创卫档案管理制度及流程

PAGE创卫档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强创卫档案管理，确保创卫工作相关文件、资料的完整性、准确性和规范性，为创卫工作提供有力的支持和保障，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有与创卫工作相关的档案管理，包括但不限于创卫规划、实施方案、工作记录、检查报告、整改措施等各类文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：创卫档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映创卫工作的实际情况，数据准确、记录详实。3.分类科学原则：按照创卫工作的类别和特点，对档案进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，同时严格遵守国家有关保密法律法规。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设立专门的创卫档案管理办公室，负责创卫档案的日常管理工作。（二）职责1.档案收集：负责收集、整理公司/组织内部各部门在创卫工作中形成的各类文件资料，确保档案的齐全完整。2.档案整理：按照分类标准对收集到的档案进行整理、编目，使其条理清晰、便于查阅。3.档案保管：负责档案的存储保管，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失。4.档案利用：为公司/组织内部各部门及相关人员提供档案查阅服务，根据需要提供档案复制件。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已失去保存价值的档案。6.档案信息化管理：推进创卫档案的信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索利用。三、档案分类与编号（一）分类1.创卫规划类：包括创卫工作的长期规划、年度计划、专项规划等。2.组织管理类：涉及创卫工作的组织机构设置、人员职责分工、工作制度等文件。3.宣传教育类：如创卫宣传资料、健康教育活动记录、培训教材等。4.环境卫生类：涵盖环境卫生整治方案、清扫保洁记录、垃圾处理情况等。5.食品安全类：包括食品生产经营单位监管档案、食品安全检查记录、整改情况等。6.病媒生物防制类：有关病媒生物监测数据、防制措施、消杀记录等。7.公共卫生类：如饮用水卫生检测报告、公共场所卫生监督记录等。8.检查考核类：创卫工作的各类检查记录、考核评估报告、整改通知等。9.其他类：不属于上述分类的其他创卫相关文件资料。（二）编号采用“分类号+年度+流水号”的编号方式。例如：HW22023001，其中“HW2”为环境卫生类的分类号，“2023”为年度，“001”为该年度此类档案的流水号。四、档案收集（一）收集范围1.公司/组织内部各部门在创卫工作中形成的文件、报告、报表、记录、照片、视频等资料。2.上级主管部门下发的与创卫工作相关的文件、通知、要求等。3.创卫工作中产生的各类合同、协议、承诺书等。4.创卫工作相关的会议纪要、工作简报等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门创卫档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要的文件资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）收集时间1.各类文件资料形成后，承办部门应及时整理并移交档案管理部门。一般情况下，应在文件资料形成后的[X]个工作日内完成移交。2.对于阶段性工作结束后形成的档案资料，承办部门应在工作结束后的[X]个工作日内移交。3.年度终了后，各部门应在次年[X]月[X]日前将上一年度的创卫档案资料全部移交档案管理部门。五、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致或者破损的文件进行修整、裱糊或托裱，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订。2.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案资料进行分类。3.编目：编制卷内文件目录：逐份填写卷内文件的题名、日期、文号、责任者、页号等项目。每份文件单独填写一行，文件题名应准确概括文件内容，日期填写文件的形成日期，文号填写文件的发文字号，责任者填写文件的制发单位或个人，页号填写每份文件在卷内的起始页号。编制案卷封面：填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等项目。案卷题名应简明、准确地概括卷内文件的主要内容，编制单位填写负责整理该案卷的部门或单位，编制日期填写案卷整理完成的日期，保管期限根据档案的重要程度和保存价值确定，密级按照文件的保密要求填写。编制案卷目录：将案卷的编号、题名、保管期限、起止日期、密级等信息录入案卷目录，以便于查找和统计。（三）整理要求1.整理后的档案应层次分明、排列有序，便于查阅和利用。2.卷内文件应按照重要程度和时间顺序排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。3.对于同一事由的文件，应集中排列在一起，并按照时间顺序排列。六、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全存放。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。不同保管期限、不同密级的档案应分别存放。3.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理。4.加强档案库房的安全管理，严禁无关人员进入档案库房，严格执行档案借阅登记制度，确保档案信息安全。七、档案利用（一）利用范围公司/组织内部各部门及相关人员因工作需要查阅创卫档案。（二）利用方式1.查阅：查阅人员可到档案管理部门查阅纸质档案，查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，归还时应确保档案完好无损。3.复制：根据查阅人员的需求，档案管理部门可为其提供档案复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并登记复制的内容、数量、用途等信息。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，查阅、借阅人员应遵守档案管理部门的各项规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。2.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。如需引用档案内容，应经档案管理部门审核同意。3.档案管理部门应建立档案利用效果反馈机制，及时了解档案利用情况，对档案利用效果进行跟踪和评估，不断改进档案管理工作。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限标准，对档案进行科学鉴定，确保销毁的档案确已失去保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.综合分析法：结合公司/组织的发展规划、工作重点、历史沿革等情况，对档案进行综合分析，确定其是否仍具有保存价值。（四）销毁程序1.编制销毁清册：经鉴定小组鉴定后，对确已失去保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、文号、日期、责任者、保管期限、密级等信息。2.审批：《档案销毁清册》报公司/组织负责人审批。3.销毁：经批准后，由档案管理部门指