干部人事档案联络员制度

PAGE干部人事档案联络员制度一、总则（一）目的为进一步加强干部人事档案管理工作，确保干部人事档案信息的真实性、完整性和保密性，提高档案管理工作效率和服务质量，特制定本干部人事档案联络员制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门涉及干部人事档案管理工作的相关人员，包括但不限于档案管理人员、各部门负责人及指定的档案联络员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关干部人事档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则档案内容必须真实反映干部个人情况，信息准确无误，严禁弄虚作假。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，严格保密制度，防止档案信息泄露。4.高效服务原则以服务公司/组织发展和干部成长为宗旨，提高档案管理工作效率，为干部选拔任用、考核评价等提供及时、准确的档案信息支持。二、档案联络员职责（一）档案管理部门联络员职责1.负责干部人事档案的日常收集、整理、鉴别、归档等工作，确保档案材料齐全、完整、规范。2.按照档案管理规定，对档案进行分类、编号、装订，建立档案目录和索引，方便查询和利用。3.定期对档案进行清查核对，及时发现和纠正档案中存在的问题，确保档案信息的准确性。4.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，保证档案实体安全。5.协助档案管理部门负责人制定和完善档案管理制度，参与档案管理工作的培训和指导。（二）部门联络员职责1.负责本部门干部人事档案材料的收集、整理和报送工作，确保材料真实、准确、完整。2.及时了解和掌握本部门干部的职务变动、奖惩情况、培训经历等信息，督促相关人员按时提交档案补充材料。3.协助档案管理部门联络员做好档案的查阅、借阅工作，按照规定办理相关手续，确保档案使用安全。4.向本部门干部宣传档案管理的重要性和相关规定，提高干部对档案工作的认识和重视程度。5.反馈本部门干部对档案管理工作的意见和建议，协助档案管理部门不断改进工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.履历材料：干部个人经历、学历学位、工作经历等相关材料。2.自传材料：干部本人撰写的自传及相关补充材料。3.鉴定、考核、考察材料：干部年度考核、任职考察、专项考察等形成的材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等相关材料。5.政审材料：政治历史情况审查、出国（境）审查等形成的材料。6.党团材料：入党志愿书、入团志愿书、党员登记表等相关材料。7.奖励材料：各类奖励表彰决定、荣誉证书等相关材料。8.处分材料：党纪政纪处分决定、解除处分决定等相关材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、职务任免通知、出国（境）审批表等相关材料。10.其他可供组织参考的材料：如体检表、个人重大事项报告等相关材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，按照规定的时间和要求及时报送。2.收集的档案材料应真实可靠，由组织或个人如实填写，严禁伪造、篡改。3.材料应完整齐全，不得缺页、漏项，如有破损或褪色应及时进行修复或复制。4.材料应使用A4规格纸张，字迹清晰，格式规范，签字盖章齐全。（三）整理规范1.档案材料应按照类别和时间顺序进行排列，同一类材料应集中放置。2.每份材料应在右上角加盖页码章，注明页码。3.材料应去除金属物，采用三孔一线或缝纫机装订，确保整齐牢固。4.档案目录应准确反映档案内容，包括材料名称、日期、页码等信息，目录应打印或手写清晰，与档案内容相符。四、档案鉴别与归档（一）鉴别内容1.审核档案材料的真实性，查看是否有涂改、伪造、虚假等情况。2.审查档案材料的完整性，检查是否缺页、漏项，是否符合归档要求。3.核实档案材料的关联性，确保材料与干部个人情况相关，与档案主题相符。4.检查档案材料的时效性，对过期或无效的材料进行剔除。（二）鉴别方法1.查阅原始文件：核对档案材料的出处，查看原始文件是否真实有效。2.调查核实：对存疑的材料进行实地调查或向相关人员核实，确保信息准确。3.逻辑分析：对档案材料进行逻辑梳理，判断材料之间是否相互印证，有无矛盾之处。（三）归档流程1.经鉴别合格的档案材料，按照档案分类标准进行分类整理。2.将整理好的档案材料装入档案盒，在档案盒封面和脊背填写档案编号、姓名、职务、档案类别等信息。3.将档案盒按照档案库的排列顺序上架存放，建立档案存放索引，便于查找和管理。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部因工作需要查阅干部人事档案的，应填写《干部人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定场所。3.涉及干部个人隐私或敏感信息的档案材料，应严格控制查阅范围，未经批准不得查阅。（二）借阅程序1.因特殊原因需要借阅干部人事档案的，应填写《干部人事档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和借阅期限。2.申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司/组织分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。3.借阅档案应使用专门的借阅登记簿，记录借阅时间、借阅人姓名、借阅档案名称、归还时间等信息。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、抽取、撤换、损坏档案材料。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行认真检查，如发现问题应及时追究借阅人员责任。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容，不得私自复制、传播档案信息。3.档案查阅场所应安装监控设备，确保查阅过程安全可控。4.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案材料，应采取特殊保密措施，严格限制接触范围。（二）安全管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，定期进行检查和维护。2.档案库房应安装防火报警装置、灭火设备，确保消防设施完好有效。3.档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合档案保管要求。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，确保档案实体安全，如发现档案丢失、损坏等情况应及时报告并采取相应措施。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立干部人事档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计和分析。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为公司/组织决策提供准确的档案信息支持。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案管理规定，将纸质档案内容准确录入信息化管理系统，确保数据的真实性和完整性。2.定期对系统中的档案数据进行更新和维护，及时录入新产生的档案材料，删除过期或无效的信息。3.建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。（三）系统安全与权限管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.严格系统用户权限管理，根据工作需要设置不同的用户角色和权限，确保档案信息的安全使用。3.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复系统故障和安全隐患。八、培训与考核（一）培训内容1.档案管理法律法规和政策文件培训，使档案管理人员和联络员熟悉相关规定，依法依规开展工作。2.档案管理业务知识培训，包括档案收集、整理、鉴别、归档、查阅、借阅、保密等环节的操作规范和技能。3.信息化管理系统操作培训，提高档案管理人员和联络员运用信息化手段管理档案的能力。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家学者或行业资深人士进行授课，系统讲解档案管理知识和技能。2.开展内部交流培训，组织档案管理人员和联络员分享工作经验和心得，共同提高业务水平。3.鼓励档案管理人员和联络员参加外部培训和学术交流活动，及时了解档案管理领域的最新动态和发展趋势。（三）考核机制1.建立档案管理人员和联络员考核制度，定期对其工作表现进行考核评价。2.考核内容