园长相关档案管理制度范本

PAGE园长相关档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强园长相关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本园园长及与园长工作相关的各类档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映园长的工作实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与园长工作有关的各类文件、资料等，确保档案不遗漏重要信息。3.保密性原则：对涉及园长隐私、园所机密等内容的档案严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作遵循国家相关法律法规及行业标准，做到整理规范、分类科学、编号有序。二、档案管理职责（一）园长职责1.负责领导和监督本园档案管理工作，确保档案管理工作符合本制度要求。2.对重要档案的形成、积累和归档进行指导和审定。3.根据工作需要，批准档案的查阅、借阅等申请。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等日常管理工作。2.建立档案检索系统，便于快速查找和利用档案。3.严格执行档案保密制度，确保档案安全。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。5.按照规定向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括园长的工作计划、总结、报告、批示、会议记录、重要文件等。2.业务管理类：涉及教学管理、师资队伍建设、园所发展规划、教育教学成果等方面的文件资料。3.人事管理类：园长的人事任免、考核、奖惩、培训等相关材料。4.财务管理类：与园长工作相关的财务预算、决算、审计报告等文件。5.安全管理类：有关园所安全工作的决策、检查记录、应急预案等档案。6.对外交流类：园长参与对外交流活动的邀请函、协议、会议纪要等资料。7.个人资料类：园长的学历证书、资格证书、荣誉证书等个人相关材料。（二）编号规则1.采用年度类别流水号的编号方式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示行政管理类（XZ）、业务管理类（YW）、人事管理类（RS）、财务管理类（CW）、安全管理类（AQ）、对外交流类（DW）、个人资料类（GR）。4.流水号：按档案形成的先后顺序依次编写，位数根据档案数量确定，如“001”“002”等。5.例如，2023年形成的行政管理类第5份档案编号为“2023XZ005”。四、档案收集与整理（一）收集范围1.内部文件：园所内部产生的与园长工作相关的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件等。2.外部文件：来自上级主管部门、其他单位等的与园长工作有关的文件、函件、通知等。3.会议材料：园长参加的各类会议的会议通知、议程、报告、决议等。4.工作记录：园长的工作日志、工作笔记、重要事项记录等。5.成果资料：园所在教育教学、管理等方面取得的成果证明材料，如获奖证书、发表的论文等。（二）收集要求1.各部门应及时将与园长工作相关的文件材料收集齐全，并定期移交档案管理人员。2.档案管理人员要主动跟踪文件材料的形成过程，确保重要文件不遗漏。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本或进行有效的电子备份，确保文件的可读性和完整性。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写档案目录卡片，内容包括文件编号、题名、日期、来源、保管期限等。3.去除文件材料上的金属物，对破损的文件进行修补，对字迹模糊或褪色的文件进行复制或处理。4.将每份文件材料按照一定顺序排列，如正件在前，附件在后；批复在前，请示在后等。5.采用统一规格的档案盒进行装订，每盒厚度适中，便于存放和查找。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应按照类别、年度、编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。3.电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，采用备份存储等方式确保数据安全。（三）保管期限1.永久保管：涉及园所重大决策、重要历史资料、长期有效的文件等，应永久保存。2.定期保管：根据文件的重要程度和时效性，确定不同的保管期限，如3年、5年、10年等。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，可按规定进行销毁。（四）档案清查1.每年定期对档案进行清查，核对档案的数量、内容、保管状况等。2.发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，上报园长。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本园工作人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，经园长批准后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督。（二）查阅要求1.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。3.如需复印档案内容，应经档案管理人员同意，并登记复印的内容、份数等。（三）借阅权限1.本园工作人员因特殊工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和园长签字批准后，方可借阅。2.外单位人员原则上不允许借阅档案，如有特殊情况，需经园长批准，并办理严格的借阅手续，收取一定的押金。（四）借阅要求1.借阅人员应按时归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。3.借阅期间，如档案发生丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。七、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及园长隐私、园所机密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等措施。3.档案库房应安装门禁系统、监控设备等，确保档案安全。（二）保密教育1.定期对档案管理人员及接触档案的工作人员进行保密教育，提高保密意识。2.在档案管理工作中，如发现有违反保密制度的行为，应及时进行纠正，并视情节轻重给予相应的处罚。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由园长担任组长，档案管理人员、相关部门负责人等为成员。负责定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合判断档案是否具有保存价值。对已过保管期限、确无保存价值的档案，可进行销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编