档案馆档案资源管理制度

PAGE档案馆档案资源管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆档案资源的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和开发，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆所保管的各类档案资源，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案资源实行集中统一管理，由档案馆负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理公司/组织在各项工作中形成的各类档案，保证档案的完整性，不得遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司/组织内部各部门及外部相关单位提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案管理职责（一）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理的规章制度和业务规范，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本公司/组织各部门形成的各类档案，对档案进行分类、编号、编目、上架等工作，确保档案的有序存放。3.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行销毁处理，确保档案的质量和安全。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的数字化建设，推进档案信息化管理，提高档案管理的效率和水平。6.开展档案利用服务工作，为公司/组织内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅、复制等服务，并做好利用登记和统计工作。7.加强对档案管理人员的培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和服务水平。8.参与公司/组织的重大活动和项目，负责相关档案的收集、整理和归档工作，为公司/组织的决策提供档案支持。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和归档工作，按照档案管理要求，定期将本部门形成的各类文件材料移交档案馆。2.明确本部门档案管理的责任人，负责督促本部门人员及时整理和移交档案，确保档案的完整和准确。3.在开展各项工作过程中，注意保护档案的安全，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得将档案据为己有或擅自转借他人。4.根据工作需要，向档案馆提出档案查阅、借阅申请，配合档案馆做好档案利用工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.反映本公司/组织行政管理、生产经营、技术研发、文化建设等各项活动的文件材料。2.本公司/组织与上级主管部门、其他单位及外部机构往来的文件材料。3.本公司/组织召开的各类会议、活动形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本公司/组织制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等文件材料。5.本公司/组织在生产经营过程中形成的各类合同、协议、订单、发票、报表等文件材料。6.本公司/组织在技术研发过程中形成的项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术文件、实验数据、研究成果等文件材料。7.本公司/组织的人事档案，包括员工入职、离职、调动、晋升、考核、培训等方面的文件材料。8.本公司/组织的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等文件材料。9.本公司/组织的声像档案，包括照片、录音、录像等资料。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在各项工作中形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、规范，不得有涂改、伪造、缺页等现象。3.对收集的文件材料进行分类整理，按照一定的顺序排列，便于后续的归档工作。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.人事档案应及时归档，确保员工档案信息的实时更新。4.财务档案应按照会计年度进行归档，在次年上半年完成上一年度财务档案的整理归档工作。（四）归档程序1.各部门档案管理人员对收集整理好的文件材料进行初步审核，确保文件材料符合归档要求。2.将审核后的文件材料移交档案馆，档案馆档案管理人员对移交的档案进行再次审核，并按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作。3.将整理好的档案装入档案盒或档案袋，填写档案盒封面或档案袋标签，注明档案的类别、年度、保管期限等信息。4.将档案上架存放，建立档案存放位置索引，便于档案的查找和管理。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（二）分类方法1.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。即先按年度将档案分为不同年度，再按保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构（问题）进行细分。2.科技档案按照项目进行分类，每个项目下再按照文件材料的性质分为项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。3.人事档案按照员工类别分为干部档案、工人档案，再按照档案内容分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、培训材料、工资待遇材料、任免奖惩材料、党团材料、其他材料等。4.财务档案按照会计核算的内容分为会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等类别。5.业务档案根据不同业务类型进行分类，如市场营销档案、客户服务档案、生产管理档案等，每个业务类型下再按照业务流程和文件材料性质进行细分。（三）编号规则1.文书档案编号格式为：年度+保管期限代码+机构（问题）代码+顺序号。例如：2023Y01001，其中“2023”表示年度，“Y”表示永久保管期限代码，“01”表示机构（问题）代码，“001”表示顺序号。2.科技档案编号格式为：项目编号+文件材料类别代码+顺序号。例如：KJ20230101001，其中“KJ202301”表示项目编号，“01”表示文件材料类别代码，“001”表示顺序号。3.人事档案编号格式为：员工编号+档案类别代码+顺序号。例如：RS202300101001，其中“RS2023001”表示员工编号，“01”表示档案类别代码，“001”表示顺序号。4.财务档案编号格式为：年度+档案类别代码+顺序号。例如：2023C001，其中“2023”表示年度，“C”表示会计凭证类别代码，“001”表示顺序号。5.业务档案编号格式根据业务特点自行制定，但应保证编号的唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等项目。2.档案目录应打印或手写清晰、准确，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，作为档案检索工具。3.建立电子目录，将档案目录录入计算机系统，便于档案的信息化管理和检索。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案馆应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和管理。2.对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存、数字化备份等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。（三）保护措施1.建立档案保护制度，加强对档案管理人员的培训，提高档案保护意识和技能。2.对档案进行定期消毒、杀虫处理，防止档案受到虫害和霉菌的侵害。3.对破损、褪色的档案进行修复和裱糊，确保档案的可读性和完整性。4.加强对档案库房的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，防止档案被盗、被破坏。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本公司/组织的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.以档案的历史价值、现实利用价值和保存价值为依据，确定档案的保管期限。3.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。档案鉴定小组负责制定档案鉴定计划、组织档案鉴定工作、审核鉴定结果等。（三）鉴定方法1.直接鉴定法档案鉴定人员直接对档案进行审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，判断档案的价值和保管期限。2.分析比较法通过对同类档案的分析比较，了解档案的形成规律和利用情况，从而确定档案的价值和保管期限。3.效益评估法对档案的利用效益进行评估，根据档案的利用频率、利用效果等因素，判断档案的价值和保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映本公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、组织沿革、重大决策文件、重要会议记录、财务决算等。2.长期保管凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。如一般性的会议文件、业务文件、人事档案等。3.短期保管凡是反映本公司/组织局部工作活动，在较短时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性的通知、报表、简报等。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等项目，并由档案鉴定小组成员签字确认。3.将《档案销毁清册》报公司/组织主管领导审批，经批准后方可进行档案销毁工作。4.档案销毁工作应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认销毁情况。6.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送，统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。3.对档案统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据，不断改进档案管理工作。（二）利用工作1.建立档案利用制度，规范档案利用流程，为公司/组织内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅、复制等服务。2.档案利用者应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、利用档案的名称