刻章档案管理制度汇编表

PAGE刻章档案管理制度汇编表一、总则（一）目的为加强公司刻章档案管理，规范刻章行为，确保公司印章使用的合法性、安全性和规范性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及与公司有业务往来的外部单位涉及的刻章档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保刻章行为合法合规。2.安全保密原则：加强刻章档案的安全保护，防止信息泄露和印章被盗用。3.规范管理原则：明确各环节职责和流程，实行规范化管理。4.可追溯原则：对刻章档案的全过程进行记录，便于查询和追溯。二、刻章申请与审批（一）申请流程1.公司内部各部门因工作需要刻制印章，应填写《刻章申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息。2.将《刻章申请表》提交至本部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际需求对申请进行审核，确保申请合理合规。3.经部门负责人审核通过后，将申请表提交至公司行政管理部门。（二）审批权限1.行政管理部门收到《刻章申请表》后，应进行初步审查，核实申请信息的完整性和准确性。2.对于一般性印章的刻制申请，由行政管理部门负责人审批。3.对于重要印章（如公司公章、财务专用章等）的刻制申请，需经公司分管领导审核后，报公司总经理审批。（三）审批要点1.审核申请理由是否充分，是否确属工作需要。2.检查申请印章的名称、规格、样式是否符合公司规定和相关法律法规要求。3.核实申请使用范围是否明确合理，避免滥用。三、刻章机构选择与合同签订（一）选择标准1.优先选择具有合法资质、信誉良好、具备专业刻章技术和设备的刻章机构。2.对刻章机构的从业年限、客户评价、资质证书等进行综合评估。（二）合同签订1.经审批同意刻章后，行政管理部门负责与选定的刻章机构签订《刻章合同》。2.《刻章合同》应明确刻章的种类、数量、规格、材质、价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款。3.合同中应约定刻章机构的保密义务和违约责任，确保公司印章信息安全。四、刻章过程监督（一）监督方式1.行政管理部门应指定专人负责对刻章过程进行监督，可采用现场监督或视频监控等方式。2.监督人员应记录刻章过程中的关键环节，如刻章设备、刻章材料、刻章步骤等，确保刻章过程符合合同要求和相关标准。（二）质量检验1.刻章完成后，监督人员应按照合同约定的质量标准对印章进行检验。2.检验内容包括印章的清晰度、完整性、文字准确性、图案规范性等。3.如发现印章质量不符合要求，应及时要求刻章机构进行整改或重新刻制。五、刻章档案收集与整理（一）收集范围1.刻章申请材料，包括《刻章申请表》及相关审批文件。2.刻章合同。3.刻章机构资质证明文件。4.印章样模（一式多份），包括彩色样模和黑白样模。5.刻章过程记录材料，如现场监督记录、视频资料等。6.印章交付凭证。（二）整理要求1.对收集到的刻章档案进行分类整理，按照申请时间、印章种类等顺序排列。2.每份档案材料应齐全完整，如有缺失应及时补齐。3.对档案材料进行编号，建立索引目录，便于查询和管理。六、刻章档案存储与保管（一）存储方式1.刻章档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序存放，确保档案存放整齐、有序。3.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备中，建立专门的文件夹进行分类管理，并定期进行备份。（二）保管责任1.行政管理部门应指定专人负责刻章档案的保管工作，明确保管人员的职责和权限。2.保管人员应定期对刻章档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。（三）安全防护1.档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.对电子档案应设置严格的访问权限，防止未经授权的人员访问和篡改。3.定期对存储设备进行维护和更新，确保数据的安全性和可靠性。七、刻章档案使用与借阅（一）使用规定1.公司内部各部门因工作需要查阅刻章档案，应填写《刻章档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息。2.将申请表提交至行政管理部门，经部门负责人审批后，方可查阅。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。4.如需复印档案材料，应经行政管理部门同意，并登记复印内容和用途。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅刻章档案的，应填写《刻章档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经行政管理部门负责人审核，报公司分管领导审批后，方可借阅。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。4.借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案，如因特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。八、刻章档案销毁（一）销毁条件1.印章因机构变更、业务调整等原因不再使用，且已完成相关交接手续。2.印章损坏无法正常使用，且已无保留价值。（二）销毁流程1.由使用部门提出印章销毁申请，填写《刻章档案销毁申请表》，说明销毁原因和印章情况。2.申请表经部门负责人审核后，提交至行政管理部门。3.行政管理部门对申请进行核实，组织相关人员对拟销毁的印章进行鉴定。4.经鉴定确需销毁的印章，由行政管理部门负责组织销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等。5.销毁完成后，填写