校园宿舍安全档案管理制度

PAGE校园宿舍安全档案管理制度一、总则（一）目的为加强校园宿舍安全管理，规范安全档案管理工作，有效预防和减少宿舍安全事故的发生，保障师生员工的生命财产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于校园内所有学生宿舍及相关管理部门。（三）依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》以及学校的相关规章制度制定。二、档案管理职责分工（一）宿舍管理部门1.负责制定和完善宿舍安全档案管理制度，并组织实施。2.统筹协调各部门之间的档案管理工作，确保档案资料的完整性和准确性。3.定期对宿舍安全档案进行整理、归档、保管和查阅，为宿舍安全管理决策提供依据。（二）各学院1.负责本学院学生宿舍安全档案的收集、整理和初步审核工作。2.配合宿舍管理部门做好档案的归档和保管工作，及时更新学生宿舍人员信息。3.对本学院学生进行宿舍安全宣传教育，将相关活动记录纳入档案管理。（三）宿舍管理员1.负责日常宿舍安全检查记录的填写，包括宿舍设施设备检查、学生违规行为记录等。2.及时向宿舍管理部门报告宿舍安全隐患和异常情况，并协助做好相关记录的整理。3.配合学院和其他部门做好与宿舍安全相关的调查和资料收集工作。三、档案内容（一）宿舍基本信息档案1.宿舍布局图，标注各房间位置、门窗、消防设施等。2.宿舍设施设备清单，包括床铺、桌椅、照明、电器等设备的型号、数量、购置时间等。3.宿舍入住人员信息，包括姓名、学院、专业、年级、宿舍号、联系方式等。（二）安全检查档案1.定期安全检查记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改情况等。2.专项安全检查记录，如消防设施检查、电气安全检查等，详细记录检查结果和处理措施。3.临时安全检查记录，针对突发事件或安全隐患进行的检查记录。（三）安全隐患排查与整改档案1.安全隐患排查报告，记录排查时间、排查范围、发现的隐患类型及详细情况。2.隐患整改通知书，明确整改责任部门、整改期限、整改要求等。3.整改情况跟踪记录，包括整改过程中的检查、督促、验收等情况。（四）安全教育档案1.宿舍安全宣传教育活动计划、方案及总结。2.安全教育讲座、培训记录，包括时间、地点、主讲人、参与人员、内容摘要等。3.学生安全知识考试成绩及试卷。（五）安全事故档案1.事故报告，详细记录事故发生时间、地点、经过、原因、损失情况等。2.事故调查记录，包括调查人员、调查过程、调查结果等。3.事故处理记录，如对责任人的处理决定、整改措施等。（六）消防档案1.消防设施设备清单及检查记录，包括灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等设施的型号、数量、位置、维护保养情况等。2.消防演练计划、方案及总结，记录演练时间、地点、参与人员、演练内容、效果评估等。3.火灾事故应急预案及相关记录。（七）电气安全档案1.电气设备清单，包括配电箱、电线电缆、插座、灯具等设备的型号、规格、安装位置等。2.电气安全检查记录，包括接地电阻测试、绝缘电阻测试、漏电保护装置测试等结果。3.电气维修记录，记录维修时间、维修内容、维修人员等。（八）其他相关档案1.与宿舍安全管理相关的会议记录、文件、通知等。2.学生宿舍违规行为记录，包括违规时间、违规人员、违规行为、处理结果等。3.宿舍安全管理工作的表彰与奖励记录。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门和人员应按照档案管理职责，及时收集各类与宿舍安全相关的资料。2.资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏。3.收集的资料应具有时效性，确保档案内容能够反映宿舍安全管理的实际情况。（二）整理原则1.分类整理，按照档案内容的类别进行分类，便于查找和管理。2.顺序排列，同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.编号标识，为每份档案或每组档案赋予唯一的编号，便于识别和检索。（三）整理方法1.对收集到的资料进行分类，去除重复、无关的内容。2.对资料进行编号、编目，制作目录清单。3.按照整理原则对资料进行排序、装订或装盒，确保档案整齐、美观。五、档案归档与保管（一）归档流程1.整理好的档案由各部门负责人审核后，移交至宿舍管理部门。2.宿舍管理部门对档案进行再次审核，确认无误后进行归档。3.归档后的档案应建立相应的索引和目录，便于快速查找。（二）保管方式1.设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施。2.档案应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间隔，便于通风和查找。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。（三）保管期限1.宿舍基本信息档案、安全事故档案等重要档案应长期保管。2.安全检查档案、安全教育档案等一般档案保管期限为[X]年。3.其他相关档案根据实际情况确定保管期限，但不得少于[X]年。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至宿舍管理部门审批。3.宿舍管理部门批准后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管室，不得涂改、损坏、抽取档案内容。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和宿舍管理部门负责人签字同意后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，按时归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性。七、档案保密与销毁（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅和借阅过程中，查阅人员和借阅人员应遵守保密规定，不得擅自传播档案信息。3.对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施。（二）销毁程序1.对保管期满或已失去保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见。2.填写《档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、保管期限等。3.申请表经相关部门负责人审核后，报学校主管领导批准。4.批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、地点、销毁人员、监督人员等信息。八、档案信息化管理（一）建立档案信息系统1.利用现代信息技术，建立校园宿舍安全档案信息系统，实现档案的电子化管理。2.档案信息系统应具备档案录入、查询、统计、分析、备份等功能，提高档案管理的效率和准确性。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案内容录入档案信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。3.对档案信息系统进行安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法篡改。九、监督与考核（一）监督检查1.学校成立宿舍安全档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、保密、销毁等环节。3.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.将宿舍安全档案管理工作纳入学校各部门和人员的绩效考核体系。2.制定详细的考核指标和评分标准，对档案管理工作的质量、效