资金类业务档案管理制度

PAGE资金类业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司资金类业务档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，规范资金类业务操作流程，防范资金风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及资金收付、结算、融资等资金类业务档案的管理。包括但不限于银行账户管理档案、资金收支凭证、融资合同及相关文件、资金审批文件等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映资金类业务的实际发生情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：全面收集、整理资金类业务过程中形成的各类文件资料，确保档案的完整性。3.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。4.保密性原则：对涉及公司机密的资金类业务档案，严格保密，防止信息外泄。5.可追溯性原则：档案应具备清晰的业务脉络和历史记录，以便于对资金业务进行追溯和查询。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善资金类业务档案管理制度，并组织实施。集中统一管理资金类业务档案，确保档案的妥善保管和有序存放。对档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，建立档案检索体系，方便查询利用。定期对档案进行清查、盘点，确保档案的账实相符。按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等处置工作。2.资金业务部门负责本部门资金类业务档案的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。在业务办理过程中，严格按照档案管理要求，规范制作和保存各类文件资料，确保档案的质量。配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的业务信息和解释。3.财务部门从财务管理角度对资金类业务档案进行审核，确保档案记录与财务核算一致。协助档案管理部门对涉及财务数据的档案进行管理和利用，为财务决策提供支持。4.审计部门对资金类业务档案的管理情况进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况，确保档案管理合规。根据审计工作需要，查阅、调阅相关资金类业务档案，对发现的问题提出整改意见。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.资金类业务活动中产生的各类原始凭证，如发票、收据、银行对账单、支票存根等。2.资金收支审批文件，包括请示报告、审批表、领导批示等。3.融资业务相关文件，如借款合同、担保合同、抵押合同、融资申请书、评估报告等。4.银行账户管理资料，如开户许可证、账户变更记录、销户资料等。5.资金结算业务文件，如结算清单、支付指令、资金划转记录等。6.与资金类业务相关的会议纪要、协议、函件等。7.其他与资金类业务有关的文件资料。（二）收集要求1.资金业务部门应在业务办理完毕后的规定时间内，将形成的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，确保具有法律效力。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并保证其真实性和完整性。（三）整理方法1.分类根据资金类业务的性质和档案内容，将档案分为银行账户管理类、资金收支类、融资业务类等类别。每个类别下再根据具体业务内容进行细分，如资金收支类可分为收入档案、支出档案等。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用年份+类别代码+流水号的形式，如2023ZS001，表示2023年资金收支类的第1份档案。3.装订对纸张档案进行整理装订，去除金属物，确保整齐牢固。装订顺序一般为封面、目录、正文、封底，正文部分应按照文件形成的先后顺序排列。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册，便于查询。三、档案的保管（一）保管期限1.资金类业务档案的保管期限根据其重要程度和性质分为永久、定期两类。2.永久保管档案涉及公司重大资金决策、重大融资项目、重要资金往来等具有长期保存价值的档案。如公司章程中涉及资金管理的条款、公司年度资金预算方案及执行情况报告、重大融资合同等。3.定期保管档案一般资金业务档案保管期限为[X]年，自业务终结次年起计算。如银行账户日常交易记录、普通资金收支凭证等。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。档案应分类存放于档案柜中，排列整齐有序，便于查找。定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保其可读性和可追溯性。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。采取安全防护措施，防止电子档案被篡改、删除或泄露。（三）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。3.档案库房内严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品，不得使用明火。4.定期对档案库房进行安全检查，确保消防设施、防盗设施等正常运行。四、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅资金类业务档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的资金类业务档案，查阅申请人还需经公司保密管理部门批准。3.审计、纪检等部门因工作需要查阅档案的，可直接查阅，但应履行登记手续。（二）查阅程序1.查阅人持经审批的《档案查阅申请表》到档案管理部门，档案管理人员根据申请表提供相应的档案。2.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。3.查阅人不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案内容。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅资金类业务档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.涉及公司机密的资金类业务档案，借阅申请人还需经公司保密管理部门批准。（四）借阅程序1.借阅人持经审批的《档案借阅申请表》到档案管理部门，档案管理人员根据申请表办理借阅手续，填写《档案借阅登记簿》，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅期限等信息。2.档案管理人员将档案交予借阅人，并提醒借阅人注意档案的保管和归还期限。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、资金业务部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.对保管期满的档案，鉴定小组应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行综合评估。2.对于仍具有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已无保存必要的档案，可提出销毁意见。3.涉及未结清债权债务的档案，应保管至债权债务结清后[X]年。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定同意销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式确保档案彻底销毁，如焚烧、粉碎等。4.销毁过程中，应安排监销人员在场监