表示档案箱所属年份，如[具体年份]。2.类别代码：对应上述分类标准中的类别代码，如“YW”表示业务档案类。3.顺序号：按照档案箱的存放顺序依次编号，从001开始。例如，编号为“2023YW005”的档案箱，表示该档案箱属于2023年的业务档案类，是该类档案箱中的第5个。三、档案箱的使用与保管（一）档案箱的配备1.根据各部门的工作需求，合理配备档案箱。各部门应指定专人负责档案箱的管理，并向公司档案管理部门报备。2.档案箱应具备良好的密封性、防火性、防潮性和防虫性，以确保档案的安全保存。（二）档案的整理与存放1.各部门在将档案放入档案箱前，应按照档案管理的相关要求进行整理。档案应分类清晰、排列有序，并编制相应的目录清单。2.档案应按照编号顺序存放在档案架或档案柜中，便于查找和取用。同时，应在档案架或档案柜上标明档案箱的编号、类别等信息。（三）档案箱的标识1.在档案箱显著位置标明档案箱的编号、类别、所属部门、保管期限等信息，以便于识别和管理。2.标识应清晰、牢固，易于辨认。如有损坏或模糊不清，应及时更换。（四）档案箱的使用登记与借阅1.建立档案箱使用登记制度，记录档案箱的使用情况，包括使用时间、使用人、归还时间等信息。2.员工因工作需要借阅档案箱内档案时，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅申请表应注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。3.档案管理部门应按照借阅申请表的内容，及时提供档案，并在借阅登记本上记录借阅情况。借阅期限届满后，借阅人应按时归还档案，档案管理部门应进行核对和签收。（五）档案箱的保管责任1.各部门负责本部门档案箱的日常保管工作，确保档案箱的安全和完整。2.档案管理部门应定期对档案箱进行检查和盘点，发现问题及时处理。同时，应指导和监督各部门的档案管理工作。四、档案箱的维护与更新（一）定期维护1.档案管理部门应定期对档案箱进行检查，查看档案箱是否有损坏、变形等情况，如有问题应及时维修或更换。2.每年应对档案箱进行一次全面的清洁和消毒，防止档案受到灰尘、霉菌等污染。（二）更新与调整1.根据公司业务发展和档案管理的需要，适时对档案箱的分类和编号进行更新与调整。2.当档案箱内档案数量过多或过少时，应及时进行调整，确保档案存放合理、有序。五、档案箱的销毁与处理（一）销毁条件1.档案已达到保管期限，且无继续保存价值的。2.档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且无利用价值的。3.其他经公司批准需要销毁的档案。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、类别等信息，并附上详细的销毁清单。2.档案销毁申请表经部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在公司内部监督下进行。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等信息。4.销毁后的档案应及时清理，确保档案箱内无残留档案。同时，应将档案销毁申请表、销毁清单等相关资料归档保存，以备查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门负责对各部门档案箱管理制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查，发现问题及时督促整改。2.各部门应加强对本部门档案箱管理工作的内部监督，确保档案管理工作规范、有序进行。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、辞退等。2.因违反本制度规定导致档案丢失、泄露、损坏等事故的，相关责任人应承担相应的法律责任