公共场卫生档案管理制度

PAGE公共场卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强公共场所卫生管理，规范卫生档案管理工作，有效预防和控制传染病传播与健康危害事故的发生，保障公众身体健康，依据《公共场所卫生管理条例》及其实施细则等相关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所经营管理的各类公共场所，包括但不限于宾馆、饭店、商场、超市、影剧院、歌舞厅、浴室、理发店、美容店、游泳馆、体育馆等。（三）职责分工1.卫生管理部门负责公共场所卫生档案的统一管理工作，制定档案管理制度，组织档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。2.各部门负责人为本部门卫生档案管理工作的第一责任人，负责督促本部门员工及时将各类卫生相关资料提交至卫生管理部门，并确保资料的真实性和完整性。3.档案管理人员具体承担卫生档案的日常管理工作，严格按照档案管理要求进行分类、编号、装订、存储等操作，保证档案的安全与完整。二、档案内容（一）基本信息档案1.公共场所基本情况包括场所名称、地址、法定代表人、联系方式、经营项目、营业面积、服务设施等信息。2.卫生许可证及相关证件记录卫生许可证的颁发日期、有效期、许可项目等内容，同时保存从业人员的健康合格证明、卫生知识培训合格证明等相关证件的复印件。（二）卫生管理档案1.卫生管理制度详细记录本公司/组织制定的各项卫生管理制度，如卫生检查制度、消毒保洁制度、从业人员健康管理制度、公共用品用具清洗消毒更换制度等。2.卫生管理组织机构明确卫生管理部门及各部门在卫生管理工作中的职责分工，绘制卫生管理组织机构图，并附上各部门负责人及卫生管理人员的名单和联系方式。3.卫生管理工作计划与总结每年制定卫生管理工作计划，明确工作目标和措施，并在年末对全年卫生管理工作进行总结，分析存在的问题及改进措施落实情况。（三）卫生检测档案1.检测报告定期委托有资质的检测机构对公共场所的空气质量、微小气候、水质、采光、照明、噪声、顾客用品用具等进行卫生检测，保存每次检测的报告原件。检测项目、检测频率应符合国家相关卫生标准和规范要求。2.检测记录详细记录每次卫生检测的时间、地点、检测项目、检测结果等信息，建立检测台账，便于查询和统计分析。（四）消毒保洁档案1.消毒设施设备档案记录公共场所配备的消毒设施设备的名称、型号、数量、购置时间、使用情况等信息，建立消毒设施设备台账，并保存设备的购买发票、维修记录等资料。2.公共用品用具清洗消毒记录对公共场所使用的茶具、毛巾、床上用品、拖鞋等公共用品用具的清洗消毒情况进行详细记录，包括清洗消毒日期、用品用具名称、数量、消毒方法、消毒时间、操作人员等信息。3.保洁工作记录记录公共场所的日常保洁工作情况，包括保洁区域、保洁频次、保洁人员等信息，确保场所环境整洁卫生。（五）从业人员健康档案1.健康检查记录详细记录从业人员每年进行健康检查的时间、地点、检查项目、检查结果等信息，建立从业人员健康检查台账。对患有有碍公共卫生疾病的人员，应记录其调离岗位的时间和原因。2.卫生知识培训记录保存从业人员参加卫生知识培训的相关资料，包括培训时间、培训内容、培训师资、培训考核成绩等信息，确保从业人员掌握必要的卫生知识和技能。（六）投诉与处理档案1.投诉记录记录顾客对公共场所卫生问题的投诉内容、投诉时间、投诉人联系方式等信息，建立投诉台账。2.处理记录详细记录对投诉问题的处理过程和结果，包括处理时间、处理措施、处理责任人等信息，及时回复投诉人，并跟踪处理效果。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责卫生相关资料的收集工作，确保资料的及时、准确和完整。2.卫生管理部门应定期对各部门提交的资料进行审核，对不符合要求的资料及时反馈并要求补充完善。3.各类卫生档案资料应按照规定的时间范围进行收集，确保档案资料的连续性和完整性。（二）整理方法1.分类整理按照档案内容的类别，将收集到的资料进行分类，如基本信息档案、卫生管理档案、卫生检测档案等。2.编号装订对每一类档案进行编号，以便于查找和管理。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。同时，将整理好的资料按照编号顺序进行装订，确保资料的整齐和牢固。3.编制目录为每一类档案编制详细的目录，目录应包括资料名称、编号、日期、页码等信息，方便查阅和检索。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应及时将整理好的档案进行归档，确保档案资料存放有序，便于查找和使用。2.归档的档案应按照类别和时间顺序进行排列，同一类档案应按照编号顺序依次存放。3.归档的档案应附上档案目录清单，清单应注明档案名称、编号、日期、存放位置等信息。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保存。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.电子档案保管对电子档案应进行备份存储，备份介质可选用光盘、移动硬盘等。电子档案应按照类别和时间顺序进行分类存储，并建立电子档案索引目录，便于查询和管理。同时，定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和安全性。（三）保管期限1.基本信息档案、卫生管理制度、卫生管理组织机构等档案应长期保存。2.卫生检测报告、消毒保洁记录、从业人员健康档案等档案应保存至超过该场所下次卫生检测的时间周期，但不得少于两年。3.投诉与处理档案应保存两年。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅卫生档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表的内容，提供相应的档案资料，并对查阅过程进行监督，确保档案资料的安全和完整。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅本公司/组织卫生档案的，应提前向本公司/组织提出书面申请，说明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并加盖单位公章。经本公司/组织负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，档案管理人员应与借阅人员当面清点档案资料的数量和内容，并填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、编号、数量、借阅时间、借阅人姓名、归还时间等信息。借阅人员应在登记表上签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如需复制档案资料，应提前向档案管理部门提出申请，经同意后方可复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期和用途。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期借阅，应提前向档案管理部门提出申请，经同意后方可延期。逾期未归还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对涉及公共场所商业秘密和个人隐私的档案资料予以保密。2.未经本公司/组织负责人批准，任何人不得擅自对外提供、公布档案资料内容。3..在档案管理工作中，档案管理人员应避免在公共场所谈论档案内容，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等，确保档案库房的安全。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.档案管理人员应掌握必要的安全知识和技能，如火灾扑救、防盗报警等，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案资料的安全。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案资料超过保管期限，且已无保存价值的，可以申请销毁。2.档案资料因损坏、遗失等原因无法继续保存的，可以申请销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对到期或无保存价值的档案进行清理核对，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因、销毁时间等信息。2.《档案销毁申请表》经本公司/组织负责人审核批准后，档案管理部门应指定专人负责档案销