部门档案管理制度及流程

PAGE部门档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强本部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为部门各项工作提供有力支持，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于本部门所有档案的管理，包括但不限于文件、合同、报告、会议记录、项目资料等各类纸质和电子档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：部门档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映部门工作实际情况，不得篡改或伪造。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密规定，对涉及机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善部门档案管理制度及流程，并组织实施。2.集中管理部门各类档案，进行分类、整理、编号、装订、上架等工作。3.建立档案目录数据库，实现档案信息的计算机检索和查询。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的借阅、归还登记和催还工作，对违规借阅行为进行处理。6.组织开展档案鉴定和销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行销毁。7.对部门各岗位人员进行档案管理知识培训，提高档案管理意识和技能。（二）档案形成部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的齐全、完整。2.在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的信息和资料。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，熟悉档案管理业务。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管、查阅、利用等。3.严格遵守档案管理制度和操作规程，确保档案的安全和完整。4.及时更新档案目录数据库，保证档案信息的准确性和时效性。5.对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、通知、指示等。2.本部门形成的各类文件、报告、合同、协议、会议记录、项目资料、工作计划与总结、统计报表等。3.本部门与其他部门或外部单位往来的文件、信函、传真等。4.反映本部门工作活动的照片、音像资料、实物等。5.其他具有保存价值的文件和资料。（二）收集要求1.各岗位人员应及时将工作中形成的档案材料收集齐全，不得拖延或遗漏。2.收集的档案材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。3.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、装订整齐。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事档案类、财务档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于检索和管理。编号方法可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.排列：按照编号顺序对档案进行排列，同一类档案可按照时间先后、重要程度等顺序排列。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。5.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案架或档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对清查结果应进行记录，并形成清查报告存档。五、档案的利用（一）利用范围1.本部门内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，需经本部门负责人批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅内容、利用目的等信息。2.借阅：如需借阅档案，利用者应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应将借阅的档案交付利用者，并在档案借阅登记簿上登记。3.复制：如需复制档案，利用者应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、编号、复制内容等信息，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照利用者的要求进行复制，并在档案复制申请表上登记复制份数和日期。（三）利用期限1.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出。如需带出，应经部门负责人批准，并在规定时间内归还。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请，并办理续借手续。3.复制档案应按照档案管理部门的规定进行，不得擅自扩大复制范围或进行其他用途。（四）利用登记与催还1.档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用日期、利用内容、归还日期等信息。2.在借阅期限届满前，档案管理人员应提前向利用者发出催还通知，提醒其按时归还档案。如利用者未能按时归还，档案管理人员应及时查明原因，并采取相应的措施进行催还。（五）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和复制。2.档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、标记、抽取、撤换或销毁档案。如发现档案有损坏情况，应及时向档案管理部门报告。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司规定，结合部门工作实际，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由部门负责人担任组长，档案管理人员和相关业务人员为成员。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案或相关档案进行分析比较，确定其保存价值的高低。3.效益评估法：从档案对部门工作的现实利用价值和历史研究价值等方面进行效益评估，确定其是否具有保存价值。（四）鉴定标准1.永久保存：凡是反映部门主要职能活动和基本历史面貌的，对本部门、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保存。2.长期保存：凡是在较长时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，应列为长期保存。长期保存期限一般为[X]年。3.短期保存：凡是在较短时间内对本部门工作有参考价值的档案，应列为短期保存。短期保存期限一般为[X]年。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对档案进行鉴定后，提出销毁意见，编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号（或文号）、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。2.将档案销毁清册报部门负责人审核批准。3.经批准后，由档案管理人员和指定的监销人员共同对拟销毁的档案进行销毁。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.在销毁档案过程中，监销人员应对销毁情况进行监督，并在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存，作为档案销毁工作的记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为部门各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将其转化为电子档案，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合本部门的档案信息管理系统，实现档案的分类、编号、编目、检索、借阅、利用、鉴定、销毁等功能的信息化管理。3.数据安全管理：建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程档案整理：对纸质档案进行分类、编号、编目等整理工作。扫描录入：使用专业的扫描设备对档案进行扫描，将扫描图像进行图像处理和数据录入，形成电子档案。数据挂接：将电子档案与对应的纸质档案进行关联，建立档案目录数据库，实现档案信息的数字化存储。质量审核：对数字化后的档案进行质量审核，确保扫描图像清晰、数据准确、关联正确。2.档案信息管理系统操作流程用户登录：档案管理人员和利用者通过用户名和密码登录档案信息管理系统。档案检索：利用者根据需求在系统中输入检索条件，查询所需档案信息。档案借阅：利用者如需借阅档案，在系统中填写借阅申请表，提交部门负责人审批。审批通过后，档案管理人员在系统中办理借阅手续，并将档案交付利用者。档案利用：利用者在系统中记录档案利用情况，如查阅内容、利用目的等。档案归还：利用者在借阅期限届满后，将档案归还档案管理部门。档案管理人员在系统中办理归还手续，并更新