失业局业务档案管理制度

PAGE失业局业务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强失业局业务档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案的利用效率，更好地服务于失业管理工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于失业局在办理失业登记、失业保险待遇审核发放、就业援助等各项业务过程中形成的各类档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则失业局业务档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映业务办理的实际情况，数据准确无误，手续完备齐全，保证档案的真实性和可靠性。3.完整安全原则保证档案的完整性，不遗漏重要文件资料；同时加强档案的安全保护措施，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。4.方便利用原则档案管理应便于查询、调阅和使用，提高档案的利用效率，为失业管理工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善业务档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理，提高档案查询和利用效率。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的消防、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。5.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等处置工作。7.负责向其他部门或单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。（二）业务经办部门职责1.负责本部门业务档案的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求及时将档案移交档案管理部门。2.在业务办理过程中，严格按照档案管理规定，规范文件材料的收集、整理和归档，确保档案质量。3.协助档案管理部门做好档案的清查盘点、鉴定销毁等工作，提供必要的业务信息和资料。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并配合做好相关登记和归还工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的具体收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的准确、及时和规范。3.对档案进行定期检查和维护，发现档案损坏、丢失等情况及时报告并采取相应措施。4.积极开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平和工作效率。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案收集与整理（一）收集范围1.失业登记档案包括失业人员登记表、就业失业登记证申请表、相关证明材料等。2.失业保险待遇审核发放档案涵盖失业保险金申领表、失业人员身份证明、就业失业状况证明、银行账户信息、待遇审核审批表、发放记录等。3.就业援助档案包含就业援助对象认定表、就业困难人员证明材料、援助措施记录、帮扶成效记录等。4.其他业务档案如职业介绍服务档案、创业扶持档案、培训补贴申请档案等相关业务过程中形成的各类文件资料。（二）收集要求1.业务经办人员在办理业务过程中，应同步收集相关文件材料，确保材料的完整性和准确性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定格式和要求进行收集，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同业务类别和保管期限，进行分类整理。3.便于保管和利用，按照一定的标准和方法进行编号、编目等工作。（四）整理方法1.分类按照业务类别将档案分为失业登记、失业保险待遇审核发放、就业援助等大类，每大类下再根据具体业务内容细分小类。2.编号为每一份档案或一组档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于识别和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，目录应清晰准确，便于查询。4.装订对纸张较多、较厚的档案进行装订，确保档案整齐牢固，便于翻阅和保管。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案保管（一）保管期限划分1.永久保管涉及重大政策决策、重要业务事项、具有长期历史价值和查考利用价值的档案，如重要会议记录、重大业务改革文件、长期有效的待遇发放记录等。2.定期保管分为30年和10年保管期限。对于一般业务档案，如普通失业登记档案、短期的就业援助记录等，根据其重要性和利用价值确定保管期限。（二）档案库房管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的场所，并配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架等。2.档案应按照类别、保管期限、编号顺序等进行上架排列，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，标明各类档案的存放位置。3.定期对档案库房进行清洁和检查，保持库房环境整洁，检查档案的保管状况，发现问题及时处理。如发现档案有霉变、虫蛀等情况，应及时采取消毒、驱虫等措施。（三）档案数字化管理1.逐步推进档案数字化工作，将纸质档案进行扫描录入，建立电子档案数据库。数字化档案应与纸质档案内容一致，确保档案信息的真实性和完整性。2.对电子档案进行分类存储，按照档案编号、题名等信息建立索引，便于快速查询和检索。同时，应采取数据备份、加密等措施，确保电子档案的安全。3.定期对电子档案进行维护和更新，检查数据的准确性和完整性，及时处理数据丢失、损坏等问题。五、档案利用（一）查阅规定1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。查阅完毕后，应及时归还档案，并在查阅登记本上签字确认。3.涉及机密、敏感信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并注明用途。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅档案的，应持单位介绍信，填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、归还日期等信息，经本局档案管理部门负责人审核，报局领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应与档案管理人员办理交接手续，当面清点档案数量和完好情况，并在借阅登记本上签字。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、拍照、传播档案内容。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应在规定期限内归还档案，档案管理人员应及时检查归还档案的完整性和完好情况。（三）出具证明1.根据工作需要，本局可依据档案内容为相关单位或个人出具证明材料。出具证明时，应严格审核档案内容，确保证明内容真实、准确。2.证明材料应加盖失业局档案管理部门印章，并注明出处和日期。出具证明的档案应做好登记，记录证明的用途、出具时间等信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务经办部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合档案的实际价值和利用情况，对档案进行鉴定。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，经鉴定工作小组审核同意后，可予以销毁。3.对于仍有查考利用价值但保管期限已满的档案，可延长保管期限继续保存。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.将拟销毁档案清单提交鉴定工作小组进行审核，经鉴定工作小组组长签字确认后，报局领导批准。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息。4.销毁记录应与拟销毁档案清单一同归档保存，以备查考。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对业务经办部门的档案收集、整理情况进行检