养老院档案管理制度细则

PAGE养老院档案管理制度细则一、总则（一）目的为加强养老院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在养老院管理、服务、科研等工作中的作用，特制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于养老院各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是养老院在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：养老院档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映养老院工作实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善养老院档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理养老院各类档案，进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。5.对档案的鉴定、销毁进行审核，并按规定程序办理相关手续。6.组织开展档案业务培训和指导工作，提高员工的档案管理意识和技能。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。2.协助综合档案室开展档案管理工作，提供相关档案资料。3.对本部门员工进行档案管理知识的宣传和培训，督促员工及时将工作中形成的档案材料归档。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括养老院的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、文件收发、人事档案、财务档案等。2.服务管理类：入住老人档案、护理记录、医疗档案、康复档案、膳食管理档案、安全管理档案等。3.设施设备类：养老院房屋建筑、设施设备的规划设计、建设施工、维护保养等方面的档案。4.文化活动类：养老院组织开展的各类文化、娱乐、体育活动的相关资料。5.其他类：与养老院工作相关的其他有保存价值的数据、资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.档案形成部门应在工作结束后及时将档案材料整理归档，不得积压或拖延。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为一级类目、二级类目等，具体分类如下：行政管理类：可分为行政事务、人力资源、财务管理、后勤保障等二级类目。服务管理类：可分为入住服务、生活照料、医疗护理、康复保健、心理关怀等二级类目。设施设备类：可分为房屋建筑、设施设备、水电暖系统等二级类目。文化活动类：可分为活动策划方案、活动照片、活动视频等二级类目。其他类：根据实际情况进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用“年度+类别+流水号”的方式，如“2023XZ001”表示2023年行政管理类第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便快速检索档案。4.装订：对纸张大小不一、破损或折叠的档案材料进行整理、修补和装订，保持档案的整齐美观。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映养老院主要职能活动和基本历史面貌的，对养老院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映养老院一般工作活动，在较长时间内对养老院工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对养老院工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限一般为5年以下。（二）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在4A%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。3.档案应存放在专用的档案柜架上，柜架应排列整齐，便于通风和查找。档案应分类存放，不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。（三）保管要求1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.对电子档案应进行定期备份，备份介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格执行档案借阅制度，确保档案在借阅过程中的安全。五、档案的利用（一）利用范围1.养老院内部各部门因工作需要查阅档案。2.入住老人及其家属因合理需求查阅相关档案。3.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。4.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可直接到综合档案室查阅档案，查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：利用者如需复制档案，应经综合档案室负责人批准，复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案复制章。（三）利用审批1.养老院内部人员查阅档案，由所在部门负责人签字批准。2.入住老人及其家属查阅档案，需经养老院相关部门审核同意，并办理查阅手续。3.上级主管部门、相关单位查阅档案，应出具单位介绍信，经养老院分管领导签字批准。4.司法机关、纪检监察部门等查阅档案，应按照法定程序办理相关手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行逐卷鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应剔除销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报养老院分管领导批准。2.经批准后，由综合档案室负责填写《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。3.《档案销毁清册》一式两份，一份留存综合档案室，一份交养老院办公室备案。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将工作中形成的电子文件收集整理，按照档案分类要求进行分类存储。2.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。3.对电子文件应进行元数据采集，元数据应包括文件编号、题名、日期、作者、格式、大小等信息。（二）电子档案的保管1.建立电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，对电子档案进行集中存储。2.定期对电子档案进行备份，备份介质应异地存放。3.对电子档案存储系统进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止电子档案被